С 1 января 2026 года переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК) завершён. Теперь большинство работодателей и государственных органов используют только цифровой формат. Но как именно подтвердить стаж при приёме на работу, расчёте больничного, оформлении пенсии и в иных случаях, если у сотрудника есть только ЭТК? Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальных нормативных актах и практических рекомендациях.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа, подтверждающий место работы, должность, стаж и другие сведения о трудовой деятельности. В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) сведения о трудовой деятельности могут храниться в электронном виде, если работник и работодатель согласны с переходом на ЭТК.
Переход на ЭТК осуществляется двумя способами:
- Сразу при первом трудоустройстве – работник подаёт заявление работодателю о переходе на ЭТК.
- После уже существующей бумажной трудовой книжки – работник уведомляет работодателя о переходе, а работодатель передаёт сведения в ПФР.
Как подтвердить стаж при приёме на работу?
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предоставить работодателю:
- Трудовую книжку (бумажную) либо сведения о трудовой деятельности, сформированные работодателем в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
- Если трудовой договор заключается впервые, работник может предоставить справку о стаже, полученную из ЭТК.
Для подтверждения стажа в ЭТК работодатель запрашивает сведения о трудовой деятельности через портал Госуслуги, МФЦ или ПФР. Полученная справка (выписка) содержит перечень всех периодов работы, должностей и начисленных заработных плат.
Как получить справку о стаже из электронной трудовой книжки?
Существует несколько способов получения справки:
- Госуслуги:
- Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
- Выберите пункт «Справка о стаже».
- Укажите нужный период и нажмите «Запросить».
- Справка будет сформирована в течение 1–2 рабочих дней и доступна в личном кабинете.
- МФЦ (Многофункциональный центр):
- Зайдите в ближайший МФЦ.
- Сотрудник МФЦ подаст запрос в ПФР от вашего имени.
- Справка будет выдана в бумажном виде.
- ПФР (Пенсионный фонд РФ):
- Откройте личный кабинет на сайте ПФР.
- Выберите форму «СТД-ПФР» (сведения о трудовой деятельности).
- Запросите справку и получите её в электронном формате.
Как подтвердить стаж для расчёта больничного?
При расчёте больничного стаж подтверждается тем же документом, что и при приёме на работу – справкой о стаже из ЭТК. В соответствии с Правилами расчёта стажа (п. 9 Правил), периоды работы подтверждаются:
- Трудовой книжкой установленного образца (если она есть).
- Сведениями о трудовой деятельности, сформированными работодателем в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
Если у сотрудника есть только ЭТК, то справка о стаже, полученная через Госуслуги или ПФР, полностью удовлетворяет требованиям для расчёта больничного.
Как исправить или дополнить сведения о стаже?
Если в ЭТК отсутствуют какие‑то периоды работы, их можно добавить следующим образом:
- Обновление ИЛС (Индивидуальный лицевой счёт):
- Обратитесь в территориальный орган ПФР с заявлением и подтверждающими документами (свидетельство о рождении, справка о доходах и т.п.).
- ПФР корректирует ИЛС, добавляя недостающие периоды.
- Корректировка ЭТК:
- Работодатель вносит изменения в ЭТК через 1С‑систему.
- После обновления данные автоматически синхронизируются с ПФР.
Что делать, если у работника нет бумажной трудовой книжки?
С 1 января 2026 года бумажная трудовая книжка не обязательна. Однако в некоторых случаях работодатели могут запросить её. В таком случае работник может:
- Получить копию бумажной трудовой книжки у предыдущего работодателя (если она была выдана).
- Использовать справку о стаже из ЭТК как доказательство стажа.
- Обратиться в МФЦ или ПФР для получения бумажной копии справки о стаже.
Как убедиться, что у кандидата электронная трудовая книжка?
При приёме на работу работодатель может запросить у кандидата:
- Сведения о трудовой деятельности (электронный формат).
- Письменное подтверждение о переходе на ЭТК (заявление).
- Справку о стаже, полученную через Госуслуги, МФЦ или ПФР.
Если кандидат не может предоставить справку, работодателю следует уточнить, был ли он застрахован до 1 января 2020 года, и в таком случае запросить бумажную трудовую книжку за этот период.
Переход на электронную трудовую книжку значительно упрощает подтверждение стажа. Для работодателя и работника это означает:
- Быстрый доступ к справкам через Госуслуги, МФЦ и ПФР.
- Уменьшение бумажной работы и риск потери трудовой книжки.
- Постоянный контроль за корректностью данных в ИЛС и ЭТК.
При правильном использовании всех доступных каналов (Госуслуги, МФЦ, ПФР) подтверждение стажа становится прозрачным и надёжным. Если возникнут вопросы по конкретным ситуациям, рекомендуется обратиться к юристу или специалисту по кадрам, а также воспользоваться официальными справочниками и нормативными актами, опубликованными в «КонсультантПлюс» и «Гарант».