Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы, квалификацию и право на социальные выплаты. Правильное оформление подписи в ней является обязательным требованием Трудового кодекса РФ и ряда нормативных актов. В статье рассмотрим, кто имеет право ставить подпись, какие записи обязательны, как оформить подпись в бумажной и электронной трудовой книжке, а также типичные ошибки и ответы на часто задаваемые вопросы.

Содержание

1. Правовая база
2. Кто может подписывать трудовую книжку
3. Подписание бумажной трудовой книжки
4. Электронная трудовая книжка (ЭТК)
5. Переход от бумажной к электронной форме
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. FAQ

Правовая база

Оформление записей и подписи в трудовой книжке регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ);
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «Об электронных трудовых книжках»;
• Приказ Минтруда России от № 2281 «Об утверждении Порядка ведения электронных трудовых книжек»;
• Приказ СФР от № 2281 (п. 2 ст. 2 Закона 439‑ФЗ) – порядок подачи формы ЕФС‑1 при выборе способа ведения ТК.

Согласно пункту 40 Порядка, запись о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажной или электронной) должна быть внесена не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления сотрудником.

Кто может подписывать трудовую книжку

Подпись в трудовой книжке ставит лицо, ответственное за её ведение. В большинстве организаций этим лицом является:

• руководитель организации (директор, генеральный директор);
• уполномоченный представитель работодателя (начальник отдела кадров, главный бухгалтер);
• специалист по кадровому делопроизводству, назначенный приказом работодателя.

Важно: сам работник не ставит подпись в своей трудовой книжке при приёме на работу или увольнении. Его подпись ставится только в трудовом договоре и в некоторых случаях в заявлении о выборе способа ведения ТК.

Подписание бумажной трудовой книжки

Приём на работу

1. Работник подписывает трудовой договор.
2. Работодатель оформляет приказ о приёме на работу (или запись в журнале приказов).
3. В ьный лист трудовой книжки в графу «ФИО лица, ответственного за ведение ТК» вносится ФИО руководителя/уполномоченного лица и ставится его подпись.
4. В раздел «Записи о приёме на работу» вносятся:
   • дата приёма;
   • наименование организации, её ИНН и ОКПО;
   • должность и квалификацию работника;
   • подпись лица, вносящего запись (обычно руководитель или кадровик).

Перевод, повышение, изменение условий труда

1. Подготовить приказ о переводе/повышении.
2. Внести запись в трудовую книжку в раздел «Записи о переводе, повышении квалификации, изменении условий труда». Указать:
   • дату приказа;
   • новое наименование организации (если меняется);
   • новую должность, оклад, ставку;
   • подпись лица, ответственного за ведение ТК.

Увольнение

1. Составить приказ об увольнении.
2. Внести запись в раздел «Записи об увольнении»:
   • дата увольнения;
   • основание (по инициативе работника/работодателя);
   • подпись лица, вносящего запись.
3. Работник получает трудовую книжку с подписью и печатью (если предусмотрено) и подписывает акт сдачи‑приёма книжки.

Особенности подписи на ьном листе

Согласно разъяснениям Минтруда, в графе «ФИО лица, ответственного за ведение ТК» указывается только фамилия, имя, отчество без должности. Подпись ставится рядом с этой строкой, а рядом может быть проставлена печать организации (по желанию работодателя).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Что такое ЭТК

ЭТК – цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в системе СФР (Система Федерального реестра). В ней фиксируются те же сведения, что и в бумажной версии, но в электронном виде.

Преимущества ЭТК

• Удобный доступ через личный кабинет «Госуслуги»;
• Отсутствие риска потери или порчи бумажного документа;
• Автоматическое обновление данных при каждом изменении статуса работника;
• Сокращение бумажного документооборота.

Недостатки и риски

• Необходимость стабильного доступа к интернету;
• Требуется корректное заполнение данных в системе СФР;
• Возможные задержки в обновлении информации при ошибках в заявках.

Кто обязан вести ЭТК

Все работодатели, у которых в штате есть хотя бы один сотрудник, выбравший электронный способ ведения ТК, обязаны вести ЭТК. При этом в организации назначается ответственное лицо (обычно руководитель отдела кадров), которое вносит записи в СФР.

