Получение оригинала трудовой книжки — важный момент в трудовых отношениях․ От правильного оформления зависит как сохранность документа, так и отсутствие административной ответственности для организации․ В статье рассмотрим правовые основания, порядок выдачи, образцы заявлений и расписок, а также особенности работы с электронными и бумажными трудовыми книжками․

Правовое основание выдачи трудовой книжки

Основные нормы, регулирующие выдачу трудовой книжки, закреплены в Трудовом кодексе РФ и в разъяснительных письмах Минтруда:

• Статья 66․1 ТК РФ – порядок предоставления работнику сведений о трудовой деятельности․
• Статья 62 ТК РФ – срок выдачи оригинала (не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления)․
• Письмо Минтруда от № 14-2/ООГ‑18054 – разъяснение, что после отказа от бумажной книжки её восстановить нельзя․
• Постановление ПФР о порядке выдачи и возврата трудовых книжек․

Эти документы образуют юридическую базу, без которой любые действия работодателя могут быть признаны нарушением․

Когда работнику выдается оригинальная (бумажная) трудовая книжка

Оригинал трудовой книжки может быть выдан в следующих случаях:

1. При увольнении – работнику обязаны передать книжку не позднее дня увольнения․
2. По письменному заявлению работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст․ 66․1 ТК РФ)․
3. При отказе от электронного варианта – работник получает бумажную книжку и хранит её самостоятельно․
4. В случае смерти работника – книжка выдаётся родственнику по расписке или отправляется по почте по письменному заявлению․
5. Для временного пользования (например, для получения справки о стаже) – выдаётся на руки с обязательством возврата․

Порядок выдачи трудовой книжки на руки

Шаги, которые должен выполнить работодатель

• Получить заявление работника в произвольной форме (см․ образец ниже)․
• Проверить, что в системе СФР зафиксирован отказ от ЭТК (если он был)․
• Сделать ксерокопию оригинала для архива организации․
• Внести запись в журнал учёта движения трудовых книжек (дата, ФИО работника, подпись)․
• Получить от работника расписку о получении оригинала (шаблон ниже)․
• Передать книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления․
• При необходимости оформить доставку по почте – взять расписку от получателя․

Образец заявления работника

Заявление
«____» «____» 2026 г․

Я, ФИО полностью, 
должность _____________, 
прошу выдать мне оригинал трудовой книжки (№ _____) на руки в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ․

Подпись ______________________

Образец расписки получателя

Расписка
Я, ФИО полностью, подтверждаю получение оригинала трудовой книжки № _____ от организации _____________․

Дата получения: «____» ____ 2026 г․
Обязуюсь вернуть книжку в срок _____ дней/по требованию работодателя;

Подпись ______________________

Ответственность работодателя за нарушение порядка

Если работодатель не оформит выдачу должным образом, возможны следующие последствия:

• Административная ответственность – штраф за нарушение правил хранения и выдачи трудовых книжек (пункт 5 части 2 статьи 5․27 КоАП РФ)․
• Необходимость объяснительной записки от сотрудника и получения ответа из СФР для снятия ответственности․
• Обязанность оформить дубликат в случае утраты оригинала (только после получения заявления от работника)․

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат может быть выдан только в случае подтверждённой утери оригинала․ Порядок действий:

1. Получить от работника заявление о потере и копии документов, подтверждающих личность․
2. Собрать справки со всех предыдущих мест работы (для восстановления записей)․
3. Внести запись о выдаче дубликата в журнал․
4. Подготовить дубликат в соответствии с образцом, заверить подписью руководителя․
5. Выдать дубликат работнику под расписку․

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и её взаимодействие с бумажным вариантом

С 2021 г․ в России активно внедряется электронная трудовая книжка․ При этом:

• Работник может отказаться от бумажного варианта – в этом случае ему выдают оригинал с записью об отказе, и дальнейшее ведение происходит в электронном виде․
• Если работник не подал заявление об отказе, возможна одновременная работа с обеими формами (передача оригинала по запросу)․
• После отказа от бумажной книжки отменить решение нельзя (см․ письмо Минтруда от )․

Практические советы работодателю

• Вести отдельный журнал выдачи/возврата – это упрощает контроль и служит доказательством в случае проверок․
• Всегда брать расписку у работника и копировать её в электронный архив;
• Сохранять ксерокопию трудовой книжки в личном деле сотрудника․
• При отправке по почте использовать заказное письмо с уведомлением о вручении и получать расписку от получателя․
• Обучать кадровый персонал актуальным требованиям законодательства (периодически проверять обновления в КонсультантПлюс, Гарант)․

Выдача трудовой книжки на руки – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных актов․ Правильное оформление заявления, расписок и журналов, а также своевременное выполнение обязательств позволяют избежать административных штрафов и сохранить доверие работников․ При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к официальным разъяснениям Минтруда и консультироваться с юристами, специализирующимися на трудовом праве․

Дата актуализации статьи: 23 мая 2026 г․