Перевод сотрудника – одна из самых частых операций, требующих точного и законно оформленного ввода в трудовую книжку․ Ниже представлен подробный гид, который поможет кадрам, бухгалтерии и самим сотрудникам правильно оформить эту запись в 2026 году․
Общие требования к оформлению записи о переводе
Согласно Приказу Минтруда № 320н и действующим нормативным актам, в трудовой книжке при переводе сотрудника необходимо:
- указать номер записи в разделе «Сведения о работе»;
- заполнить графику 3 – наименование новой должности;
- в графику 4 указать дату и номер приказа (распоряжения) о переводе;
- при необходимости добавить примечание о виде перевода (постоянный, временный, переход в другой отдел и т․п․)․
Важно: перевод фиксируется только в том случае, когда он постоянный․ Временные пересадки (например, замещение absent‑person) оформляются отдельным документом и не вносятся в основной раздел․
Структура записи в трудовой книжке
Графа 1 – Порядковый номер записи
Номер ставится последовательно, начиная с 1․ Пример: «1»․
Графа 2 – Дата перевода
Указывается в формате ДД․ММ․ГГГГ․ Пример: «»․
Графа 3 – Наименование новой должности
Точно так же, как в трудовом договоре․ Пример: «Старший аналитик финансового отдела»․
Графа 4 – Дата и номер приказа (распоряжения)
Пример: « № 12‑П»․
Графа 5 – Примечание (по желанию)
Можно указать тип перевода: «постоянный», «временно до» и т․д․
Пример готового образца записи
Трудовая книжка (фрагмент) Раздел: Сведения о работе – перевод на новую должность Графа 1: 1 Графа 2: Графа 3: Старший аналитик финансового отдела Графа 4: № 12‑П Графа 5: Постоянный перевод
Эта запись полностью соответствует требованиям законодательства и может быть использована как образец для последующих переводов․
Пошаговая инструкция для HR‑специалиста
- Подготовка документа – оформить приказ о переводе, утвердить подписью руководителя․
- Определение даты вступления в силу – обычно это дата подписи приказа․
- Заполнение записи в трудовой книжке согласно таблице выше․
- Проверка – убедиться, что номер записи уникален и соответствует предыдущим записям․
- Подпись и печать – в конце записи ставятся подпись кадра и печать организации․
- Копия для сотрудника – выдавать сотрудника копию новой записи (можно в электронном виде)․
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие номера приказа – без него запись считается недействительной․
- Неправильный тип перевода – временный перевод нельзя отразить в постоянной графе 3․
- Пропуск даты – дата должна быть указана в полной форме (ДД․ММ․ГГГГ)․
- Неуникальный номер записи – каждый перевод должен иметь отдельный порядковый номер․
Чтобы избежать этих недочётов, рекомендуется использовать готовый шаблон (см․ раздел 2) и проверять его перед внесением в книгу․
Специфика перевода к другому работодателю
Если перевод связан с переходом в другую организацию, в графе 4 указываются:
- наименование нового работодателя;
- номер и дата приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора с текущим работодателем;
- номер и дата нового трудового договора (если он уже подписан)․
Пример записи:
Графа 1: 7 Графа 2: Графа 3: Главный менеджер по продажам (новый работодатель – ООО «Новая Компания») Графа 4: № 34‑П (расторжение) / № 5‑Н (новый договор) Графа 5: Постоянный перевод к другому работодателю
Полезные ссылки и скачиваемые образцы
- Образец записи о переводе (DOCX)
- Приказ о переводе – образец
- Трудовой кодекс РФ (раздел о переводе)
Эти материалы подготовлены в соответствии с требованиями 2026 года и могут быть использованы в работе HR‑отдела․
Правильное заполнение трудовой книжки при переводе сотрудника – важный элемент юридической защиты компании и гарантия соблюдения трудовых прав работника․ Используя приведённый образец и следуя пошаговой инструкции, вы сможете оформить запись быстро, без ошибок и в полном соответствии с законодательством․
Если понадобится дополнительная помощь – обратитесь к специалисту по кадровому праву или используйте готовые шаблоны, доступные по ссылкам выше․