Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж работы и квалификацию сотрудника. Иногда требуется предоставить копию этой книжки (полностью, со всеми заполненными страницами). В статье подробно рассматриваются:
- правовые основания выдачи копии;
- когда и зачем нужна полная копия всех страниц;
- как правильно оформить заявление работника;
- требования к оформлению и заверению копии;
- образцы заявлений и заверительных надписей.
Правовые основы
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки не позднее трёх рабочих дней с момента получения письменного заявления. При этом:
- Копия должна включать все страницы книжки, независимо от того, заполнены они полностью или частично.
- Каждая заполненная страница обязана быть заверена подписью и печатью работодателя (пункт 3.26 ГОСТ Р 6.30‑2003).
- В заверительной надписи указывается место хранения оригинала (ГОСТ Р 7.0.97‑2016).
Когда требуется копия всех страниц?
Полная копия трудовой книжки обычно запрашивается в следующих случаях:
- при трудоустройстве в другую организацию;
- для получения государственных пособий (пособие по безработице, пенсионные выплаты и т.п.);
- при оформлении визы, миграционных карт;
- в судебных разбирательствах и при проверках государственных органов;
- для предоставления в образовательные учреждения (при зачислении в вуз, аспирантуру).
Как оформить заявление на выдачу копии
Заявление должно быть направлено в письменной форме на имя работодателя (директора, руководителя отдела кадров). Ниже – образец заявления (2026 год).
Заявление на выдачу заверенной копии трудовой книжки От: ________________________________ (Ф.И.О., должность, подразделение) Кому: ______________________________ (Ф.И.О., должность, название организации) Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (все страницы), в соответствии со ст. 62 ТК РФ, в срок не позднее трех рабочих дней с даты получения настоящего заявления. Подпись _______________________
Как сделать копию трудовой книжки
- Подготовка оригинала. Откройте книжку полностью, проверьте, что все записи видны и читаемы.
- Сканирование/копирование. На каждом листе делайте скан в формате PDF (разрешение ≥ 300 dpi) или копию на бумаге формата А4. На одном листе А4 допускается разместить два разворота книжки (это не противоречит ГОСТ).
- Проверка качества. Убедитесь, что все подписи, печати и штампы читаются без искажений.
- Сшивание и нумерация. Сшейте листы в том порядке, в котором они идут в оригинале, пронумеруйте (1/ N, 2/ N …). На оборотной стороне последнего листа укажите общее количество страниц.
Как заверить копию трудовой книжки
Заверение производится в соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30‑2003 и ГОСТ Р 7.0.97‑2016. Каждый лист копии, содержащий запись, должен быть заверен отдельной подписью и печатью работодателя.
5.1 Образец заверительной надписи (2026 год)
Заверено в соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30‑2003 «Копия трудовой книжки (страница 1 из N)», «Место хранения оригинала: отдел кадров, г. Москва, ул. Примерная, д. 10». Подпись ______________________ Печать ______________________
Если в копии несколько страниц, на каждой из них указывается:
- номер страницы (например, «страница 3 из 7»);
- дата заверения;
- подпись и печать ответственного лица.
5.2 Оформление заверения в виде единой записи
В некоторых организациях допускается заверить всю копию одной подписью на последней странице, если на остальных листах нет записей. При этом в заверительной надписи указывается общее количество страниц:
Заверено в соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30‑2003 «Копия трудовой книжки (всего 7 страниц)», «Место хранения оригинала: отдел кадров, г. Москва». Подпись ______________________ Печать ______________________
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
6.1 Нужно ли заверять пустые страницы?
Заверять необходимо только те страницы, где есть записи. Пустые листы могут быть включены в комплект, но без подписи и печати.
6.2 Можно ли получить электронную копию?
Да, если работодатель использует электронный документооборот. Электронная копия должна быть подписана квалифицированной электронной подписью и содержать те же реквизиты, что и бумажный вариант.
6.3 Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян?
В случае утраты необходимо оформить выписку из трудовой книжки в отделе кадров, а затем запросить заверенную копию выписки (по той же схеме, что и копию книжки).
6.4 Какой срок хранения оригинала?
Согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2016, в заверительной надписи указывается место хранения оригинала (обычно «отдел кадров»). Оригинал хранится в течение всего срока трудового договора и после его завершения в соответствии с внутренними регламентами организации.
Получение копии всех страниц трудовой книжки – процесс, требующий соблюдения нескольких обязательных шагов: письменное заявление, качественное копирование, нумерация, а также заверение каждой заполненной страницы подписью и печатью работодателя. При правильном оформлении копия будет признана юридически значимым документом и может использоваться в любых официальных целях.
Ниже ещё раз перечислены ключевые моменты:
- Заявление – обязательный документ (образец приведён выше).
- Копию нужно делать полностью, включая пустые листы.
- Каждая заполненная страница заверяется отдельно (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30‑2003).
- В заверительной надписи указывается место хранения оригинала (ГОСТ Р 7.0.97‑2016).
- Срок выдачи – не более трёх рабочих дней.
Соблюдая эти правила, вы сможете быстро и без проблем получить заверенную копию трудовой книжки, пригодную для любых официальных процедур.