Вопрос передачи трудовой книжки третьим лицам остается актуальным‚ несмотря на активный переход к электронному документообороту․ В 2026 году‚ когда электронные трудовые стали стандартом для новых сотрудников‚ бумажный вариант все еще имеет юридическую силу для тех‚ кто не отказался от него или чьи данные требуют уточнения․ Давайте разберемся‚ имеет ли право один человек получить трудовую книжку за другого и какие документы для этого потребуются․
Общие правила выдачи трудовой книжки
Согласно действующему трудовому законодательству‚ трудовая книжка является документом строгой отчетности․ Основное правило гласит: выдача трудовой книжки производится только самому работнику под личную подпись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним․
Однако жизнь вносит свои коррективы: сотрудник может заболеть‚ уехать в командировку или находиться в отпуске в момент увольнения или возникновения необходимости получить документ․ В таких случаях законодательство предусматривает возможность получения книжки другим лицом․
Кто может забрать трудовую книжку за сотрудника?
Забрать трудовую книжку может любой человек‚ на которого у работника оформлена соответствующая доверенность․ Это может быть:
- Родственник (супруг‚ родитель‚ ребенок‚ брат или сестра);
- Коллега по работе;
- Друг или знакомый;
- Представитель юридической организации (например‚ юрист)․
Важно не родство‚ а наличие правильно оформленного документа‚ подтверждающего полномочия представителя․
Необходимые документы для получения
Чтобы работодатель или специалист отдела кадров имел право выдать трудовую книжку третьему лицу‚ последний должен предоставить пакет документов:
- Оригинал доверенности от владельца трудовой книжки․ Доверенность должна быть нотариально заверена․ В тексте документа должно быть четко прописано право представителя на получение именно трудовой книжки (и вкладыша‚ если он есть) из конкретного места работы․
- Паспорт представителя․ Сотрудник кадров обязан сверить личность пришедшего с данными в паспорте и в доверенности․
- Копия паспорта владельца трудовой (часто требуется для подшивки в личное дело‚ хотя основным документом является нотариальная доверенность)․
Особенности оформления доверенности
Доверенность — это ключевой документ в данной процедуре․ Без нотариального заверения простая письменная форма‚ как правило‚ не принимается отделами кадров во избежание рисков мошенничества и потери документа․
Что должно быть указано в доверенности:
- Дата и место составления;
- ФИО‚ паспортные данные и адрес регистрации доверителя (сотрудника);
- ФИО‚ паспортные данные и адрес регистрации доверенного лица;
- Четкая формулировка поручения: «получить трудовую книжку и вкладыш к ней»;
- Наименование организации-работодателя‚ где хранится документ;
- Срок действия доверенности;
- Подпись доверителя‚ заверенная нотариусом․
Процедура выдачи и фиксация
Когда представитель приходит в организацию‚ специалист по кадрам выполняет следующие действия:
- Проверяет паспорт представителя и сверяет фото и данные․
- Изучает нотариальную доверенность‚ проверяет срок ее действия и полномочия․
- Делает копию доверенности и паспорта представителя (обычно они подшиваются к книге учета или в личную карточку сотрудника)․
- Находит трудовую книжку в архиве․
- В Книге учета движения трудовых книжек в графе «Подпись работника при получении трудовой книжки (вкладыша)» представитель ставит свою подпись․
- Рядом с подписью представитель может сделать пометку «За Иванова И․И․ по доверенности»‚ хотя законодательно достаточно просто подписи доверенного лица при наличии самой доверенности в деле․
Ситуация с электронными трудовыми книжками
Стоит отметить‚ что с 2020-2021 годов в России введен формат электронных трудовых книжек․ Для сотрудников‚ перешедших на электронный формат‚ бумажный вариант выдается на руки при увольнении (если они подали заявление о ведении трудовой в бумажном виде до конца 2020 года) или хранится у работодателя до момента востребования․
Если речь идет о выписке из электронной трудовой‚ то ее может получить сам работник через портал Госуслуг‚ в МФЦ или в Пенсионном фонде․ Третье лицо может получить такую выписку только при наличии нотариальной доверенности‚ аналогичной той‚ что требуется для бумажной книжки․
Что делать‚ если трудовую никто не забрал?
Если после увольнения сотрудник не явился за трудовой книжкой ни лично‚ ни через представителя‚ работодатель обязан:
- Направить уведомление по последнему известному адресу о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправку его по почте․
- Хранить документ в организации до момента его востребования․
- Не нести ответственности за задержку выдачи‚ если уведомление было отправлено своевременно․
Ответ на вопрос «Можно ли трудовую книжку забрать другому человеку?», да‚ можно․ Но это возможно исключительно при соблюдении формальных процедур: наличии нотариально заверенной доверенности и паспорта представителя․ Игнорирование этих требований может привести к утрате важного документа и юридическим проблемам как для работодателя‚ так и для сотрудника․ Поэтому‚ если вы не можете лично присутствовать при получении‚ заранее оформите доверенность у нотариуса․