Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Оформление пенсии требует подтверждения трудового стажа и уплаченных страховых взносов. Основным документом, который подтверждает эту информацию, является трудовая книжка (бумажная или электронная). Ниже подробно описано, как получить трудовую книжку (или её копию) и передать её в Пенсионный фонд (ПФ) в 2026 году.

Нормативная база

Статья 66.1 ТК РФ – работодатель обязан выдать на руки трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности при увольнении, а также при оформлении пенсии.
ФЗ‑216 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ» (от ) – после вступления в силу закона О страховых пенсиях и О накопительной пенсии работодатель обязан выдавать трудовую книжку сотруднику, который оформляет пенсию.
Постановление Правительства РФ № 590 от – устанавливает новые сроки представления сведений о трудовой деятельности в ПФ для формирования электронных трудовых книжек (ЭТК).
Закон Украины № 1217‑IX – обязательный переход на электронные трудовые книжки должен быть завершён до 10 июня 2026 года для всех работников, независимо от возраста и стажа.

Эти нормы определяют, что сотрудник имеет право получить трудовую книжку (или её электронный аналог) бесплатно и в разумные сроки.

Бумажная vs электронная трудовая книжка

Бумажная трудовая книжка

Традиционный документ, выдаваемый работодателем при приёме на работу.
Содержит записи о приёме, переводах, увольнениях, наградах и т.д.
Для подачи в ПФ достаточно предоставить оригинал или заверенную копию.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Хранится в единой информационной системе Пенсионного фонда.
Формируется на основе сведений, которые работодатель ежемесячно передаёт в ПФ (ст. 66.1 ТК РФ).
Доступна работнику через личный кабинет на портале ПФ (необходима квалифицированная электронная подпись – КЭП).
Согласно закону Украины № 1217‑IX, к 10 июня 2026 года все бумажные книги должны быть оцифрованы и загружены в ПФ.

Если у вас уже есть ЭТК, достаточно предоставить доступ к личному кабинету или выгрузить выписку из неё. Если книжка только бумажная – её нужно оцифровать (отсканировать) и передать в ПФ.

Как получить трудовую книжку от работодателя

Обратитесь к кадровому отделу (или бухгалтерии) с письменным запросом о выдаче трудовой книжки на руки в связи с оформлением пенсии. Запрос можно оформить в свободной форме, но желательно указать:
- ФИО сотрудника;
- Дата рождения;
- Номер трудовой книжки (если известен);
- Цель запроса – оформление пенсии;
- Контактные данные для получения документа.
Получите подтверждение получения запроса (например, подписанный экземпляр запроса или электронное письмо с подтверждением). Это защитит вас в случае задержки.
Ожидайте выдачи. По закону работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с момента получения письменного запроса (ст; 66.1 ТК РФ). Если срок нарушён, можно подать жалобу в трудовую инспекцию.
Проверьте документ на наличие всех записей (приём, переводы, увольнения, периоды работы). Если обнаружены пробелы, попросите работодателя внести недостающие сведения (они обязаны это сделать на основании внутренних приказов и трудовых договоров).

Если работодатель отказывает в выдаче ссылаясь на отсутствие оригинала, вы имеете право потребовать заверенную копию трудовой книжки, которая имеет такую же юридическую силу, как оригинал.

Как оцифровать бумажную трудовую книжку (если требуется электронный вариант)

Подготовьте сканер или мобильное приложение для сканирования (рекомендуется разрешение не менее 300 dpi, формат PDF или JPEG).
Отсканируйте каждую страницу трудовой книжки, включая обложку и все записи. Убедитесь, что текст читабелен, нет бликов и загибов.
Соберите файлы в один PDF-документ (например, через Adobe Acrobat, онлайн‑сервисы типа Smallpdf или бесплатные программы PDFsam).
Проверьте качество: все записи должны быть чётко видны, номера страниц – последовательны.
При необходимости заверите копию у нотариуса или у отдела кадров вашего предприятия (нотариальное заверение не обязательно для подачи в ПФ, но может потребоваться в некоторых случаях).

Полученный электронный файл готов к загрузке в личный кабинет Пенсионного фонда.

