Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника. Когда в ней заканчиваются свободные страницы для записей, возникает необходимость в подшивании специального вкладыша. Неправильное оформление может привести к тому, что записи не будут учтены, а сама книжка — признана недействительной. Давайте разберемся, как сделать это в полном соответствии с действующими правилами.
Когда и зачем нужен вкладыш?
Вкладыш (продолжение) подшивается в трудовую книжку в двух основных случаях:
- Когда заполнены все страницы основного блока (раздел «Сведения о работе» и/или «Сведения об увольнении»).
- При необходимости внести запись, но в соответствующем разделе не осталось свободных граф.
Важно: С 1 сентября 2021 года вшивать вкладыш в бумажную трудовую книжку не является обязательным требованием. Работодатель может оформить новую книжку. Однако на практике, особенно при длительном стаже у одного работодателя, подшивание вкладыша остается распространенной и удобной практикой для сохранения преемственности записей в одном документе.
Кто и как должен оформлять вкладыш?
Оформлением вкладыша занимается тот работодатель, у которого закончилась старая трудовая книжка. Именно его печать заверяет новый бланк. Это правило закреплено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225, п. 38, 39).
Ключевые требования к заполнению вкладыша:
- Используется только официальный бланк установленной формы. Самовольное изготовление или использование копии недопустимо.
- Заполнение происходит ДО подшивания.
Это главное правило! Сначала на ьном листе вкладыша полностью заполняются все реквизиты (ФИО, дата рождения, СНИЛС и т.д.), а затем в соответствующие разделы вносятся новые записи о работе. Только после этого вкладыш физически пришивается к книжке. Если подшить пустой бланк, а потом заполнять, данные придется вносить уже в пришитый лист, что неудобно и может привести к ошибкам. - Дата на ьном листе вкладыша проставляется на момент его заполнения, а не дата первоначального заведения самой трудовой книжки.
Пошаговая инструкция по подшиванию вкладыша
Шаг 1: Подготовка
Подготовьте:
- Заполненный вкладыш (ьный лист и разделы с новыми записями).
- Исходную трудовую книжку.
- Шило, иголку, нитки черного или темно-синего цвета (белые недопустимы).
- Печать работодателя.
Шаг 2: Расположение
Разверните вкладыш посередине. Положите его на последний разворот трудовой книжки так, чтобы ьные листы вкладыша и книжки были с одной стороны. Вкладыш должен быть пришит к внутренней стороне обложки или к последнему развороту.
Шаг 3: Прошивка
Сделайте 2-3 аккуратных стежка по центру сгиба вкладыша, прошивая его вместе с последним листом (или обложкой) трудовой книжки. Стежки должны быть ровными, нитки — надежно завязаны с изнанки. Цель — надежно закрепить вкладыш, не повредив другие страницы.
Шаг 4: Штампование и заверение
Это критически важный этап. После прошивки необходимо:
- Поставить на ьном листе самой трудовой книжки штамп с надписью «Выдан вкладыш».
- В этом штамбе указать серию и номер вкладыша.
- Если на ьном листе книжки не осталось места, штамп ставится на ьном листе первого вшитого вкладыша.
- Рядом с штампом ставится подпись ответственного лица (кадровика) и печать работодателя.
Что это дает? Штамп официально удостоверяет, что данный вкладыш является неотъемлемой частью конкретной трудовой книжки, имеет юридическую силу и исключает возможность его подмены или использования для другой книжки.
Что делать после подшивания?
В разделе «Сведения о работе» (или «Сведения об увольнении») на первой странице вкладыша вносятся новые записи в стандартном порядке: порядковый номер, дата, наименование организации, запись об основании и о форме трудового договора, подпись, расшифровка подписи, печать.
Вся последующая запись ведется уже в этом вкладыше до его заполнения. Когда и этот вкладыш закончится, процедура повторится: будет оформлен и подшит следующий.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: Подшивание пустого вкладыша с последующим заполнением.
Решение: Всегда заполняйте вкладыш полностью до прошивки. - Ошибка: Отсутствие штампа «Выдан вкладыш» или указания в нем серии и номера вкладыша.
Решение: Штамп — обязательное требование. Без него вкладыш теряет связь с книжкой. - Ошибка: Подшивание вкладыша не тем работодателем.
Решение: Оформляет и заверяет печатью тот работодатель, у которого закончилась книжка. - Ошибка: Использование нетипового бланка или неразборчивый почерк.
Решение: Используйте только официальные бланки, пишите четко.
Правильное подшивание вкладыша — это три обязательных компонента: заполненный официальный бланк, аккуратная прошивка и обязательный штамп с печатью на ьном листе трудовой книжки. Следуя этой простой инструкции, вы гарантируете, что продолжение трудовой книжки будет абсолютно законным и не вызовет вопросов при предоставлении в пенсионный фонд, банк или при трудоустройстве.
На основе официальных правил ведения трудовых книжек и разъяснений Роструда.