Дата публикации: 03:57:29 ().
Потеря близкого человека всегда сопровождается множеством организационных вопросов. Один из них – получение трудовой книжки умершего работника. Ниже представлена подробная инструкция, которая поможет правильно оформить заявление, собрать необходимые документы и соблюсти сроки, установленные законодательством.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 84.1 (прекращение трудового договора в связи со смертью работника).
- Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № ??? «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (пункты 38 и 43).
- Федеральный закон «О государственной регистрации актов гражданского состояния» – выдача свидетельства о смерти.
Согласно пункту 38 указанного Приказа, трудовая книжка выдаётся родственникам (или иным лицам, имеющим право на получение) на основании заявления, поданного в отдел кадров организации.
Кто может подать заявление?
Заявление может подать:
- супруг(а) умершего;
- родители;
- дети (в т.ч. усыновлённые);
- братья и сёстры;
- иные лица, подтвердившие своё родство или право на получение документа (например, опекун, попечитель).
Важно: если родственник желает получить трудовую книжку по почте, он должен указать это в заявлении и приложить копию паспорта для подтверждения личности.
Необходимые документы
При подаче заявления необходимо приложить следующие документы:
- Заявление о выдаче трудовой книжки (образец см. ниже).
- Копия свидетельства о смерти работника (заверенная нотариально или заверенная органом ЗАГС).
- Документ, подтверждающий родство с умершим (свидетельство о браке, свидетельство о рождении, решение об усыновлении и т;п.).
- При получении по почте – копия паспорта заявителя (страница с фото и регистрацией).
- При личном получении – оригинал паспорта для предъявления сотруднику отдела кадров.
Все копии должны быть чёткими и читаемыми. При необходимости можно заверить их нотариально.
Порядок подачи заявления
- Подготовка документов – собрать перечень, указанный в пункте 3.
- Заполнение заявления – использовать официальный бланк или составить в свободной форме, соблюдая обязательные реквизиты.
- Подача в отдел кадров – личное посещение или отправка заказным письмом с уведомлением о вручении (если организация допускает дистанционную подачу);
- Получение подтверждения – сотрудник кадров выдаёт расписку о принятии заявления (с указанием даты и номера incoming).
- Ожидание выдачи – в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления организация обязана выдать трудовую книжку либо направить её по почте (при условии согласия заявителя).
Если в организации отсутствует возможность немедленной выдачи (например, трудовая книжка находится в архиве), отдел кадров обязан известить заявителя о причине задержки и указать новую дату выдачи.
Сроки выдачи трудовой книжки
Согласно пункту 43 Приказа Минтруда от 19 мая 2021 г., трудовая книжка должна быть выдана:
- в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления;
- при отправке по почте – в тот же срок, но с учётом времени доставки почтовой службой.
Нарушение указанного срока может быть основанием для подачи жалобы в трудовую инспекцию или в суд.
Способы получения трудовой книжки
Личное получение
Заявитель приходит в отдел кадров с оригиналом паспорта, получает трудовую книжку под расписку в журнале движения трудовых книжек.
Отправка по почте
Если заявитель указал в заявлении желание получить документ по почте, организация:
- подготавливает трудовую книжку к отправке;
- вкладывает в конверт сопроводительное письмо с реквизитами организации;
- отправляет заказным письмом с уведомлением о вручении;
- сохраняет копию уведомления о вручении в личном деле сотрудника.
Важно: при отправке по почте необходимо указать полный почтовый адрес получателя и индекс.
Образец заявления о выдаче трудовой книжки умершего сотрудника
Ниже представлен пример заявления, который можно распечатать, заполнить от руки или на компьютере. Все обязательные поля выделены жирным шрифтом.
ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче трудовой книжки умершего сотрудника Я, Фамилия Имя Отчество, residing at полный адрес проживания, паспорт: серия XXXX № XXXXXX, выдан кем и когда, являюсь супруг(ой)/родителем/ребёнком/братом(сестрой) умершего Фамилия Имя Отчество покойного, который работал в вашей организации с дата приёма по дата увольнения (день смерти) в должности название должности. Прошу выдать мне трудовую книжку указанного выше сотрудника в оригинале (или направлением по почте на адрес: полный адрес получателя). Прилагаю к заявлению: Копия свидетельства о смерти (№ __________ от __________); Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке/рождении и т.д.); Копия моего паспорта (страница с фото и регистрацией) – только при получении по почте. Примечание: Если заявление подаётся представителем (опекуном, попечителем), необходимо приложить документ, подтверждающий полномочия представителя.
После заполнения заявление подписывается и подаётся в отдел кадров вместе с перечисленными документами.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить трудовую книжку, если я не являюсь близким родственником?
- Да, если вы можете документально подтвердить своё право на получение (например, вы являетесь законным представителем наследства по завещанию или решению суда).
- Что делать, если организация отказывается выдавать трудовую книжку?
- Сначала запросите письменный мотивированный отказ. При необоснованном отказе обратитесь в трудовую инспекцию или в суд с иском о нарушении прав на получение документа.
- Нужно ли платить пошлину за выдачу трудовой книжки?
- Нет, выдача трудовой книжки родственникам умершего работника осуществляется бесплатно.
- Как быть, если трудовая книжка утеряна?
- В этом случае необходимо запросить справку о стазе и местах работы из архива организации или из Пенсионного фонда РФ. Справка имеет юридическую силу аналогично трудовой книжке.
Получение трудовой книжки умершего сотрудника – это важный шаг в оформлении наследственных прав, получении пенсии и других социальных выплат. Соблюдение установленного порядка подачи заявления, предоставление полного пакета документов и контроль за сроками выдачи помогут избежать задержек и споров с работодателем.
Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к юристу или в отдел кадров вашей организации с запросом на консультацию.
С уважением,
Ваш консультант по кадровым вопросам.