Проверка Государственной инспекции труда (ГИТ) — это серьёзное мероприятие, которое может привести к штрафам, предписаниям и даже приостановке деятельности, если выявлены нарушения трудового законодательства․ В 2026 году требования к документам остались неизменными, но контроль стал более системным и риск-ориентированным․ В этой статье вы найдёте исчерпывающий список документов, которые могут потребовать инспекторы, а также практические советы, как подготовиться и успешно пройти проверку․

Основания для проведения проверки

Проверка может быть:

• Плановой, проводится в соответствии с ежегодным графиком Роструда, основанным на рисках (согласно Постановлению Правительства РФ № 806 от )․
• Внеплановой — инициируется по жалобам работников (в т․ч․ анонимным), сообщениям о несчастных случаях, невыполнению предписаний, проверке исполнения судебных решений․

За 3 рабочих дня до начала проверки работодатель получает распоряжение (уведомление) от ГИТ, в котором указаны:

• наименование инспекции и ФИО инспекторов;
• цель и сроки проверки;
• основания для проведения;
• перечень требуемых документов и информации․

Обязательные документы, которые проверяет трудовая инспекция

Инспекторы охватывают все аспекты трудовых отношений․ Ниже — полный перечень документов, которые необходимо иметь в наличии и подготовить заранее․

Документы по трудоустройству и кадровому учёту

• Трудовые договоры — с каждым работником, оформленные в письменной форме (ст․ 57 ТК РФ)․ Должны содержать все существенные условия: должность, оклад, график, обязанности, срок действия․
• Приказы о приёме на работу — по форме № Т-1 (или унифицированной, утверждённой работодателем)․
• Приказы об увольнении — с указанием основания (ст․ 77–81 ТК РФ)․
• Штатное расписание — утверждённый документ, отражающий структуру организации и количество штатных единиц․
• Трудовые книжки — у всех работников, оформленные в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225 от )․
• Личные дела работников — если ведутся (включают анкеты, копии дипломов, аттестатов, медицинские справки и т․д․)․

Документы по оплате труда

• Положения об оплате труда — утверждённые локальные нормативные акты (ЛНА), регулирующие размеры окладов, премий, надбавок, доплат․
• Положения о премировании — если премии выплачиваются регулярно․
• Табели учёта рабочего времени — по форме № Т-12 или Т-13 (или своей, утверждённой приказом)․
• Расчётные листки — выдаются каждому работнику при начислении зарплаты, должны содержать детализацию начислений и удержаний․
• Приказы о повышении/снижении окладов — с согласованием работника (ст․ 72 ТК РФ)․
• Документы по выплате заработной платы — кассовые ордера, выписки из банка, подтверждения перечисления на карты․

Документы по режиму рабочего времени и отпускам

• График отпусков — утверждённый не позднее, чем за 2 недели до начала календарного года (ст․ 123 ТК РФ)․
• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — обязательный документ для всех работодателей с более чем 10 работниками (ст․ 189 ТК РФ)․ Должен быть ознакомлен с каждым работником под роспись․
• Графики работы — для работников с ненормированным рабочим днём, сменным графиком, вахтовым методом․
• Документы о сверхурочной работе — согласие работника, приказ, оплата в повышенном размере (ст․ 99 ТК РФ)․

Документы по охране труда

• Положение об охране труда — утверждённое локальное нормативное действие․
• Инструкции по охране труда — для каждой должности/профессии, ознакомленные под роспись․
• Журналы регистрации инструктажей — первичный, целевой, повторный․
• Акты проверки знаний по охране труда — для руководителей и специалистов (не реже 1 раза в 3 года)․
• Сведения об условиях труда, результаты специальной оценки условий труда (СОУТ) — обязательны с 2014 года․
• Журналы учёта средств индивидуальной защиты (СИЗ) — выдача, учёт, сроки замены․
• Акты расследования несчастных случаев — при наличии (форма Н-1)․
• Договоры с медицинскими организациями — на проведение предварительных и периодических медицинских осмотров․

Дополнительные документы (в зависимости от отрасли)

• Для работников с вредными условиями — журналы измерения вредных факторов, результаты аттестации рабочих мест․
• Для работников с ненормированным графиком, списки работников с ненормированным рабочим днём и приказы о его установлении․
• Для работодателей с иностранными работниками — разрешения на работу, патенты, уведомления о трудоустройстве в ФМС․
• Для работодателей с работниками-инвалидами — документы о создании специальных рабочих мест, индивидуальные программы реабилитации;

Как подготовиться к проверке: 5 ключевых шагов

1. Проверьте все документы на актуальность — убедитесь, что ПВТР, положения, инструкции обновлены и соответствуют действующему законодательству․
2. Соберите документы в папки — разложите по категориям: кадры, оплата труда, охрана труда, отпуска․ Подготовьте копии и оригиналы․
3. Ознакомьте сотрудников, убедитесь, что все работники под роспись ознакомлены с ПВТР, инструкциями по охране труда, положениями об оплате труда․
4. Проведите внутренний аудит — проверьте, нет ли просроченных трудовых договоров, неоплаченных отпусков, задержек зарплаты, отсутствия СИЗ․
5. Назначьте ответственного — кто будет встречать инспекторов, предоставлять документы, сопровождать осмотр․

Что делать, если инспектор требует документы, которых нет?

Если инспектор требует документы, которых у вас нет — не паникуйте․ Вы имеете право:

• Запросить письменный запрос с указанием основания (ст․ 25 Закона № 294-ФЗ)․
• Попросить срок на предоставление — по закону он может быть до 15 рабочих дней (если документы не требуются немедленно)․
• Предоставить копии с заверением (если оригиналы находятся в архиве)․
• Отказаться от предоставления документов, не относящихся к предмету проверки — но только с письменным обоснованием․

После проверки: что будет?

По итогам проверки инспектор составляет акт проверки (форма № 2-ГИТ)․ В нём указываются:

• выявленные нарушения;
• нормы законодательства, которые были нарушены;
• предписания об устранении нарушений;
• сроки исполнения (обычно от 1 до 30 дней)․

Если нарушения серьёзные, вы получите предписание с штрафом․ За нарушение трудового законодательства штрафы могут составлять от 1 000 до 200 000 рублей (в зависимости от вида нарушения и статуса работодателя — ИП, юрлицо, руководитель)․

Важно помнить!

• Никогда не скрывайте документы — это влечёт административную ответственность по ст․ 19․7 КоАП РФ (штраф до 50 000 руб․ для юрлиц)․
• Не давайте устные объяснения вместо документов — всё должно быть подтверждено письменно․
• Всегда требуйте удостоверение инспектора и копию распоряжения — без них проверка считается незаконной․
• Сохраняйте все копии актов и предписаний, они понадобятся при обжаловании в суде или вышестоящих инстанциях․

Подготовка к проверке трудовой инспекции, это не разовая задача, а постоянная работа по соблюдению трудового законодательства․ Регулярный аудит кадровых и охранных документов, своевременное обновление локальных актов и культура документооборота — это залог спокойной работы и отсутствия штрафов․ Не ждите прихода инспектора, начните готовиться сегодня․

Совет профессионала: Ведите электронный архив всех кадровых документов․ Это не только упрощает проверку, но и защищает вас от потери бумаг при пожаре, наводнении или смене офиса․