Как подать трудовую книжку (или её копию) в Пенсионный фонд

Через личный кабинет на портале ПФ (рекомендовано для ЭТК)

Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП) (можно оформить в удостоверяющем центре, например, в «КриптоПро», «СКБ Контур» или через ФНС).
Зарегистрируйтесь на официальном портале Пенсионного фонда РФ (pfrf.ru) или ПФУ (для Украины – pfu.gov.ua).
Войдите в личный кабинет, используя КЭП.
Выберите раздел «Электронная трудовая книжка» (или «Сведения о трудовой деятельности»).
Нажмите кнопку «Загрузить документ» и укажите подготовленный PDF‑файл (или загрузите скан‑копию каждой страницы).
Подтвердите отправку и дождитесь уведомления о принятии документа (обычно приходит в течение 1‑2 рабочих дней).

Через работодателя (если вы не хотите подавать самостоятельно)

Передайте работодателю оригинал или заверенную копию трудовой книжки вместе с заявлением о передаче сведений в ПФ.
Работодатель, acting as страхователь, обязан в течение пяти рабочих дней передать сведения о вашей трудовой деятельности в ПФ (ст. 66.1 ТК РФ).
После передачи вы можете запросить у ПФ выписку из электронной трудовой книжки для подтверждения факта подачи.

Личное посещение клиентской службы ПФ

Если электронная подача невозможна, можно прийти в ближайшее отделение Пенсионного фонда с:

Паспортом гражданина РФ (или Украины);
Трудовой книжкой (оригинал или заверенная копия);
Заявлением о выдаче пенсии (форма заявления доступна на сайте ПФ или в отделении).
Сотрудник примет документы, сделает копию и выдаст вам расписку о приёме.

После приёма документов ПФ формирует электронную трудовую книжку (если её ещё нет) и начинает расчёт будущей пенсии.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена

Обратитесь к последнему работодателю (где вы работали перед увольнением) с запросом о выдаче справки о трудовой деятельности (форма СП‑2 или аналогичная). Эта справка подтверждает периоды работы, должности и заработок.
Если у вас было несколько мест работы, собирайте справки от каждого работодателя за весь трудовой стаж.
Соберите все справки и подайте их в Пенсионный фонд вместе с заявлением о пенсии. ПФ использует эти документы для восстановления вашего трудового стажа.
При необходимости можно также запросить выписку из индивидуального лицевого счета (ИЛС) в ПФ – она содержит информацию о начисленных страховых взносах.

В случае, если работодатель уже ликвидирован, обратитесь в архив организации или в государственный архив труда и социальной защиты, где хранятся трудовые книжки ликвидированных предприятий.

Сроки и важные даты (2026 год)

До 10 июня 2026 года – обязательный переход на электронные трудовые книжки в Украине (закон № 1217‑IX). После этой даты бумажные книжки больше не принимаются для оформления пенсии без предварительной оцифровки.
В России – обязательный переход на ЭТК пока не установлен на уровне федерального закона, но многие работодатели уже передают сведения в ПФ ежемесячно, поэтому электронная версия формируется автоматически.
Рекомендуеться подать документы в ПФ не позднее чем за 2 месяца до планируемой даты выхода на пенсию, чтобы фонд успел проверить стаж и рассчитать выплаты.

Полезные советы и лайфхаки

Сделайте резервную копию скан‑копии трудовой книжки в облачном хранилище (Google Drive, Яндекс.Диск) и на внешнем носителе – это защитит от потери данных.
Проверяйте личный кабинет ПФ раз в квартал: там отражаются все принятые сведения о трудовой деятельности и начисленные взносы.
Если вы работаете удалённо или за границей, вы всё равно можете загрузить скан‑книжку через портал ПФ (доступен из любой страны с интернет‑соединением).
При оформлении пенсии через МФЦ уточните, принимают ли они электронные документы – многие центры уже работают с ПФ в режиме онлайн‑обмена.
Сохраняйте все подтверждающие документы (трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, выписки из ИЛС) – они могут понадобиться при споре о стаже.

Получение трудовой книжки для подачи в Пенсионный фонд – процесс, регулируемый чёткими нормами трудового законодательства. Главные шаги:

Запросить у работодателя оригинал или заверенную копию трудовой книжки (или справку о трудовой деятельности).
При необходимости оцифровать документ (сканирование, формирование PDF).
Передать сведения в ПФ через личный кабинет (с КЭП), через работодателя или лично в отделение ПФ.
Следить за статусом обработки в личном кабинете и сохранять все подтверждающие документы.

Соблюдая указанные рекомендации и учитывая текущие сроки (особенно обязательный переход на ЭТК в Украине до 10 июня 2026 года), вы сможете без задержек оформить пенсию и получить все положенные выплаты.

Удачного оформления пенсии!