Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. Одним из разделов этой книги являются поощрения и награды. К ним относятся и почетные грамоты губернатора различных субъектов РФ. В статье рассмотрим, какие нормативные акты регулируют внесение такой записи, какие сведения необходимо указать, а также что делать, если отсутствует официальный приказ.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ, статья 191 (пункт 24 Правил оформления трудовых книжек) – определяет перечень поощрений, которые подлежат обязательному отражению в трудовой книжке.
• Постановление Правительства РФ от 30 июня 2002 г. № 369 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек» – уточняет форму и содержание записей.
• Приказы Минтруда РФ, а также региональные нормативные акты (например, приказ о введении в действие формы записи о награждении) – регулируют порядок оформления конкретных видов наград.

Согласно этим документам, в трудовую книжку вносятся сведения о:

• государственных наградах и почетных званиях;
• почетных грамотах, дипломах, значках, присвоенных по инициативе работодателя;
• грамотах губернатора, если они выданы в официальном порядке (на основании приказа, решения или указа).

Какие грамоты губернатора подлежат внесению?

Не каждая «похвальная бумажка» фиксируется в трудовой книжке. В запись допускаются только те грамоты, которые:

1. выданы официальным органом (губернатором) в рамках государственной программы или в результате конкурсного отбора;
2. имеют реквизиты официального документа (дата, номер приказа/решения, печать);
3. относятся к профессиональной сфере работника (например, «Грамота губернатора за многолетний добросовестный труд», «Грамота за внедрение инноваций в производстве»).

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Запись делается в разделе «Поощрения» (страницы 12‑13 в современной форме трудовой книжки). Основные графы:

Графа 3 – «Кем награжден, какой наградой и за какие достижения»

В этой графе необходимо указать:

• наименование наградившего органа (например, Губернатор Иркутской области);
• вид награды (почетная грамота);
• краткое описание основания (за многолетний труд, за внедрение новых технологий и т.д.).

Графа 4 – «Наименование документа, на основании которого сделана запись»

Здесь указываются:

• тип документа (приказ, решение, распоряжение);
• дата его издания;
• номер (если есть) и, при необходимости, сведения о приложении (например, «постановление № 45‑О от »).

Что писать, если приказ отсутствует или его номер неизвестен

Ситуация, когда грамота есть, но документ‑основание не найден, встречается часто. В этом случае рекомендуется:

1. Обратиться к работодателю за копией приказа или справкой, подтверждающей факт награждения.
2. Если справка невозможна, оформить «Свидетельство о вручении грамоты», подписанное руководителем организации и заверенное печатью.
3. В графе 4 указывать: «Свидетельство о вручении грамоты от , без номера» или «Приказ (документ) не найден, сведения подтверждены справкой от руководителя». При этом запись должна быть подписана и заверена работодателем.
4. Сохранить оригинал грамоты и справки в личном деле работника – это поможет избежать вопросов при проверке.

Образец записи о награждении грамотой губернатора

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о грамоте, если она выдана только отделом компании?

Нет. По пункту 24 Правил, в книжку вносятся только официальные награды, выданные государственными органами или на основании приказа работодателя. Грамота отдела без официального приказа не фиксируеться.

Можно ли записать в книжку несколько наград за один год?

Да. Каждая награда фиксируется отдельной записью в той же странице «Поощрения», при этом указываются разные даты и номера документов.

Что делать, если работник уволился до того, как получил копию приказа?

Работодатель обязан предоставить работнику копию документа‑основания в течение 5 рабочих дней после запроса. При отсутствии документа следует оформить справку о вручении награды.

Как оформить запись, если грамота имеет только дату, но без номера?

В графе 4 указывают: «Приказ от , номер не указан». При этом запись должна быть заверена подписью и печатью работодателя.

Запись о получении грамоты губернатора в трудовую книжку – обязательный процесс, который подтверждает профессиональные достижения работника и может стать важным аргументом при дальнейшем трудоустройстве. Правильное оформление записи требует:

• соблюдения нормативных требований (ТК РФ, Положение о трудовых книжках);
• точного указания в графах 3 и 4 всех реквизитов наградившего органа и документа‑основания;
• действий в случае отсутствия приказа – получение справки или свидетельства от работодателя.

Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете оформить запись корректно и избежать возможных проблем при проверках со стороны инспекции труда.