Процедура увольнения подразумевает выдачу работнику ряда документов, среди которых главное место занимает трудовая книжка. Обычно сотрудник забирает ее лично в день увольнения. Однако на практике часто возникают ситуации, когда человек по объективным причинам не может прийти за документами самостоятельно. В таких случаях на помощь приходит институт представительства. В данной статье мы подробно разберем, как происходит получение трудовой книжки по доверенности, какие требования предъявляет закон и как правильно составить этот документ.
Имеет ли право работодатель выдать трудовую книжку по доверенности?
Прямого указания на возможность выдачи трудовой книжки представителю по доверенности в Трудовом кодексе РФ нет. Однако судебная практика подтверждает, что работодатель имеет полное право выдать документ третьему лицу, если на то есть законные основания — нотариальная доверенность. Это позволяет защитить права работника, который, например, находится в другом городе, на лечении или по иным причинам не может явиться в отдел кадров.
Какой должна быть доверенность?
Чтобы кадровик или руководитель беспрепятственно вручил трудовую книжку постороннему человеку, документ должен быть оформлен по всем правилам.
Нотариальная форма — обязательное условие
Выдать трудовую книжку другому человеку можно только по нотариальной доверенности. Простая письменная форма для данной процедуры не подойдет, так как трудовая книжка является важнейшим документом строгой отчетности, и работодатель должен быть уверен в подлинности волеизъявления уволенного сотрудника.
Что обязательно должно быть указано в тексте?
Законодательно обязательный бланк доверенности не закреплен, однако в ней должны присутствовать ключевые сведения, чтобы она имела юридическую силу. К обязательным реквизитам относятся:
- Дата и место оформления доверенности (без указания даты составления документ считается ничтожным).
- Сведения о доверителе (Ф.И.О., паспортные данные, адрес регистрации уволенного работника).
- Сведения о доверенном лице (Ф.И.О., паспортные данные, адрес регистрации человека, который забирает документ).
- Предмет доверенности — четко сформулированное поручение, а именно: получение трудовой книжки у конкретного работодателя (желательно указать наименование организации).
- Образец подписи поверенного субъекта (для сличения подписи при получении документа).
- Подпись доверителя (обязательно заверяется нотариусом).
- Срок действия документа.
Срок действия доверенности
В доверенности обязательно указывается срок ее действия. Если по каким-то причинам срок не оговорен в тексте, по умолчанию она действует в течение 1 года с даты ее выдачи (ч. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание: если работник решит отозвать доверенность, он должен уведомить об этом не только нотариуса, но и работодателя;
Порядок выдачи трудовой книжки по доверенности
Когда представитель сотрудника обращается в отдел кадров, работодатель должен выполнить ряд обязательных действий, чтобы избежать претензий в будущем:
- Проверка личности. Кадровик сверяет паспорт доверенного лица с данными, указанными в доверенности.
- Проверка доверенности. Удостоверяется, что документ нотариальный, не просрочен и содержит прямое указание на право получения трудовой книжки.
- Внесение записей в Книгу учета. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них указывают реквизиты доверенности и Ф.И.О. доверенного лица.
- Подписание документов. Доверенное лицо расписывается в получении книжки в книге учета и в личной карточке работника (форма Т-2).
Образец доверенности на получение трудовой книжки
Ниже представлен примерный образец заполнения доверенности, который поможет сориентироваться в структуре документа. Помните, что окончательный текст лучше согласовать с нотариусом.
ДОВЕРЕННОСТЬ
Поселок городского типа Иванниково Волжского района Волгоградской области, девятое февраля две тысячи двадцать шестого года
Я, Новиков Леонид Михайлович, 16 мая 1974 г.р., паспорт серии 12 34 № 567890, выдан ОВД Волжского района Волгоградской области г., код подразделения 123-456, проживающий по адресу: Волгоградская область, пгт. Иванниково, ул. Мира, д. 10, кв. 5,
настоящей доверенностью уполномачиваю Горбунова Андрея Петровича, 10 марта 1980 г.р., паспорт серии 98 76 № 543210, выдан ОВД Волжского района Волгоградской области г., код подразделения 123-456, проживающего по адресу: Волгоградская область, г. Волгоград, пр. Ленина, д. 15, кв. 44,
получить мою трудовую книжку (серия ТК-V № 1234567) в ООО «Ромашка» (ИНН 1234567890, адрес: пгт. Иванниково, ул. Заводская, д. 1), расписаться за меня в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также в иных документах, необходимых для выполнения данного поручения, и совершить все иные действия, связанные с выполнением этого поручения.
Доверенность выдана сроком на 6 (шесть) месяцев.
Образец подписи поверенного:
Горбунов (подпись) А.П.
Доверитель:
Новиков (подпись) Л.М.
Подпись Новикова Л.М. удостоверяю: Нотариус Волжского района (подпись, печать)
Расписка в получении трудовой книжки по доверенности
Помимо стандартной отметки в Книге учета, некоторые специалисты по кадрам просят доверенное лицо написать отдельную расписку. Это дополнительная страховка для работодателя. В расписке указывается:
- Ф.И.О. и паспортные данные доверенного лица;
- реквизиты нотариальной доверенности (дата, номер, Ф.И.О. нотариуса);
- факт получения трудовой книжки уволенного сотрудника (Ф.И.О. работника, серия и номер книжки);
- дата получения и подпись доверенного лица.
Выдача трудовой книжки по доверенности — законный и безопасный для работодателя способ передать документ уволенному сотруднику, который не смог прийти лично. Главное правило — наличие нотариально заверенной доверенности, в которой четко прописаны полномочия представителя. При соблюдении всех формальностей и правильном заполнении книги учета движения трудовых книжек работодатель полностью снимает с себя ответственность за задержку выдачи документов.