Получение оригинала трудовой книжки – важный этап в трудовых отношениях. Он может потребоваться для оформления пенсии, получения кредита, подачи документов в государственные органы или просто для личного архива. Ниже подробно рассмотрим, как правильно оформить выдачу оригинала, какие документы необходимы, как избежать ошибок и что делать, если оригинал утерян или повреждён.
Когда работник может потребовать оригинал трудовой книжки?
- Для подачи заявления в Пенсионный фонд РФ (назначение пенсии, подтверждение стажа).
- При оформлении ипотеки, потребительского кредита или займа в банке.
- Для получения визы, вида на жительство или другого разрешения на работу за рубежом.
- При трудоустройстве в новую организацию, если требуется подтверждение предыдущего опыта работы.
- Для личного архива или наследственных дел.
Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки работнику по его письменному заявлению, если цель выдачи предусмотрена законодательством (например, для подачи в ПФР). В остальных случаях выдача возможна по соглашению сторон.
Как оформить заявление на выдачу оригинала трудовой книжки?
Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие реквизиты:
- Шапка: ФИО работника, должность, структурное подразделение.
- Наименование документа: «Заявление о выдаче оригинала трудовой книжки».
- Текст заявления: чётко указать цель выдачи (например, «для подачи в Пенсионный фонд РФ»); при необходимости – приложить копию подтверждающего документа (извещение из ПФР, счёт‑фактура банка и т.д.).
- Дата и подпись работника.
После получения заявления кадровая служба проверяет наличие оснований для выдачи, готовит оригинал и оформляет акт передачи.
Акт передачи оригинала трудовой книжки
Акт составляется в двух экземплярах (один остаётся у работника, второй – у работодателя). В акте указываются:
- Дата и место составления акта.
- ФИО работника, его должность и табельный номер.
- Наименование документа – «Оригинал трудовой книжки».
- Серия и номер трудовой книжки (если имеются).
- Состояние документа (отметка о отсутствии повреждений, подшивок, исправлений).
- Подписи работника и уполномоченного представителя работодателя (кадровик, руководитель отдела кадров).
- Печать организации (при наличии).
Пример записи в акте:
«Настоящим подтверждаю, что я, Иванов Иван Иванович, получил на руки оригинал трудовой книжки серии АБ № 123456, выданной ООО «Ромашка» . Документ находится в надлежащем состоянии, без повреждений и исправлений.»
Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян или повреждён?
В случае утраты или порчи оригинала работник имеет право потребовать выдачу дубликата. Процедура выглядит следующим образом:
- Работник подаёт письменное заявление о утере/порче трудовой книжки.
- Кадровая служба запрашивает у предыдущих работодателей (если они есть) сведения о периодах работы, либо использует данные из электронной трудовой книжки (ЭТК), если она велась.
- На основании полученных сведений оформляется дубликат трудовой книжки, в котором делаются записи о всех периодах работы, начиная с первого места empleo.
- Дубликат заверяется печатью организации и подписью руководителя отдела кадров.
- Выдача дубликата оформляется актом, аналогичным акту передачи оригинала.
Важно: дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, при условии правильного оформления.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и её взаимодействие с бумажным оригиналом
С 2021 года в России действует обязательная электронная трудовая книжка. Однако бумажный оригинал по-прежнему требуется в ряде ситуаций:
- Для подачи документов в органы, которые пока не принимают электронные выписки (например, некоторые отделы ПФР).
- При необходимости предъявить документ в иностранные представительства.
- Для личного архива, если работник предпочитает иметь бумажный носитель.
- В сейфе или металлическом шкафу отдела кадров с ограниченным доступом.
- Под контролем ответственного лица (например, руководителя отдела кадров или главного бухгалтера).
- С ведением журнала учёта выдачи и возврата оригиалов (дата, ФИО работника, цель выдачи, подпись получателя).
- При необходимости – осуществлять периодическую инвентаризацию (не реже одного раза в год).
- Всегда сохраняйте копию заявления и акта передачи оригила трудовой книжки – они могут понадобиться в случае спора.
- Перед получением оригила проверьте его состояние: отсутствие пятен, разрывов, нечитаемых записей.
- Если планируете использовать оригинал в государственных органах, уточните заранее, требуется ли нотариальное заверение копии (в большинстве случаев достаточно заверения печатью работодателя).
- При переходе на новую работу сразу же попросите у предыдущего работодателя справку о периодах работы – это упростит восстановление трудовой книжки в случае утери.
Если работник получает оригинал бумажной трудовой книжки, он должен убедиться, что в ЭТК отражены все те же записи, что и в бумажном варианте. Расхождения могут привести к отказам в приёме документов.
Как правильно хранить оригинал трудовой книжки у работодателя?
Согласно внутренним нормативным актам и рекомендациям КонсультантПлюс, оригинал трудовой книжки должен находиться в надёжном месте:
Такие меры минимизируют риск утраты, повреждения или несанкционированного доступа к конфиденциальным данным работника.
Полезные советы для работников
Получение оригинала трудовой книжки – процедура, регламентированная трудовым законодательством и внутренними нормативными актами организации. Чтобы избежать задержек и недоразумений, работнику следует оформить корректное заявление, а работодателю – обеспечить надлежащее хранение, timely выдачу и документальное подтверждение передачи. Соблюдение этих правил гарантирует, что оригинал трудовой книжки будет служить надёжным подтверждением вашего трудового стажа в любой ситуации.
Статья актуальна на май 2026 года.