Вопрос о том, какие именно поощрения и награждения должны фиксироваться в трудовой книжке, часто вызывает путаницу у как самих работников, так и у специалистов по кадрам. Не всякое денежное вознаграждение или знак внимания от руководства становится поводом для внесения записи в этот важный документ. Давайте разберемся в деталях, опираясь на действующее законодательство и официальные разъяснения.

Ключевое различие: премия как часть зарплаты vs. награждение за заслуги

Главный принцип, который необходимо запомнить, сформулирован в разъяснениях Министерства труда России и Роструда:

Иными словами, если премия начисляется ежемесячно/ежеквартально по итогам работы всем сотрудникам отдела или компании на основании утвержденных критериев — это не награда, а часть оклада. Записывать такие выплаты в раздел «Сведения о награждении (поощрении)» не требуется.

Какие поощрения и награды ВНОСЯТСЯ в трудовую книжку?

Записи вносятся только в отношении тех поощрений, которые имеют особый, премиальный характер и выдаются за конкретные, выдающиеся достижения или долголетнюю безупречную службу. Перечень таких поощрений закреплен в п. 25 «Положения о трудовых книжках» (утверждено постановлением Правительства РФ).

К ним относятся:

• Государственные награды (ордена, медали, знаки отличия).
• Почётные звания (федеральные и региональные, например, «Заслуженный работник РФ», «Почётный строитель города Москвы»).
• Награды и почётные грамоты от государственных органов власти, органов местного самоуправления, общественных объединений.
• Благодарности от вышестоящих органов или работодателя (если они выданы в формальном порядке, на основании приказа/распоряжения).
• Поощрения в виде ценных подарков (но только если они оформлены как официальное награждение, а не просто разовая материальная помощь).

Какие выплаты НЕ отражаются в трудовой книжке?

• Все виды премий, включенных в систему оплаты труда (ежемесячные, квартальные, годовые, премии за выполнение плана).
• Материальная помощь (кроме случаев, когда она является формой награждения, что должно быть прямо указано в документе).
• Ежегодные отпускные, больничные — это гарантированные выплаты, а не поощрения.
• Подарки к праздникам (8 марта, 23 февраля, Новый год), если они носят разовый характер и не оформлены как награда.
• Выплаты за выслугу лет (если они предусмотрены локальными нормативными актами как часть системы оплаты).

Порядок внесения записи о награждении

Если решение о награждении принято, запись вносится строго на основании официального документа:

1. Указа (для государственных наград).
2. Приказа или распоряжения работодателя (для всех остальных видов поощрений).
3. В отдельных случаях, решения органа власти или общественной организации.

Как заполняется раздел «Сведения о награждении»:

В графах раздела (для бумажной или электронной книжки) указывается:

• Графа 1: Порядковый номер записи.
• Графа 2: Дата награждения (дата документа, а не дата вручения).
• Графа 3:
  • Кем награжден (например: «Приказом генерального директора ООО «Ромашка» № 123-к от »).
  • За что награжден (краткое описание достижения, например: «за безупречную работу и высокие профессиональные качества в связи с 10-летием работы в компании»).
  • Какой наградой (например: «объявлена благодарность», «награжден почетной грамотой», «премирован ценным подарком»).

Частые вопросы и нюансы

А что если работодатель хочет отметить мою премию за проект в трудовой?

Если эта премия является разовой, внеочередной и выдана именно за конкретный выдающийся результат (а не по итогам квартала всем), работодатель вправе оформить её как награждение. Для этого нужно издать отдельный приказ о поощрении и внести запись в трудовую книжку. Если же это просто часть системы премирования, запись не требуется.

Записываются ли благодарности в устной форме?

Нет. Благодарность должна быть оформлена письменно (в приказе, распоряжении, на бланке организации) и иметь номер и дату. Без документа запись в трудовую книжку не внести.

Как быть с наградами от профсоюза или профессиональных ассоциаций?

Такие награды (например, «Лучший специалист отрасли» от отраслевого союза) подлежат внесению, если они являются официальными и имеют статус награды. Необходимо иметь на руках документ от awarding организации.

Что делать, если запись о награждении пропущена?

Работник вправе подать заявление работодателю с просьбой внести пропущенную запись; Работодатель обязан это сделать на основании имеющегося приказа. Если приказ утерян, его необходимо восстановить. Внесение записи возможно даже после увольнения, но только на основании документов, выданных бывшим работодателем.

Как это выглядит в электронной трудовой книжке (ЭТК)?

При переходе на ЭТК (с 2021 года для новых работников) все сведения о награждениях также вносятся в электронный раздел «Сведения о награждении». Порядок и основания те же: приказ/указ с номером и датой. Электронная запись имеет такую же юридическую силу, что и handwritten в бумажной книжке.

Практический вывод для работника и кадровика

• Для работника: Если вам вручили ценный подарок или объявили благодарность без приказа — это, скорее всего, жез goodwill, а не официальное награждение. Требуйте оформления документа, если хотите, чтобы это отразилось в трудовой. Записи о регулярных премиях в разделе «Награды» быть не должно.
• Для работодателя/кадровика: Вносить в трудовую книжку записи нужно только на основании письменного документа (приказ, указ). Не перегружайте раздел записями о каждой премии по итогам работы — это может привести к вопросам со стороны проверяющих (Пенсионный фонд, трудовая инспекция). Разделяйте понятия «премия» (оплата труда) и «награда» (поощрение).

*Статья подготовлена на основе анализа информации от официальных источников (Роструд, Минтруд, ГАРАНТ) по состоянию на май 2026 года. Перед применением в конкретной ситуации рекомендуется уточнение актуальных редакций нормативных актов.