Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Её правильное ведение, заполнение и хранение регламентируются трудовым законодательством и нормативными актами Минтруда России. Ниже представлен подробный обзор всех этапов работы с трудовыми книжками в организации.
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 65‑66).
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении формы трудовой книжки и вкладыша к ней, правил ведения и хранения трудовой книжки».
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и вкладыша к ней».
- Письма Минтруда и Роструда (например, Письмо Минтруда от № 14-6/10/2-3618 о переходе на новый образец трудовых книжек с ).
- Федеральный закон «О персональных данных» (при обработке сведений из трудовой книжки).
Кто ведет учет трудовых книжек?
Согласно пункту 40 Порядка ведения трудовых книжек, обязанность по ведению книги (журнала) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на:
- Кадровую службу организации (если она есть).
- В отсутствие кадровой службы – на бухгалтерию или иное подразделение, уполномоченное руководителем.
Ответственное лицо должно быть ознакомлено с инструкцией по ведению книги учета и иметь доступ к соответствующим бланкам.
Форма и содержание книги учета движения трудовых книжек
Книга учета ведется на бумажном носителе (в виде журнала или тетради) и содержит следующие реквизиты:
- Дата приема трудовой книжки на хранение.
- ФИО работника.
- Номер трудовой книжки (серия и номер).
- Дата выдачи трудовой книжки работнику (при приеме на работу, переводе, увольнении).
- Основание движения (приказ о приеме, переводе, увольнении, выдаче дубликата и т.д.).
- Подпись ответственного лица и печать организации (при наличии).
- Примечания (например, утеря, порча, выдача дубликата).
При переходе на электронный документооборот допускается ведение книги учета в электронном виде при условии обеспечения её целостности, защита от несанкционированного изменения и возможность распечатки в любой момент.
Заполнение трудовой книжки
Общие требования
- Заполняется только на русском языке.
- Записи делаются черной или синей пастой, разборчивым почерком.
- Запрещено использование карандаша, корректирующих средств (за исключением случаев, когда ошибка исправляется путем зачеркивания одной строки и внесения правильной записи с пометкой «Исправлено верить»).
- Каждая запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (если предусмотрено).
Последовательность заполнения
- Заполняется ьный лист (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность).
- В разделе «Сведения о работе» последовательно вносятся записи о каждом месте работы:
- Дата приема.
- Наименование организации (полное, без сокращений).
- Должность, профессия, специальность.
- Основание приема (приказ № и дата).
- Дата увольнения;
- Основание увольнения (приказ № и дата).
- Запись о наградах, поощрениях, повышении квалификации (при наличии).
- При переводе внутри одной организации делается запись о переводе (должность, подразделение, основание).
- При выдаче дубликата трудовой книжки вносится запись о выдаче дубликата с указанием причины (утеря, порча) и ссылкой на приказ.
Особенности нового образца (с )
С 1 января 2023 года введена обновленная форма трудовой книжки и вкладыша. Основные изменения:
- Увеличен размер полей для записи сведений о работе (более удобно для ручного заполнения).
- Добавлен раздел «Сведения о дистанционной работе» (для фиксации удаленного труда).
- Уточнены требования к оформлению вкладыша (теперь он является неотъемлемой частью книжки).
- Введена возможность электронного дублирования записей (но основной документ остается бумажным).
Хранение трудовых книжек
Сроки хранения
- Трудовая книжка хранится у работника в течение всего периода его трудовой деятельности.
- После увольнения книжка выдается работнику на руки под расписку.
- Если работник не явился за получением книжки в течение трех рабочих дней, работодатель обязан хранить её в течение 50 лет с даты увольнения (ст. 66 ТК РФ).
- При утрате трудовой книжки работодатель выдает дубликат, а оригинал считается утерянным и подлежит восстановлению в соответствии с внутренними процедурами.
Условия хранения
- Книжки следует хранить в сухом, защищенном от прямых солнечных лучей месте, preferably в металлическом шкафу или сейфе.
- Обеспечить защиту от пожара, затопления и механических повреждений.
- Вести журнал выдачи и приема трудовых книжек (см. пункт 3).
- При передаче книжки другому работнику (например, при переводе в другое подразделение) оформляется соответствующая запись в книге учета.
Конфиденциальность
Сведения, содержащиеся в трудовой книжке, относятся к персональным данным. Обработка, хранение и передача этих данных должны соответствовать требованиям Федерального закона «О персональных данных» (ст. 6‑11). Не допускается раскрытие сведений третьим лицам без согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законом (например, запрос судебных органов, пенсионного фонда).
Ответственность за нарушения
Нарушение правил ведения, заполнения и хранения трудовых книжек влечет:
- Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций).
- В случае утери или порчи трудовой книжки по вине работодателя – возмещение вреда, связанного с восстановлением документа (включая расходы на выдачу дубликата и возможные судебные издержки).
- Трудовые споры, связанные с неправильным отражением стажа работы, могут привести к выплате компенсаций и восстановлению на работе.
Практические рекомендации для кадровой службы
- Разработать внутреннюю инструкцию по ведению книги учета движения трудовых книжек, утвердить её приказом руководителя.
- Обеспечить обучение ответственных сотрудников (кадровиков, бухгалтеров) правилам заполнения и хранения трудовых книжек (регулярные тренинги, ознакомление с изменениями законодательства).
- Вести журнал выдачи и приема трудовых книжек в электронном виде с резервным копированием, но одновременно поддерживать бумажный дубликат для контроля.
- Проводить периодические инвентаризации (не реже одного раза в год) наличия трудовых книжек и соответствия записей в книге учета.
- При переходе на новый образец трудовой книжки обеспечить своевременную замену бланков и информирование сотрудников о изменениях.
- Хранить копии приказов о приеме, переводе, увольнении в личном деле работника не менее 75 лет (как требует законодательство о кадровом документообороте).
Правильный учет, ведение, заполнение и хранение трудовых книжек – важная часть кадровой политики любой организации. Соблюдение нормативных требований не только защищает права работников, но и минимизирует риски административных штрафов и трудовых споров. Рекомендуется регулярно обновлять внутренние регламенты в соответствии с изменениями законодательства, проводить обучение персонала и вести строгий контроль за движением трудовых книжек внутри компании.
Соблюдая перечисленные выше положения, организация обеспечит законопослушное и прозрачное обращение с одним из ключевых документов трудовых отношений – трудовой книжкой.