Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. От правильности внесённых записей зависит не только учёт стажа, но и размер будущей пенсии, возможность получения социальных выплат и легальное трудоустройство. Ниже представлено подробное руководство по заполнению трудовой книжки в соответствии с действующими нормативными актами (Приказ Минтруда РФ № 320н, Постановление Минтруда РФ от № 69 и актуальные разъяснения 2024‑2026 гг.).
Основные правила внесения записей
- Сквозная нумерация. Каждая запись получает порядковый номер, который не повторяется в течение всей трудовой книжки (графа 1);
- Дата внесения. В графе 2 указывается текущая дата (день, месяц, год) в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Содержание записи. В графе 3 пишется суть события (приём на работу, перевод, увольнение, смена фамилии и т.п.) с обязательным указанием документа‑основания (приказ, трудовой договор, выписка и т.д.).
- Документ‑основание. В графе 4 повторно указываются номер и дата приказа (или другого решения), на основании которого сделана запись.
- Подпись и печать. Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика, бухгалтера) и печатью организации.
Соблюдение этих пунктов минимизирует риск возникновения сомнений у Пенсионного фонда и других органов при назначении страховых выплат.
Запись о приёме на работу
Общие требования
- В графе 1 – следующий порядковый номер.
- В графе 2 – дата приёма на работу (день, месяц, год).
- В графе 3 – формулировка: «Принят на работу в качестве наименование должности в организацию полное наименование работодателя». При этом указывается документ‑основание: «согласно приказу № ___ от ___;___.____ г. о приёме на работу» или «в соответствии с трудовым договором № ___ от ___.___.____ г.»
- В графе 4 – номер и дата приказа (или договора), на основании которого сделана запись.
Пример правильной записи (2026 г.)
45 Принят на работу в качестве инженера‑конструктора в организацию ООО «ТехноПром» согласно приказу № 2026/02 от г. о приёме на работу Приказ № 2026/02 от г.
Если работник принимается в филиал, в графе 3 указывается наименование головной организации, так как филиал не является работодателем.
Запись об увольнении
Как правильно оформить
- Графа 1 – следующий порядковый номер.
- Графа 2 – дата увольнения (день, месяц, год).
- Графа 3 – формулировка: «Уволен по статье ___ ТК РФ (или по собственному желанию, по соглашению сторон и т.д.)». Указывается документ‑основание: «согласно приказу № ___ от ___.___.____ г. об увольнении».
- Графа 4 – номер и дата приказа об увольнении.
Пример записи об увольнении по собственному желанию (2025 г.)
78 Уволен по собственному желанию в соответствии с приказом № 15 от г. об увольнении Приказ № 15 от г.
При увольнении по соглашению сторон или по инициативе работодателя формулировка меняется соответственно, но структура остаётся той же.
Запись о переводе (внутренний или внешний)
Перевод оформляется аналогично приёму, но в графе 3 указывается:
- «Переведён с должности старая должность на должность новая должность в том же подразделении/филиале»;
- «Переведён в организацию новое наименование работодателя» (если перевод сопровождается изменением работодателя).
В графе 4 указывается приказ о переводе.
Запись о смене фамилии, имени, отчества
Изменение личных данных оформляется в разделе «Сведения о работнике» (не в разделе «Сведения о работе»). Однако часто требуется сделать пометку и в трудовой книжке:
- Графа 1 – следующий номер.
- Графа 2 – дата внесения изменения.
- Графа 3 – «Фамилия, имя, отчество изменены с старое ФИО на новое ФИО в соответствии с документом № ___ от ___.___.____ г. (свидетельство о браке, решение суда и т.п.)».
- Графа 4 – реквизиты документа‑основания.
Как исправить ошибочную запись
Согласно разъяснениям Роструда и КонсультантПлюс, ошибочная запись признаётся недействительной, после чего вносится правильная variant. Алгоритм:
- В графе 3 пишется фраза: «Запись за номером ___ недействительна».
- Сразу после неё – правильная запись того же события (с соблюдением всех правил заполнения).
- В графе 4 повторно указываются номер и дата приказа (или другого решения), на основании которого была сделана первоначальная ошибочная запись.
Пример исправления ошибки в записи о приёме на работу (2024 г.)
102 Запись за номером 101 недействительна. Принят на работу в качестве бухгалтера в организацию ИП «Смирнова А.В.» согласно приказу № 45 от г. о приёме на работу Приказ № 45 от г.
Важно: исправление должно быть заверено подписью и печатью организации, иначе запись не будет иметь юридической силы.
Особенности заполнения в 2026 году
С учётом последних изменений в законодательстве и рекомендаций Минтруда, в 2026 году акцентируется внимание на следующем:
- Обязательное указание документа‑основания в графе 3 (приказ, договор, выписка).
- Использование единого формата даты ДД.ММ.ГГГГ во всех графах.
- При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) в бумажную книжку вносится запись: «Сотрудник выбрал электронный формат трудовой книжки» с указанием номера и даты заявления.
- Все записи должны быть заверены печатью организации; отсутствие печати считается недостатком, который может привести к признанию записи недействительной.
Образец записи о переходе на ЭТК (2026 г.)
130 Сотрудник выбрал электронный формат трудовой книжки согласно заявлению от г. № 77 Заявление № 77 от г.
Правильное ведение трудовой книжки – это не просто формальность, а гарантия защиты прав работника и уверенности в будущих пенсионных выплатах. Соблюдение установленных правил, внимательное заполнение граф, своевременное исправление ошибок и использование актуальных образцов позволяют избежать лишних споров с Пенсионным фондом, судебными органами и работодателями.
Помните: каждая запись должна быть чёткой, подтверждённой документом‑основанием и заверена подписью и печатью. Только тогда трудовая книжка будет действительно «верной» документом вашей трудовой биографии.