Трудовая книжка – основной документ, который фиксирует сведения о трудовой деятельности гражданина. Её наличие упрощает подтверждение страхового и пенсионного стажа, а также иных периодов работы, необходимых для расчёта пособий, пенсий и иных выплат. Ниже подробно рассматриваем, какие документы и действия нужны для подтверждения стажа, какие нюансы возникают при работе с электронной трудовой книжкой и как действовать, если оригинальные записи отсутствуют.
Какие документы нужны при приёме на работу при наличии электронной трудовой книжки?
При устройстве на новую должность работник, у которого есть электронная трудовая книжка, обычно предоставляет:
- Электронную трудовую книжку (или её выписку из электронного хранилища).
- Справку о предыдущем месте работы (при необходимости).
- Документы, подтверждающие стаж работы в предыдущих организациях (трудовые договоры, приказы о приёме, выписки из пенсионного фонда).
Эти сведения позволяют работодателю правильно рассчитать стаж и внести корректные данные в личный кабинет сотрудника.
Как правильно посчитать стаж для больничного?
Для расчёта больничного листа учитывается страховой стаж, который определяется на основании:
- Записей в трудовой книжке о периодах работы.
- Документов, подтверждающих уплату страховых взносов в ПФР.
- Справок из архива, если запись в книжке отсутствует.
Важно, чтобы период, за который производились отчисления, соответствовал календарным датам больничного листа.
Как подтвердить периоды работы по трудовому договору?
Подтвердить период работы можно следующими способами:
- Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий даты начала и окончания работы.
- Справки из ФСС РФ и ПФР о начисленных страховых взносах.
- Приказ о приёме на работу, договор труда, выписка из архива.
- Свидетельские показания коллег, если оригинальные документы утрачены.
В случае, когда в книжке нет записи о работе до 14 декабря 1962 года, необходимо использовать Порядок подтверждения имеющегося трудового стажа (см. пункт 5).
Что делать, если документы по работе не сохранились?
Если оригинальные трудовые документы утеряны, стаж можно подтвердить альтернативными способами:
- Свидетельские показания – минимум два коллега, которые совместно работали с вами в организации в указанный период. Их подписи и подтверждение факта работы должны быть зафиксированы документально (например, в копии их трудовой книжки).
- Документы из архива – выписка из архивного фонда организации, где хранятся кадровые книги.
- Справки из ПФР – подтверждают периоды уплаты страховых взносов.
Эти документы могут быть представлены в пенсионный фонд или в HR‑отдел при оформлении новых выплат.
Подтверждение записей о стаже, если они полностью отсутствуют в книжке
Согласно рекомендациям Пенсионного фонда и ГАРАНТ, если в книжке нет записи о работе до 1 января 2004 года, следует использовать специальный порядок:
- Предоставить документы, подтверждающие работу (трудовые договоры, приказы, выписки из архива).
- Получить справку из ПФР о начисленных взносах.
- В случае невозможности предоставления оригиналов – запросить свидетельские показания и оформить их в письменной форме.
Такой подход позволяет официально подтвердить стаж и использовать его при назначении пенсии.
Как оформить подтверждение стажа для нового работника, перешедшего на электронную книжку
Если сотрудник уже работает в другой организации, но переходит на электронную форму трудовой книжки у нового работодателя, он может:
- Предоставить бумажную копию своей старой трудовой книжки (если она сохранилась).
- Попросить у предыдущего работодателя справку о трудовой деятельности, запрошенную им самостоятельно в ПФР.
- Предоставить трудовые договоры и выписки из ПФР, подтверждающие периоды работы.
Эти документы позволяют новому работодателю внести корректные данные в электронную книжку.
Как правильно оформить справку о подтверждении трудового стажа
Справка о подтверждении трудового стажа обычно содержит:
- ФИО работника.
- Дата рождения.
- Сведения о местах и периодах работы (наименования организаций, даты начала и окончания).
- Сведения о заработной плате и уплаченных страховых взносах.
- Подпись уполномоченного лица организации и печать.
Эту справку можно получить в HR‑отделе текущего работодателя или в ПФР по запросу.
Краткие рекомендации по подтверждению стажа
- Сохраняйте все копии трудовой книжки, договоров и справок.
- При утере оригиналов сразу обращайтесь в ПФР и ФСС за выписками.
- Если требуется подтверждение периода, не зафиксированного в книжке, собирайте свидетельские показания и архивные документы.
- Для расчёта больничного и пенсионных выплат используйте страховой стаж, подтверждённый соответствующими документами.
Соблюдая эти правила, вы сможете без проблем подтвердить свой трудовой стаж и использовать его для расчётов с работодателем, ПФР и другими инстанциями;
Источник: собранные материалы из открытых интернет‑ресурсов, актуальных на 21 мая 2026 г.