Получение трудовой книжки (ТК) в день увольнения — это не просто формальность, а строго регламентированное законом право работника. Нарушение этого порядка со стороны работодателя влечет административную ответственность. Данная статья подробно разберет, как и когда вы должны получить свой главный документ о трудовой деятельности, что делать в случае задержки и какие альтернативы существуют.
Основное правило: выдача в день увольнения
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ и п. 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Постановлением Правительства РФ от № 625), работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) в день увольнения (то есть в последний рабочий день по договору).
Ключевые моменты:
- Дата выдачи = дата увольнения. Запись об увольнении вносится в ТК именно на эту дату.
- Выдача происходит в филиале/представительстве. Если организация имеет структурные подразделения в другом месте, работодатель должен организовать выдачу ТК там, где фактически работает увольняемый сотрудник (на основании информации от Минтруда Беларуси, актуальной для РФ по аналогии).
- Работник не обязан «догонять» кадровиков. Если в день увольнения сотрудник не явился (например, находится в отпуске или больничном), работодатель должен сам обеспечить возможность выдачи (направить уведомление, отправить по почте).
Пошаговый порядок действий для работодателя
В день увольнения кадровая служба должна выполнить следующий алгоритм:
- Внести запись об увольнении. Запись делается на основании приказа (распоряжения) об увольнении. В графу «Причина увольнения» вносится точная формулировка из приказа (например, «Увольнение по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)» или «Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)»).
- Оформить передачу. После внесения записи ТК передается работнику. При этом:
- В журнале регистрации движения трудовых книжек делается отметка о выдаче с указанием даты, подписи получившего сотрудника и его расшифровки.
- От самого работника берется расписка о получении ТК (можно в свободной форме, но желательно с реквизитами).
- При отсутствии работника в день увольнения:
- Направить ему уведомление (заказным письмом с уведомлением о вручении или иным способом, подтверждающим факт и дату получения) с требованием явиться за ТК либо дать согласие на ее отправку по почте.
- При наличии согласия работника — отправить ТК заказным письмом с уведомлением по его адресу, указанному в кадровых документах. Копию почтовой квитанции и уведомления о вручении прикладывают к личному делу;
Способы получения трудовой книжки
Работник может получить свой документ тремя основными способами:
Лично в кадровой службе (основной способ)
Прийти в день увольнения или позже по предварительной договоренности. Проверить правильность внесенной записи, поставить свою подпись в журнале выдачи.
По доверенности
Если работник не может прийти лично, он может направить за ТК представителя по доверенности. Доверенность должна быть оформлена в простой письменной форме (для представителя физического лица) или нотариально (если полномочия обширны). Работодатель вправе запросить паспорт представителя для сверки.
Почтовым отправлением
Применяется, если работник не явился и находится на значительном удалении. Отправка возможна только с письменного согласия работника (можно в уведомлении). Отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении. Риск потери или порчи документа несет работодатель до момента вручения работнику.
Что делать, если работодатель не выдал трудовую книжку в срок?
Если в день увольнения или по истечении 3 рабочих дней с даты подачи заявления (если ТК не была оформлена ранее) работодатель не выдал документ, работник должен действовать так:
- Направить письменное заявление (запрос) на имя руководителя организации с требованием выдать ТК. Заявление лучше передать под расписку или отправить заказным письмом.
- В случае бездействия обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ). ГИТ проведет проверку и выдаст предписание работодателю об обязательной выдаче ТК.
- Обратиться в суд с исковым заявлением о выдаче трудовой книжки и взыскании компенсации за задержку. За каждый день просрочки с работодателя взыскивается неустойка (штраф) в размере 1/300 минимального размера оплаты труда (МРОТ) за каждый день невыдачи, начиная со дня, следующего за днем увольнения (ст. 236 ТК РФ). Максимальный размер неустойки не ограничен.
Особенности: электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2021 года ведение ЭТК является обязательным для всех работодателей. При увольнении:
- Работодатель обязан внести сведения об увольнении в ЭТК в день увольнения.
- Если у работника была бумажная ТК, то запись вносится и в нее, и в ЭТК. После этого бумажная ТК выдается работнику.
- Если у работника не было бумажной ТК (только ЭТК), то ему по запросу может быть выдана справка по форме СТД-Р (сведения о трудовой деятельности), заверенная подписью работодателя и скрепленная печатью. Выдача этой справки также производится в день увольнения.
Типичные ошибки и рекомендации работнику
Что проверить сразу при получении ТК:
- Дата записи об увольнении совпадает с последним рабочим днем (датой приказа).
- Формулировка причины увольнения полностью соответствует тексту приказа.
- Отсутствие исправлений, помарок, зачеркиваний в записи. Все исправления должны быть заверены подписью и датой.
- Наличие всех предыдущих записей (прием на работу, переводы, поощрения).
Если обнаружены ошибки — немедленно заявите об этом кадровику. Запись должна быть переделана. Если ошибку обнаружили позже, нужно написать заявление о внесении исправлений с приложением копии приказа об увольнении.
Получить трудовую книжку при увольнении, ваше законное право. Работодатель обязан выдать ее в день увольнения с корректной записью. При задержке выдачи действуйте последовательно: заявление, жалоба в ГИТ, иск в суд. Не забывайте проверять документ при получении. В эпоху цифровизации также важно понимать разницу между бумажной ТК, электронной ТК и справкой СТД-Р.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (Трудовой кодекс, Постановление Правительства № 625) и практики применения.