Смерть сотрудника – одно из самых тяжелых событий в жизни коллектива. Помимо эмоциональной стороны‚ возникает ряд практических вопросов‚ связанных с оформлением документов‚ в т.ч. с выдачей трудовой книжки умершего. Ниже подробно рассмотрено‚ кто имеет право получить трудовую книжку‚ какие нормативные акты регулируют этот процесс и как правильно оформить передачу документа родственникам.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (в редакции‚ действовавшей до ). В пунктах 37 и 43 указано‚ что трудовая книжка умершего работника выдается родственникам (или ближайшим родственникам).
• Изменения‚ внесенные с (Постановление Правительства РФ от № 1015). Они уточнили порядок выдачи‚ но сохранили принцип: получателем является лицо‚ указанное в заявлении родственника (супруг/супруга‚ родители‚ дети‚ другие близкие родственники).
• Трудовой кодекс РФ‚ ст. 84.1 – регулирует выдачу трудовой книжки при расторжении трудового договора по основаниям‚ не связанным с инициативой работника (в т.ч. в связи со смертью).
• Федеральный закон «О трудовых пенсиях в РФ» (в части‚ касающейся подтверждения трудового стажа для назначения пенсии).

Кто может претендовать на получение трудовой книжки

Согласно действующим нормам‚ право на получение трудовой книжки умершего работника имеют:

1. Сугубо близкие родственники – супруг/супруга‚ родители‚ дети (в т.ч. усыновленные)‚ братья и сестры.
2. Другие родственники (дядя‚ тетя‚ внуки и т.п.) – при отсутствии близких родственников или если они отказались от получения документа.
3. Лица‚ находившиеся на иждивении умершего (например‚ бывшая жена‚ если она была нетрудоспособна и получала материальную поддержку). В этом случае требуется предоставить документы‚ подтверждающие факт иждивения (справка из соцзащиты‚ судебное решение и т.д.).
4. Уполномоченное лицо по доверенности – если родственник не может лично получить книжку‚ он может оформить доверенность на другого человека (например‚ юриста или представителя организации).

Важно: получатель должен подать заявление о выдаче трудовой книжки (или расписку о получении) и предоставить документ‚ подтверждающий родство или иждивение (свидетельство о браке‚ свидетельство о рождении‚ справка о совместном проживании и т.п.).

Порядок выдачи трудовой книжки умершего работника

Оформление записи в трудовой книжке

Перед выдачей в трудовой книжке делается запись об увольнении в связи со смертью работника:

• В графе «Дата» указывается день смерти (или день‚ когда работник был уволен в связи со смертью).
• В графе «Причина увольнения» пишется: «Уволен в связи со смертью».
• Подпись уполномоченного лица (руководитель организации или уполномоченный специалист по кадрам) и печать организации.

Подготовка документов для выдачи

• Заявление родственника о выдаче трудовой книжки (образец можно найти в системах КонсультантПлюс‚ ГАРАНТ). В заявлении указываются:
  • Ф.И.О. заявителя;
  • Паспортные данные;
  • Степень родства с умершим;
  • Просьба выдать трудовую книжку (лично или почтой ценным письмом с описью вложения).
• Документ‚ подтверждающий родство или иждивение (свидетельство о браке‚ о рождении‚ справка о совместном проживании‚ решение суда о назначении алиментов и т.д.).
• Расписка в получении трудовой книжки (если выдача производится лично). Расписка заполняется получателем и содержит:
  • Ф.И.О. получателя;
  • Паспортные данные;
  • Дата получения;
  • Наименование организации‚ выдавшей книжку;
  • Подпись получателя.

Способы передачи трудовой книжки

• Личная выдача – родственник приходит в отдел кадров (или бухгалтерию) организации‚ получает книжку под расписку.
• Отправка почтой ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении – используется‚ если получатель проживает в другом городе или не может лично явиться. В этом случае к письму прилагается копия заявления и копия документа‚ подтверждающего родство.
• Через доверенное лицо – родственник оформляет нотариальную доверенность на представителя‚ который получает книжку от имени доверителя.

Отметка в книге учета движения трудовых книжек

После выдачи необходимо сделать запись в книге учета движения трудовых книжек:

• Указать номер трудовой книжки;
• Ф.И.О. получателя и его связь с умершим;
• Номер и дату расписки (или номер почтового отправления);
• Подпись ответственного лица (кадровик‚ бухгалтер) и печать организации.

Особенные случаи

Бывшая жена на иждивении

Если бывшая жена умершего находилась на его иждивении (например‚ получала алименты или была нетрудоспособна и зависела от его материальной поддержки)‚ она может претендовать на получение трудовой книжки. Для этого необходимо предоставить:

• Справку о назначении алиментов или решение суда о содержании;
• Документ‚ подтверждающий факт совместного проживания и иждивения (выписка из домовой книги‚ справка из соцзащиты).

После проверки этих документов отдел кадров выдает трудовую книжку по общим правилам.

Отказ родственников от получения

Если все потенциальные получатели отказываются принять трудовую книжку‚ организация обязана:

• Сделать запись в трудовой книжке о выдаче «по месту работы» (книжка остается у работодателя);
• Уведомить Пенсионный фонд РФ о том‚ что трудовая книжка не востребована (в целях подтверждения стажа для возможного назначения пенсии по потере кормильца).

Практический пример оформления

Ситуация: Умер сотрудник Иванов Иван Иванович. Его супруга Петрова Мария Сергеевна хочет получить трудовую книжку.

1. Сотрудник отдела кадров делает запись в трудовой книжке: «Уволен в связи со смертью» (дата – ).
2. Мария Сергеевна подает заявление о выдаче трудовой книжки‚ прилагает свидетельство о браке и копию паспорта.
3. Кадровик проверяет документы‚ готовит расписку в получении трудовой книжки.
4. При личной встрече Мария Сергеевна получает трудовую книжку‚ расписывается в расписке‚ получает копию заявления для себя.
5. В книге учета движения трудовых книжек делается запись: «Трудовая книжка № 123456 выдана Петровой М.С.‚ супруге умершего‚ расписка от № 789».

Трудовая книжка умершего работника выдается родственникам (супруг/супруга‚ родители‚ дети‚ другие близкие родственники) либо лицам‚ находившимся на его иждивении. Основанием для выдачи служит заявление получателя‚ подтверждающее родство или факт иждивения‚ а также запись в трудовой книжке об увольнении в связи со смертью. Процедура регламентирована Постановлением Правительства РФ № 225 от (с изменениями от 2021 г.) и Трудовым кодексом РФ. Правильное оформление всех документов (заявление‚ расписка‚ запись в книге учета) позволяет избежать споров и обеспечивает законное подтверждение трудового стажа для последующего назначения пенсии или других социальных выплат.

Следуя представленной инструкции‚ кадровые службы и бухгалтерии организаций смогут оперативно и корректно решить вопрос о выдаче трудовой книжки умершего работника‚ соблюдая все требования законодательства и минимизируя риски нарушений прав родственников.