Дата публикации: 23 мая 2026 года

Трудовая книжка остаётся одним из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж работника в Российской Федерации. С введением электронных трудовых книжек и изменением нормативной базы вопросы оформления и заверения этого документа вызывают множество вопросов у работодателей и сотрудников.

В данной статье мы подробно рассмотрим, когда и как необходимо подписывать трудовую книжку, какие изменения произошли в законодательстве, и что делать в случае утраты или повреждения документа.

Нормативная база

Основные требования к ведению и оформлению трудовых книжек регулируются:

• Статья 66 Трудового кодекса РФ, устанавливает обязательность ведения трудовых книжек;
• Постановление Правительства РФ от № 225 — утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек;
• Постановление Минтруда России от № 69 — определяет Инструкцию по заполнению трудовых книжек;
• Федеральный закон от № 242-ФЗ — ввёл понятие электронной трудовой книжки.

Когда необходимо подписывать трудовую книжку

Подпись на ьном листе

Согласно пункту 9 Правил ведения трудовых книжек, подпись работника требуется только на ьном листе при:

• Оформлении новой трудовой книжки;
• Внесении изменений в ьный лист (например, при смене фамилии);
• Оформлении вкладыша;
• Создании дубликата трудовой книжки.

В этих случаях работник должен расписаться в соответствующей графе, подтверждая правильность внесённых данных.

Подпись под записями в разделе «Сведения о работе»

Все записи о приёме на работу, переводе, увольнении и других изменениях в трудовой деятельности должны быть:

1. Внесены не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа;
2. Заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
3. При наличии — заверены печатью организации.

Подпись ставится в графе «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек» в конце каждой записи.

Электронная трудовая книжка

С 1 января 2023 года введён формат СТД-ПФР (Сведения о трудовой деятельности), который может быть представлен:

• В бумажном виде, заверенный надлежащим образом;
• В форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Если сотрудник перешёл на электронную трудовую книжку, бумажный вариант не требуется, и подписывать его не нужно.

Что делать при отсутствии трудовой книжки

Если у работника нет трудовой книжки по причине:

• Утраты;
• Повреждения;
• Иной причины,

работодатель обязан:

1. По письменному заявлению работника (с указанием причины отсутствия);
2. Оформить новую трудовую книжку или дубликат.

При этом все записи должны быть внесены в соответствии с требованиями законодательства.

Кто имеет право подписывать трудовую книжку

Подписывать трудовую книжку могут:

• Работодатель (руководитель организации);
• Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (как правило, специалист отдела кадров), уполномоченное приказом или распоряжением;
• Другое должностное лицо, наделённое соответствующими полномочиями и оформленное документально.

Важно, чтобы подписывающее лицо имело документальное подтверждение своих полномочий (например, приказ о возложении обязанностей).

Частые ошибки и как их избежать

Работодатели часто допускают следующие ошибки:

Отсутствие подписи под записью

Проблема: Запись внесена, но не подписана ответственным лицом.

Решение: Все записи должны быть заверены подписью в день издания приказа или не позднее 5 рабочих дней.

Неправильное оформление ьного листа

Проблема: Нет подписи работника на ьном листе при оформлении новой книжки или дубликата.

Решение: Обязательно запросите подпись сотрудника при внесении изменений на ьном листе.

Использование штампов вместо подписи

Проблема: Некоторые организации используют штампы для заверения записей.

Решение: Хотя инспекции по труду не всегда привлекают к ответственности за использование штампов, лучше использовать собственноручную подпись, так как это соответствует требованиям законодательства.

Что делать при трудоустройстве нового сотрудника

При приёме на работу нового сотрудника:

1. Запросите у него трудовую книжку (если она есть);
2. Проверьте наличие закрывающей записи при увольнении с предыдущего места работы;
3. Если книжки нет (утрата, повреждение), оформите новую по заявлению сотрудника;
4. Если сотрудник впервые устраивается на работу, предложите ему выбор: бумажная или электронная трудовая книжка;
5. Сделайте соответствующую запись в трудовой книжке (или оформите её) в течение 5 дней.

Если сотрудник выбирает электронную форму, бумажная книжка не оформляется.

• Подписывайте трудовую книжку только в установленных случаях: на ьном листе при оформлении/изменении, и под записями в разделе «Сведения о работе».
• Используйте подпись и печать: это подтверждает подлинность документа и защищает от спорных ситуаций.
• Соблюдайте сроки внесения записей: не позднее 5 дней со дня издания приказа;
• Оформляйте дубликат или новую книжку: при утрате или повреждении по заявлению работника.
• Информируйте сотрудников: о возможности перехода на электронную трудовую книжку.

Подписывание трудовой книжки — это не формальность, а важный элемент документооборота, обеспечивающий защиту прав работника и работодателя. Соблюдение установленных правил поможет избежать споров с контролирующими органами и сотрудниками, а также обеспечит корректное ведение трудовой истории.

Если у вас остались вопросы по оформлению или подписанию трудовых книжек, рекомендуем обратиться к специалисту по кадрам или юристу, специализирующемуся на трудовом законодательстве.

Материал подготовлен на основе действующего законодательства РФ по состоянию на май 2026 года.