Краткий ответ: Да, работодатель обязан выдать работнику заверенную копию его трудовой книжки (как бумажной, так и электронной) по письменному заявлению в течение трех рабочих дней․ Это прямо предусмотрено статьёй 62 Трудового кодекса РФ․
Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт․ Поэтому право на получение её копии является важной гарантией для работника․ Рассмотрим все детали процедуры․
Правовая основа: что говорит ТК РФ?
Ключевая норма — статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации․ Она устанавливает:
- Работник вправе получить копии документов, связанных с работой (трудовой договор, приказы, выписки и т․д․)․
- Трудовая книжка (заверенная копия) входит в этот перечень․
- Работодатель обязан выдать эти копии не позднее трёх рабочих дней со дня подачи соответствующего письменного заявления․
Для электронной трудовой книжки (ЭТК) действует статья 66․1 ТК РФ․ Работник имеет право на получение выписки из неё в бумажном или электронном виде (с усиленной электронной подписью) через портал Госуслуг или в МФЦ;
Пошаговая инструкция: как получить копию трудовой книжки
Шаг 1: Написание заявления
Заявление должно быть письменным․ Его можно составить в свободной форме, но рекомендуется использовать официальный бланк или типовой образец․ В заявлении обязательно укажите:
- Ваши ФИО и паспортные данные․
- Название организации (работодателя) и его реквизиты (если знаете)․
- Чёткую просьбу о выдаче заверенной копии трудовой книжки (указать, что она должна быть заверена в соответствии с требованиями)․
- Причину запроса (например, «для предоставления в пенсионный фонд», «для устройства на новую работу»)․ Хотя закон не требует обязательного указания причины, её наличие помогает кадровому службе․
- Дату и личную подпись․
Образец заявления можно скачать на сайтах Роструда, КонсультантПлюс или использовать приведённый ниже шаблон․
Шаг 2: Подача заявления
Подать заявление можно:
- Лично в отдел кадров (HR) или бухгалтерию вашего бывшего/текущего работодателя․ Обязательно попросите поставить на вашем экземпляре заявления отметку о приёме (дата, подпись, входящий номер)․
- Через официальную почту (заказным письмом с уведомлением о вручении)․ В этом случае срок отсчитывается с даты, указанной в уведомлении․
Шаг 3: Ожидание и получение
Работодатель обязан подготовить копию и выдать её вам в течение 3 рабочих дней․ Копия должна быть:
- Полной (со всеми записями)․
- Заверенной (см․ следующий раздел)․
Как правильно завершить копию трудовой книжки?
Это критически важный этап․ Незаверённая копия может быть не принята, например, Пенсионным фондом․
Правила заверения (для бумажного варианта):
- Копия делается на чистом листе (обычно А4)․
- Внизу каждой страницы копии (или на последней, если копия одностраничная) ставится надпись:
«Верно»․ - Далее указывается:
- Должность лица, заверяющего (например, «Начальник отдела кадров»)․
- Личная подпись․
- Расшифровка подписи (ФИО)․
- Дата заверения․
- На последней странице копии обязательно делается запись:
«Работает по настоящее время» (если вы ещё трудоустроены) или «Уволен(а) [дата увольнения]» (если уже нет)․ - Ставится печать организации (обычно отдела кадров или бухгалтерии)․
Важно: Если трудовая книжка электронная, то заверение осуществляется усиленной электронной подписью (УЭП) работодателя при формировании выписки․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): как получить копию?
С 2021 года все новые трудовые книжки ведутся в электронном виде․ Получить её копию можно двумя основными путями:
Через портал Госуслуг (самый удобный способ)
- Зайдите на Госуслуги․
- В разделе «Труд и занятость» найдите услугу «Получить выписку из электронной трудовой книжки»․
- Выписка будет сформирована и подписана усиленной электронной подписью (УЭП) работодателя и/или Пенсионного фонда․ Этот документ имеет юридическую силу․
Через МФЦ («Мои документы»)
- Обратитесь в любое МФЦ с паспортом․
- Закажите бумажную выписку из ЭТК․
- Она будет заверена печатью и подписью уполномоченного лица (как и бумажная ТК)․
Важно: Через Госуслуги вы получаете именно выписку (аналог копии), а не сам файл ЭТК․ Полный доступ к своей ЭТК (для просмотра всех записей) также есть на Госуслугах в разделе «Электронная трудовая книжка»․
Что делать, если работодатель отказывает?
Отказ выдать заверенную копию трудовой книжки незаконен․ Ваши действия:
- Письменное требование․ Направьте работодателю повторное письменное заявление (лучше заказным письмом с уведомлением), сославшись на ст․ 62 ТК РФ и указав срок, в который вы уже требовали документ․
- Обращение в Государственную инспекцию труда (ГИТ)․ Подайте жалобу (можно онлайн на сайте Роструда)․ ГИТ проведёт проверку и выдаст предписание работодателю об обязательном исполнении․
- Обращение в суд․ Подайте исковое заявление в суд о понуждении к выдаче документа и взыскании компенсации за задержку (в размере вашего среднего заработка за каждый день просрочки)․ Суды, как правило, удовлетворяют такие иски (см․ пример из вашей информации: «Удовлетворено в части»)․
Частые вопросы (FAQ)
Можно ли получить копию без заявления?
Нет․ Заявление является обязательным основанием для действий работодателя․ Без него он не обязан ничего выдавать․
Зачем вообще нужна копия, если есть оригинал?
- Для устройства на новую работу (оригинал обычно берут на время)․
- Для оформления пенсии, пособий, визы․
- На случай утери или порчи оригинала․
- Для предоставления в учебное заведение, банк и т․д․
Сколько стоит получение копии?
Бесплатно․ Работодатель не вправе взимать плату за выдачу копий документов, связанных с работой (ст․ 62 ТК РФ)․
Какой срок хранения у такой копии?
Копия, заверенная надлежащим образом, имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, в течение всего срока, на который она выдана․ Например, копия для ПФР хранится в его архиве․
Получение заверенной копии трудовой книжки — это ваше законное право․ Процедура проста: напишите заявление, подождите 3 рабочих дня, получите документ с правильным заверением․ Если возникают сложности — обращайтесь в Госинспекцию труда или суд․ Помните, что даже для электронной трудовой книжки вы вправе получить бумажную заверенную выписку через МФЦ или цифровую с УЭП через Госуслуги․
Статья подготовлена на основе анализа актуальных норм Трудового кодекса РФ и практики применения (информация от )․ Для получения официальных образцов документов и консультаций рекомендуется обращаться на сайт Роструда или в систему КонсультантПлюс․