Получение загранпаспорта — ответственная процедура, требующая подготовки множества документов. Одним из ключевых является трудовая книжка. Но не просто сама книжка, а её заверенная копия. Почему это необходимо и как правильно её оформить? Разберём по шагам.
Почему нужна заверенная копия?
При подаче заявления на загранпаспорт (в т.ч. через МФЦ или портал Госуслуг) вы обязаны предоставить документ, подтверждающий вашу занятость. Оригинал трудовой книжки вы оставляете у себя, а в паспортный стол передаёте нотариально заверенную или заверенную по месту работы копию. Это гарантирует, что данные в вашем заявлении соответствуют официальной записи.
Кто имеет право заверять?
Законодательство РФ (Трудовой кодекс, Приказ Минтруда) определяет двух уполномоченных лиц:
- Нотариус. Самый универсальный и надёжный вариант. Заверение у нотариуса имеет силу по всей стране и не зависит от вашего текущего места работы.
- Работодатель (или уполномоченное им лицо). Это может быть:
- Директор/генеральный директор организации.
- Лицо, на которое возложены кадровые функции (начальник отдела кадров, HR-менеджер).
- В случае государственных и муниципальных органов — уполномоченный сотрудник кадровой службы.
Важно: Если вы не работаете (пенсионер, студент, безработный), заверяет нотариус или орган, выдавший справку о неработающем статусе (например, центр занятости).
Пошаговая инструкция по заверению
Шаг 1: Подготовьте копию
Сделайте полную и точную фотокопию трудовой книжки:
- Все страницы, включая пустые и ьный лист.
- Все записи о работе, увольнениях, награждениях должны быть читаемы.
- Если в книжке есть вкладыши (например, о переводе), их тоже копируйте.
Не допускайте: копирования через стекло, обрезки, искажения текста.
Шаг 2: Обратитесь к уполномоченному лицу
Выберите один из двух путей:
- Через работодателя: Обратитесь в отдел кадров вашей текущей (или последней) организации. Предоставьте оригинал для сверки. Сотрудник ОКадров сверяет копию с оригиналом, ставит на каждой странице копии (или на последней) подпись, расшифровку, дату и печать организации (обычно круглую с наименованием и ИНН).
- Через нотариуса: Возьмите с собой оригинал трудовой книжки и свою копию. Нотариус сверит документы, удостоверит, что копия соответствует оригиналу, и поставит на ней свою подпись, штамп и печать. Услуга платная (стоимость регулируется Налоговым кодексом).
Шаг 3: Проверьте заверенную копию
Перед тем как идти в паспортный стол, внимательно проверьте:
- Наличие подписи заверяющего лица (директора/начальника ОКадров или нотариуса).
- Наличие расшифровки подписи (ФИО).
- Наличие даты заверения.
- Наличие печати (организации или нотариальной). Печать должна быть чёткой, не затертой.
- Все ли страницы скопированы? Часто заверяют только последнюю страницу с записью об увольнении, но по правилам нужно всё.
Особые случаи и частые вопросы
Что делать, если я не работаю?
Если вы не трудоустроены, заверять нечего. Вместо трудовой книжки вам потребуется:
- Справка об отсутствии работы из центра занятости населения.
- Свидетельство о пенсии (для пенсионеров).
- Справка из учебного заведения (для студентов).
Эти документы также нужно заверять по месту их выдачи (в ЦЗН, ПФР, вузе) или у нотариуса.
А если у меня электронная трудовая книжка (ЭТК)?
В этом случае вы запрашиваете в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) через портал Госуслуг или напрямую в СФР/работодателю. Полученный документ (обычно в PDF) нужно:
- Распечатать на простой бумаге.
- Заверить у нотариуса (так как у работодателя нет «оригинала» для сверки в привычном виде).
Можно ли заверять копию у бывшего работодателя?
Да, можно и нужно. Заверяющей стороной является организация, в которой были сделаны записи. Даже если вы уволились много лет назад, вы имеете право обратиться в кадровую службу той компании, где работали последней, для заверения копии своей трудовой. Это их обязанность.
Типичные ошибки, которых стоит избегать
- Заверение только последней страницы. Требуется копия всей книжки.
- Отсутствие даты заверения. Без даты документ не считается заверенным.
- Неразборчивая печать или подпись. Должно быть всё читаемо.
- Исправления в заверенной копии. Любые исправления (даже цифры) делают документ недействительным. Нужно переделать копию.
- Срок действия. У заверенной копии нет строгого срока, но паспортный стол может потребовать, чтобы документ был выдан/заверен не ранее 3-х месяцев до подачи заявления. Уточняйте актуальные требования на сайте МВД России.
- Сделайте полную фотокопию трудовой книжки (все страницы).
- Обратитесь в отдел кадров вашего последнего работодателя или к нотариусу.
- Убедитесь, что на копии есть: подпись, расшифровка, дата, печать.
- Проверьте, что все страницы скопированы и текст читаем.
- Упакуйте заверенную копию вместе с другими документами для загранпаспорта.
Соблюдение этих простых правил избавит вас от лишних визитов в паспортный стол и ускорит получение загранпаспорта. Если остались сомнения, уточняйте в конкретном подразделении МВД или у нотариуса.