В трудовой книжке фиксируются все официальные сведения о работе сотрудника: даты начала и окончания трудового договора, должности, а также сведения о поощрениях и наградах. Правильное оформление этих записей важно для сохранения прав работников и упрощения процедуры проверки трудовой истории.
Что такое поощрение в трудовой книжке?
Поощрение — это официальное признание заслуг сотрудника, которое фиксируется в трудовой книжке. В России поощрения могут быть различными: денежные премии, благодарственные письма, грамоты, медали и т.д. В трудовой книжке фиксируется только факт получения поощрения, а не его размер.
Когда в трудовой книжке фиксируется поощрение?
- При выдаче поощрения сотруднику.
- При оформлении увольнения сотрудника (если поощрение было выдано в течение последнего года работы).
Как правильно заполнить запись о поощрении?
Согласно рекомендациям Роструда, при оформлении поощрения в трудовой книжке следует использовать второй вариант записи. Ниже приведён подробный образец.
Формат записи
- Дата – дата, когда поощрение было выдано.
- Сведения о поощрении – название поощрения (например, «Благодарственное письмо», «Грамота»).
- Краткое описание – причина, по которой сотрудник получил поощрение (например, «За выдающиеся результаты в проекте X»).
- Срок действия – если поощрение имеет ограниченный срок действия (например, «Срок действия: 1 год»).
- Подпись руководителя – подпись лица, выдавшего поощрение.
- Печать организации – печать организации, подтверждающая подлинность записи.
Пример заполнения
Допустим, сотрудник Иванов Иван Иванович получил благодарственное письмо за участие в проекте «Развитие ИТ-инфраструктуры».
Запись в трудовой книжке:
Сведения о поощрении: Благодарственное письмо
Краткое описание: За выдающиеся результаты в проекте «Развитие ИТ-инфраструктуры»
Срок действия: бессрочно
Подпись руководителя: ___________________
Печать организации: ___________________
Особенности при увольнении по собственному желанию
При увольнении сотрудника по собственному желанию в его трудовую книжку необходимо внести сведения о всех поощрениях, полученных в течение последнего года работы. Это правило подтверждает Роструд в официальных инструкциях.
В примере выше, если Иванов Иван Иванович уходит в декретный отпуск, в его трудовой книжке будет записано:
Сведения о поощрении: Благодарственное письмо
Краткое описание: За выдающиеся результаты в проекте «Развитие ИТ-инфраструктуры»
Срок действия: бессрочно
Подпись руководителя: ___________________
Печать организации: ___________________
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли изменить дату поощрения в трудовой книжке? – Нет, изменение даты возможно только в случае ошибки, но это должно быть подтверждено письменным заявлением руководителя и печатью организации.
- Что делать, если поощрение было выдано без официального письма? – В таком случае необходимо оформить письменное подтверждение от руководителя и добавить запись в трудовой книжке.
- Можно ли указать сумму премии в трудовой книжке? – Нет, в трудовой книжке фиксируется только факт получения поощрения, а не его размер.
Правильное оформление сведений о поощрениях в трудовой книжке обеспечивает прозрачность трудовых отношений и защищает права сотрудника. Следуйте рекомендациям Роструда, используйте второй вариант записи и обязательно фиксируйте все поощрения, полученные в течение последнего года работы, особенно при увольнении по собственному желанию.
Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в региональный офис Роструда.