Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ № 225 от ․ Особенно важным моментом при увольнении сотрудника является правильное оформление записи и количество необходимых подписей․ Давайте разберёмся, сколько подписей должно быть в трудовой книжке после записи об увольнении, кто их ставит и почему это критически важно․
Какие подписи обязательны в трудовой книжке при увольнении?
После внесения записи об увольнении в трудовую книжку обязательно ставятся две подписи:
- Подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, это лицо, уполномоченное на ведение кадрового учёта в организации (обычно это сотрудник кадровой службы, главный бухгалтер или иное лицо, назначенное приказом)․
- Подпись самого увольняемого сотрудника — подтверждение того, что работник получил трудовую книжку и ознакомлен с содержанием записи об увольнении․
Также, если в организации предусмотрена печать, на запись об увольнении ставится печать работодателя (если она имеется)․ Однако с 2022 года, в соответствии с Федеральным законом № 338-ФЗ, печать больше не является обязательной, если в организации её нет или она не используется․ Но если печать есть, её необходимо проставить․
Почему подпись работника обязательна?
Подпись работника в трудовой книжке под записью об увольнении — это не просто формальность․ Она имеет юридическое значение:
- Подтверждает получение документа — работник подтверждает, что трудовая книжка была вручена ему лично․
- Фиксирует согласие с содержанием записи — отсутствие подписи может быть расценено как несогласие с данными, внесёнными в трудовую книжку, что в будущем может привести к спорам о стаже, размере пенсии или трудовых правах․
- Является доказательством соблюдения процедуры, в случае проверки трудовой инспекцией или суда, отсутствие подписи работника может быть расценено как нарушение процедуры увольнения, что влечёт за собой штрафы и пересмотр правовых последствий увольнения․
Согласно Письму Роструда от № 1143-ТЗ и разъяснениям КонсультантПлюс (2025 г․), отсутствие подписи работника не делает запись об увольнении недействительной, но создаёт риски для работодателя․ В то же время, если работник отказывается ставить подпись, необходимо составить акт о невозможности вручения трудовой книжки с участием двух свидетелей и направить уведомление о необходимости явиться за документом․
Кто ставит подпись работодателя при увольнении директора?
Особый случай — увольнение генерального директора․ Кто ставит подпись в его трудовой книжке?
Согласно Письму Роструда № 1143-ТЗ и разъяснениям КонсультантПлюс (2025 г․), если в организации нет отдельного ответственного за ведение трудовых книжек, то запись об увольнении директора может быть заверена самим директором — то есть он ставит подпись в своей трудовой книжке как работодатель․
Однако это возможно только при соблюдении следующих условий:
- В приказе о его увольнении подпись поставлена собственником имущества (учредителем) или уполномоченным органом (например, советом директоров)․
- Запись в трудовой книжке оформляется в графе 4 (сведения о работе) и заверяется подписью самого директора как работодателя (в графе 5 — «Подпись работодателя»)․
- В графе 6 — «Подпись работника» — подпись директора ставится как увольняемого сотрудника․
Таким образом, в трудовой книжке генерального директора при увольнении может быть две подписи одного лица, одна как работодатель, другая как работник․ Это допустимо и соответствует законодательству․
Что делать, если запись не уместилась на странице?
Если запись об увольнении не умещается на свободном месте страницы, то согласно п․ 36 Правил ведения трудовых книжек, запись продолжается на следующей странице․ В этом случае:
- Запись заверяется подписью работодателя и печатью (если есть) — только один раз, на последней части записи․
- Подпись работника ставится только на той странице, где завершена запись․
Можно ли не ставить подпись работника? Что будет, если её нет?
Некоторые источники (включая КонсультантПлюс, 2026 г․) утверждают, что подпись работника в трудовой книжке при увольнении не является обязательной․ Однако это опасное заблуждение․
На практике:
- Если работник не поставил подпись, но трудовая книжка была вручена ему под роспись в журнале учёта трудовых книжек — это может считаться косвенным подтверждением получения․
- Если работник не подписал ни трудовую книжку, ни журнал, это нарушение процедуры увольнения․ В случае спора (например, при подаче заявления в Пенсионный фонд или суд) работодатель может быть признан виновным в нарушении трудового законодательства․
- Пенсионный фонд может не засчитать стаж, если в трудовой книжке отсутствует подпись работника под записью об увольнении — как признак неоформленного прекращения трудовых отношений․
После записи об увольнении в трудовой книжке должно быть:
- Одна подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, в графе 5․
- Одна подпись увольняемого сотрудника — в графе 6․
- Печать организации — при наличии (необязательна, но рекомендуется)․
Важно помнить:
- Подпись работника, это не формальность, а защита от претензий и споров․
- Даже при увольнении директора — две подписи: как работодателя и как работника․
- Если работник отказывается подписывать, составляйте акт и направляйте уведомление․
- Отсутствие подписи, риск для работодателя и для самого работника (в части подтверждения стажа)․
Правильное оформление трудовой книжки — залог законности увольнения, защиты прав работника и избежания штрафов со стороны трудовой инспекции․ Не пренебрегайте ни одной подписью!