Нередко кадровики и сами работники сталкиваются с неприятной ситуацией, когда в трудовой книжке обнаруживаются ошибки, опечатки, разночтения или записи, сделанные с нарушением правил. Что делать, если в трудовой книжке потеряна важная информация, допущена потрешность (ошибка) или документ пришел в негодность из-за небрежного хранения? Разбираемся в тонкостях законодательства, актуальных на 2026 год.
Почему так важна правильность записей?
Самое главное помнить, что любая неточность в трудовой книжке может привести к серьезным последствиям для работника в будущем. Это позволит в последующем при оформлении пенсии засомневаться в правомерности включения времени работы в такой организации в соответствующий стаж. В результате чего от работника, скорее всего, потребуют представления дополнительных подтверждающих документов — справок с места работы, из государственного архива и т.п.
Чтобы такие сомнения не возникли, важно правильно вносить все записи в раздел «Сведения о работе». Например, при переименовании организации необходимо сделать отдельную запись об этом факте в трудовых книжках всех работников.
Основные требования к заполнению в 2026 году
С основные требования и порядок заполнения трудовых книжек закреплены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных приказом Минфина от № 320н (далее, Правила). Перечислим общие требования, которые нужно учитывать при заполнении:
- Ручка и чернила: все записи рекомендовано вносить ручкой. Она может быть шариковая, гелевая или перьевая. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета.
- Без сокращений: все слова пишутся полностью, без аббревиатур (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
- Установление профессии: установление работнику второй и последующей профессии, специальности или квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.
Как правильно оформить увольнение?
Ошибки в графе об увольнении — одни из самых частых. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись:
- В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата увольнения (например, ).
- В графе 3 делается запись: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
- В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.
Специфика работы с ИП и печатью
Многие индивидуальные предприниматели работают без печати. Как быть в этом случае? Подпись первого руководителя либо уполномоченного им должностного лица, заверяющая сведения о работнике на титульном листе трудовой книжки, а также запись о трудовой деятельности у индивидуального предпринимателя может и не быть заверена печатью. Таким образом, запись в трудовой книжке о трудовой деятельности у ИП можно сделать, но без печати она не будет иметь юридической силы.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР). В 2026 году этот процесс продолжает развиваться.
Правом перейти на ЭТК работник может в любой момент. Но из закона нет указания, что при приеме достаточно только заявления. Получается, что необходимо принять бумажную трудовую, сделать запись о приеме, потом запись о переходе на ЭТК и потом отдать бумажную трудовую работнику на руки.
Важный нюанс: в текстовом образце записи при переходе на электронную книжку и в фотообразце иногда встречаются разночтения. Чтобы у контролирующих органов не было вопросов к работодателю, узнайте, как правильно внести запись на основании актуальных разъяснений Минтруда и обязательно заверьте её должным образом.
Чего нет в электронной трудовой книжке?
Если сотрудник хочет предоставить вам информацию из ЭТК, он должен показать соответствующий приказ или бумажную трудовую книжку. Ещё в электронном документе не отображается информация о больничных, отпусках и зарплате, потому что они не относятся к ключевым моментам трудовой биографии.
Сдача отчетов в СФР
С 1 января 2023 г. работодатели обязаны предоставлять в Социальный фонд России сведения по форме ЕФС-1 в отношении всех работников. Это касается всех сотрудников, включая тех, кто предпочел продолжать вести трудовую книжку в привычном для нас бумажном формате.
Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию человека. Будь то потертость, ошибка или переход на электронный формат, каждое действие должно быть подкреплено знанием актуальных Правил (приказ Минфина № 320н). Внимательное отношение к заполнению граф, правильное заверение записей и своевременная сдача отчетов в СФР — залог того, что у работника не возникнет проблем при оформлении пенсии, а у работодателя, с проверяющими органами.