Как оформить новую ЭТК

1. Сотрудник подаёт заявление о выборе электронного способа ведения ТК (можно через «Госуслуги»).
2. Работодатель в течение 25‑го числа следующего месяца заполняет форму ЕФС‑1 в системе СФР.
3. После подтверждения в системе появляется запись о создании ЭТК.
4. Работнику отправляеться уведомление о том, что его трудовая книжка теперь электронная.

Как внести запись в существующую ЭТК

1. Подготовить приказ (о приёме, переводе, увольнении и т.д.).
2. В системе СФР в личном кабинете ответственного лица выбрать соответствующий тип записи.
3. Заполнить обязательные поля (дата, наименование организации, должность, основание и т.д.).
4. Подтвердить запись электронной подписью уполномоченного лица.
5. Система автоматически обновит данные в ЭТК работника.

Как работнику посмотреть свою ЭТК

• Зайти в личный кабинет «Госуслуги»;
• Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка»;
• Ознакомиться с историей записей, скачать выписку при необходимости.

Переход от бумажной к электронной трудовой книжке

Переход возможен в любой момент по желанию работника. Последовательность действий для работодателя:

1. Получить заявление работника о переходе на электронный способ.
2. Заполнить форму ЕФС‑1 в СФР (срок – до 25‑го числа месяца, следующего за подачей заявления).
3. Внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе:
   • Дата перехода;
   • Ссылка на электронную запись (указывается «переведена в электронную форму»);
   • Подпись и печать (по желанию).
4. Выдать работнику подтверждение о переходе (скриншот из СФР или распечатанную выписку).
5. При необходимости – собрать сканы страниц бумажной ТК для архива.

Если работник решает вернуться к бумажной форме, процесс обратный: подаётся заявление, в СФР вносится запись о «отказе от ЭТК», а в бумажной книжке делается запись о возвращении к бумажному виду.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи ответственного лица. Запись считается недействительной, если в ней нет подписи (или электронной подписи) уполномоченного лица.
• Неправильный формат даты. В бумажной ТК используется формат «ДД.ММ.ГГГГ», в ЭТК – ISO‑8601 (YYYY‑MM‑DD).
• Ошибки в ИНН/ОКПО организации. Поскольку данные подтягиваются автоматически в ЭТК, неверные коды могут привести к блокировке записи.
• Неоформленная запись о переводе. При временных переводах запись в ТК не делается – это часто приводит к «пробелам» в трудовом стаже.
• Пропуск срока подачи ЕФС‑1. За несоблюдение срока может последовать штраф для работодателя (по статье 5.27 КоАП РФ).
• Отсутствие печати организации. По закону печать не обязательна, но её отсутствие может вызвать вопросы у проверяющих органов.

Для минимизации рисков рекомендуется вести чек‑лист при каждой записи в ТК и регулярно проверять актуальность данных в системе СФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Может ли работник самостоятельно подписать свою трудовую книжку?

Нет. Подпись ставит только лицо, ответственное за ведение ТК (руководитель или уполномоченный кадровик).

Нужно ли ставить подпись в каждой записи?

Да. Каждая запись (приём, перевод, увольнение) должна быть подписана ответственным лицом. В электронных записях используется электронная подпись;

Как исправить ошибку в записи?

В бумажной ТК исправление производится зачеркиванием неправильного текста, подписью и датой исправления. В ЭТК – через повторную подачу корректирующей записи в СФР (с указанием причины исправления).

Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку?

Работодатель в течение 5 дней после получения заявления должен оформить выписку из трудовой книжки в СФР и выдать её работнику. При этом в ТК делается запись о потере и выдаче выписки.

Нужно ли ставить печать организации в электронных записях?

Печать не требуется в ЭТК, так как запись подтверждается электронной подписью уполномоченного лица.

Как проверить, что запись в ЭТК действительно прошла?

Работник может зайти в личный кабинет «Госуслуги», открыть раздел «Электронная трудовая книжка» и убедиться, что новая запись отображается с правильной датой и подписью.

Подписание трудовой книжки – важный процесс, от которого зависят права работника и соблюдение требований законодательства. Правильное оформление записей, своевременная подпись ответственного лица и корректный переход к электронному формату позволяют избежать штрафов, споров с инспекцией и проблем при оформлении пенсии. Следуйте рекомендациям, изложенным в этой статье, и ваш кадровый документооборот будет безупречным.

Дата публикации: