Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности сотрудника. Правильная подпись и оформление её страниц являются важным условием юридической значимости записей. В статье рассматриваются все аспекты подписания трудовой книжки: кто имеет право ставить подпись, как оформлять ьный лист, как заверять записи при приёме и увольнении, а также особенности работы с электронными формами.
Кто имеет право подписывать трудовую книжку
Согласно Приказу Минтруда РФ № 320н от , подпись в трудовых книжках ставятся определёнными лицами:
- Руководитель организации – подписывает первую (ьный) страницу.
- Ответственный за ведение трудовых книжек (чаще всего – руководитель кадровой службы или назначенный им сотрудник).
- В случае, если уставом организации установлен иной порядок, подпись может ставить лицо, уполномоченное в уставе.
Если в уставе организации указано, что подпись может ставить руководитель, то он может подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку в адрес лица, ответственного за подписание трудового договора.
Подпись на ьном листе
По п. 2;2 Инструкции Минтруда, руководитель организации подписывает первую страницу (ьный лист) трудовой книжки, после чего ставится печать кадровой службы (если она имееться).
Как оформлять записи в трудовой книжке
Записи в книжке делаются в соответствии с Приказом Минтруда № 320н и регламентом, утверждённым в нём. Ниже перечислены основные правила.
- Заполнение граф – в графе 3 указывается наименование организации, в графе 4 – должность, в графе 5 – дата приёма.
- Разборчивый почерк – подпись ответственного лица должна быть разборчивой, иначе документ может быть признан недействительным.
- Заверение печатью – при первом заполнении в книжку ставится печать организации.
- Коррекция ошибок – неверные записи следует полностью зачеркнуть и сделать правильную запись, указав дату исправления.
Примеры записей
- Приём на работу – «Принят на работу , отдел продаж, менеджер».
- Перевод – «Перевод в отдел бухгалтерии ».
- Увольнение – «Уволен по собственному желанию».
Как заверять записи при увольнении
При увольнении в книжке указываются:
- Наименование должности лица, подписавшего документ.
- Фамилия и имя сотрудника.
- Дата увольнения.
- Подпись ответственного за ведение книжки.
Важно, чтобы в графе «Примечание» указывалась причина увольнения (по статье, по сокращению и т.д.).
Частые ошибки
- Неразборчивая подпись.
- Отсутствие печати (если она обязательна).
- Запись без указания даты.
- Неправильное оформление графа «Причина увольнения».
Электронные трудовые книжки
С года в России действует система Электронной трудовой книжки (ЭТК). Зайти на Госуслуги, выбрать «Работа и занятость», затем «Выписка из электронной трудовой книжки», и получить документ, подписанный усиленной цифровой подписью.
Электронный документ считается официальным, однако в некоторых случаях (например, при увольнении) требуется печать и подпись в бумажном виде.
Пошаговая инструкция по подписанию
- Подготовьте форму трудовой книжки согласно Приказу № 320н.
- Заполните все необходимые графы (приём, перевод, увольнение).
- Руководитель подписывает ьный лист.
- Ответственный за ведение книжки ставит подпись в соответствующих полях.
- Поставьте печать организации (если она предусмотрена).
- При увольнении заверьте запись подписью и, при необходимости, печатью.
- Сохраните копию (бумажную или электронную) в личном деле сотрудника.
Частые вопросы и ответы
- Кто подписывает запись в трудовой книжке? – Руководитель организации или назначенный им ответственный за ведение книжки.
- Можно ли ставить подпись в своей книжке при приёме на работу? – Да, но подпись должна быть поставлена ответственным лицом, а не самим сотрудником.
- Как оформить копию трудовой книжки? – Через портал Госуслуги, выбрав «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Нужна ли подпись при переходе на ЭТК? – Да, подпись руководителя обязательна для оформления первой записи в электронной форме.
Правильное подписание трудовой книжки – важный элемент документооборота в любой организации. Соблюдая требования Приказа Минтруда № 320н, используя официальные формы и правильно ставя подписи, можно избежать большинства ошибок и обеспечить юридическую силу записей. При работе с электронными формами следует помнить о необходимости усиленной цифровой подписи и возможном переходе к бумажному варианту при увольнении.
Соблюдение изложенных рекомендаций поможет HR‑специалистам и руководителям правильно оформлять трудовые книжки, соответствовать требованиям законодательства и минимизировать риск ошибок.