Погашение (закрытие) трудовой книжки – обязательный этап при прекращении трудового договора․ Правильное оформление гарантирует отсутствие претензий со стороны работника и работодателя, а также упрощает процесс получения пенсии и других социальных выплат․

Что подразумевается под «погашением» трудовой книжки?

• Заполнение последней записи о прекращении трудового договора (увольнение, расторжение, перевод, выход на пенсию и т․п․)․
• Постановка печати работодателя и подпись ответственного лица․
• Выдача книжки работнику в установленный срок (не позднее 3 рабочих дней после увольнения)․
• При необходимости – оформление дубликата (если оригинал утерян или повреждён)․

Правовая база (на 2026 год)

В России и Беларуси порядок ведения и погашения трудовых книжек регулируется:

1. Трудовым кодексом РФ (статьи 66‑71)․
2. Постановлением Минтруда РФ № 588н от  г․ «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек»․
3. Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утверждённой постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от  г․ № 40․
4. Нормативными актами о введении электронной трудовой книжки (ЭТК) – приказ Минтруда РФ № 320н от  г․

Кто отвечает за погашение?

Пошаговый алгоритм погашения трудовой книжки

Шаг 1․ Подготовка документов

• Трудовой договор (или его копия)․
• Приказ о прекращении трудового договора (увольнение, расторжение, перевод, выход на пенсию)․
• Справка о заработной плате (если требуется)․
• При необходимости – заявление работника о выдаче дубликата․

Шаг 2․ Оформление записи о прекращении трудового договора

Запись делается в вкладку № 2 (или в соответствующий лист, если книжка уже имеет более двух вкладок)․ Пример записи:

Дата | Наименование организации | Должность | Основание прекращения | Подпись работодателя | Печать

Заполняются все поля без пропусков, используя официальные шрифты (чернила чёрного или синего цвета)․

Шаг 3․ Поставьте печать и подпись

После внесения записи необходимо:

• Поставить печать организации в правом нижнем углу записи․
• Подписать запись уполномоченным лицом (директор, главный бухгалтер)․

Шаг 4․ Выдача книжки работнику

Согласно ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение трёх рабочих дней после увольнения․ При выдаче:

• Работник подписывает акт приёма‑передачи (примерный текст ниже)․
• Работодатель фиксирует дату выдачи в журнале учета трудовых книжек․

Пример акта приёма‑передачи

Акт № ___
г․ ____________ «___» ___________ 2026 г․

Мы, нижеподписавшиеся,
Работодатель: ______________________
(наименование, ИНН, ОГРН)

Работник: ___________________________
(ФИО, паспортные данные)

составили настоящий акт о том, что Работодатель выдал Работнику трудовую книжку (№ __________) в полном комплекте․
Подписи:
Работодатель __________ Работник __________

Шаг 5․ Оформление дубликата (если оригинал утерян)

1. Работник подаёт заявление о выдаче дубликата в письменной форме․
2. Работодатель проверяет отсутствие оригинала в архиве․
3. Оформляется дубликат в соответствии с инструкцией Минтруда (постановление № 40 от  г․ в РБ, приказ № 588н в РФ);
4. Дубликат подписывается и печатается так же, как оригинал․

Шаг 6․ Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если у работника оформлена ЭТК, процесс выглядит так:

• Работодатель в личном кабинете работодателя в системе СФР (Система Фондов России) вносит запись о прекращении трудового договора․
• Работнику отправляется уведомление по электронной почте и/или СМС․
• Работник может просмотреть запись в личном кабинете Госуслуги или в мобильном приложении «ЭТК»․

Для ЭТК обязательна подтверждающая подпись в виде КЭП (квалифицированной электронной подписи) ответственного лица․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1․ Сколько времени даёт закон на выдачу трудовой книжки?

Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) – не позднее трёх рабочих дней после увольнения․ В Беларуси аналогичный срок – три дня с даты прекращения трудового договора․

Вопрос 2․ Что делать, если в книжке обнаружены ошибки?

Работник имеет право потребовать их исправления в течение 5 дней после получения книжки․ Исправления вносятся штрих‑красным, с указанием причины и подписью ответственного лица․

Вопрос 3․ Можно ли оставить в книжке запись о «переводе» вместо «увольнения»?

Нет․ Запись должна точно отражать реальное основание прекращения трудового договора․ Искажение фактов считается нарушением Трудового кодекса и может привести к административной ответственности․

Вопрос 4․ Как оформить дубликат, если оригинал был утерян в течение испытательного срока?

Для получения дубликата необходимо:

1. Подать письменное заявление․
2. Предоставить копию паспорта и заявление работодателя о подтверждении утери․
3. Оплатить государственную пошлину (в РФ – 200 руб․, в РБ – 5 руб․)․

Вопрос 5․ Нужно ли сохранять бумажные трудовые книжки, если у меня уже есть ЭТК?

Да․ По закону бумажные книжки, выданные до 2021 года, остаются действительными, и их необходимо хранить до полного перехода на электронный формат, который в России планируется завершить к 2028 году․

Типичные ошибки работодателей и как их избежать

• Заполнение записи без печати․ Печать обязательна – без неё запись считается недействительной․
• Опоздание с выдачей книжки․ Штраф за нарушение сроков – до 5 000 руб․
• Использование чернил неправильного цвета․ Должны быть чёрные или синие, без стирания․
• Отсутствие подписи ответственного лица․ Подпись должна быть оригинальной, а не печатной․
• Неучёт электронных записей․ При наличии ЭТК запись в системе обязательна, иначе будет зафиксировано нарушение․

Практический чек‑лист для работодателя

1. Собрать все необходимые документы (трудовой договор, приказ, справки)․
2. Подготовить запись о прекращении трудового договора в бумажной книжке․
3. Поставить печать и подпись․
4. Сформировать акт приёма‑передачи и получить подпись работника․
5. Внести запись в электронную систему (если используется ЭТК)․
6. Обновить журнал учёта трудовых книжек․
7. Сохранить копию всех документов в архиве (не менее 5 лет)․

Погашение трудовой книжки – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных актов․ Следуя описанному алгоритму, вы избежите штрафов, упростите процесс получения пенсионных и социальных выплат работником и обеспечите юридическую чистоту в отношениях с персоналом;

Если у вас возникли вопросы, связанные с конкретными случаями (например, увольнение в связи с сокращением, перевод в другую организацию‑участницу группы компаний, или оформление дубликата), рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или в отдел кадров вашего предприятия․

Дата публикации: