Дата публикации: 22 мая 2026 года

Обновлено: 22 мая 2026 года

Вопросы, связанные с оформлением трудовых книжек, особенно при назначении на должность заместителя директора или при его подписании в документах, вызывают множество споров и недопонимания․ В этой статье мы разберемся, какие полномочия имеет заместитель директора при работе с трудовыми книжками, как правильно оформлять записи при назначении на должность, переводе или увольнении, а также какие документы служат основанием для внесения записей․

Особое внимание уделим ситуациям, когда заместитель директора временно исполняет обязанности руководителя, а также случаям, когда он подписывает трудовую книжку при увольнении работника․

Кто такой заместитель директора и какие у него полномочия?

Заместитель директора — это ключевая фигура в структуре управления организацией․ Он назначается приказом руководителя и выполняет функции по распоряжению последнего․ В его обязанности входит:

• Обеспечение выполнения решений директора;
• Оперативное управление текущими процессами;
• Подписание документов от имени директора в случае его отсутствия или по доверенности;
• Ведение кадровой документации, включая трудовые книжки (в пределах предоставленных полномочий)․

Важно! Заместитель директора не является автоматически ответственным за ведение трудовых книжек․ Это назначение должно быть оформлено отдельным приказом руководителя организации․

Внесение записей в трудовую книжку

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 225), записи в трудовую книжку вносятся:

1. Ответственным за ведение трудовых книжек лицом, назначенным приказом руководителя;
2. Либо самим руководителем организации;
3. Либо иным лицом, уполномоченным на это доверенностью․

Заместитель директора может вносить записи в трудовую книжку только при наличии соответствующих полномочий, закрепленных:

• Приказом о назначении ответственным за ведение трудовых книжек;
• Доверенностью от руководителя;
• Или в случае временного исполнения обязанностей директора (если это прямо предусмотрено приказом)․

Подписание трудовой книжки при увольнении

При увольнении работника запись в трудовой книжке должна быть заверена подписью:

• Руководителя организации;
• Или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
• Или иного уполномоченного лица (например, заместителя директора, если он временно исполняет обязанности директора)․

Согласно судебной практике, если подпись в трудовой книжке выполнена неуполномоченным лицом, это может быть основанием для признания записи недействительной․

Как правильно оформить запись в трудовой книжке при назначении заместителя директора?

Если заместитель директора назначается на должность с освобождением от предыдущей работы, запись в трудовой книжке оформляется следующим образом:

Если заместитель директора временно исполняет обязанности директора, запись в трудовую книжку не вносится․ Это связано с тем, что временное исполнение обязанностей не является переводом на постоянную должность․

Особенности при увольнении работника: кто подписывает трудовую книжку?

Общее правило

Согласно Трудовому кодексу РФ и сложившейся судебной практике, запись об увольнении заверяется:

• Руководителем организации;
• Или лицом, ответственным за ведение трудовых книжек;
• Или иным лицом, уполномоченным на это приказом или доверенностью․

Когда заместитель директора может подписывать трудовую книжку при увольнении?

Заместитель директора может подписывать трудовую книжку при увольнении только в двух случаях:

1. Если он временно исполняет обязанности директора (например, во время отпуска или болезни директора)․ В этом случае в графе 4 указывается: «Запись заверена заместителем директора, исполняющим обязанности директора․ Приказ от __․__․20__ № __»․
2. Если у него есть доверенность от директора на подписание трудовых книжек․ В этом случае в доверенности должно быть прямо указано право заверять записи в трудовых книжках․

Пример формулировки в доверенности:

«Уполномочен подписывать трудовые книжки работников, в т․ч․ заверять записи об увольнении, от имени Генерального директора ООО «Пример» в период его отсутствия․»

Что делать, если ответственного за ведение трудовых книжек нет?

Если в организации не назначен ответственный за ведение трудовых книжек, то:

• Руководитель организации лично вносит записи в свою трудовую книжку;
• При увольнении генерального директора запись в его трудовую книжку вносит он сам;
• Основанием для записи является приказ о его увольнении․

Это подтверждается судебной практикой․ Например, в деле № 33-9843/2023 Верховный суд Республики Коми указал, что отсутствие ответственного лица не освобождает работодателя от обязанности правильно оформить трудовую книжку․

Какие документы служат основанием для внесения записей в трудовую книжку?

Согласно Правилам ведения трудовых книжек, в графе 4 трудовой книжки указываются реквизиты документа, на основании которого внесена запись․ Это может быть:

• Приказ о приеме на работу;
• Приказ о переводе;
• Приказ об увольнении;
• Протокол общего собрания учредителей (для руководителей организаций);
• Решение собственника о досрочном увольнении․

Важно! Если в графе 4 указан приказ, это не нарушает порядок ведения трудовых книжек, так как приказ является исполнительным документом, вытекающим из решения собственника․

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Может ли заместитель директора подписывать трудовую книжку при увольнении без доверенности?

Ответ: Нет, не может․ Заместитель директора может подписывать трудовую книжку при увольнении только в двух случаях:

1. Если он временно исполняет обязанности директора (должно быть оформлено приказом);
2. Если у него есть доверенность от директора на подписание трудовых книжек․

Вопрос 2: Нужно ли вносить запись в трудовую книжку о временном исполнении обязанностей директора?

Ответ: Нет, не нужно․ Временное исполнение обязанностей директора не является переводом на постоянную должность и не отражается в трудовой книжке․

Вопрос 3: Кто отвечает за ведение трудовых книжек, если в организации нет ответственного лица?

Ответ: В этом случае ответственность за ведение трудовых книжек ложится на руководителя организации․ Он лично вносит записи в трудовые книжки, в т․ч․ в свою собственную․

Вопрос 4: Можно ли передать полномочия по подписанию трудовых книжек по доверенности?

Ответ: Да, можно, но это должно быть прямо указано в доверенности․ В противном случае подписание будет считаться неправомерным․

Заместитель директора играет важную роль в кадровом делопроизводстве, но его полномочия при работе с трудовыми книжками строго регламентированы․ Для того чтобы избежать ошибок и споров, необходимо:

• Назначать ответственного за ведение трудовых книжек приказом;
• Оформлять доверенности на подписание трудовых книжек, если это необходимо;
• Следить за тем, чтобы записи в трудовой книжке заверялись уполномоченными лицами;
• Указывать в графе 4 правильные реквизиты документов-оснований;
• Не вносить записи о временном исполнении обязанностей директора․

Соблюдение этих правил поможет избежать споров с работниками и проверяющими органами, а также защитить интересы организации в случае судебных разбирательств․

Полезные ссылки

• Правила ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225)
• Рекомендации Роструда по оформлению трудовых книжек
• Кто подписывает трудовую книжку при увольнении директора (КонсультантПлюс)
• Запись в трудовой книжке генерального директора (Кадровое дело)

Если у вас остались вопросы по теме, вы можете задать их в комментариях или обратиться к специалисту по кадровому делопроизводству․