Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В неё вносятся не только сведения о приёме‚ переводе и увольнении‚ но и информация о поощрениях и награждениях за трудовые заслуги. Ниже подробно рассмотрено‚ какие виды поощрений подлежат занесению‚ а какие – нет‚ а также порядок внесения записей в бумажную и электронную форму трудовой книжки.

Нормативная база

Основные положения‚ регулирующие внесение сведений о поощрениях‚ содержатся в:

• Трудовом кодексе РФ – ст. 66 (форма и порядок ведения трудовых книжек);
• Порядке ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 69);
• Разъяснениях Роструда и Минтруда (письма от ‚ и др.);
• КонсультантПлюс‚ Гарант.Ру и другими правовыми системами – практические комментарии и образцы записей.

Что считается поощрением и подлежит занесению

По мнению большинства правоприменителей и ведомственных разъяснений‚ в трудовую книжку вносятся только те поощрения‚ которые:

1. Установлены локальными нормативными актами работодателя как вид поощрения (премии‚ благодарности‚ почетные грамоты‚ памятные подарки и т;п.);
2. Выражают признание трудовых заслуг работника и не являются частью регулярной оплаты труда;
3. Оформлены приказом (распоряжением) нанимателя.

К таким поощрениям относятся:

• Премии‚ выплачиваемые за особые достижения (например‚ за выполнение плана‚ рационализаторское предложение‚ выслугу лет)‚ если они не включены в системную оплату труда;
• Почетные грамоты‚ благодарности‚ знаки отличия‚ награды отраслевых и профессиональных ассоциаций;
• Награды государственные и ведомственные (ордена‚ медали‚ звания «Ветеран труда» и т.д.);
• Иные формы поощрения‚ предусмотренные коллективным договором или внутренними положениями о премировании‚ но не являющиеся составной частью заработной платы.

Что не заносится в трудовую книжку

Согласно разъяснениям Роструда и Минтруда‚ в трудовую книжку не вносятся выплаты‚ которые:

• Являются составной частью заработной платы (оклад‚ надбавки‚ регулярные премии‚ включенные в систему оплаты труда);
• Выполняют функцию компенсации (например‚ выплаты за вредные условия‚ сверхурочную работу) и не носят характер поощрения;
• Осуществляются по инициативе работника (например‚ возмещение расходов на обучение) без признания трудовых заслуг.

Пример: разовая денежная премия‚ предусмотренная положением о премировании и выплачиваемая как часть месячной зарплаты‚ не отражается в трудовой книжке.

Образец записи в трудовую книжку

Запись о поощрении вносится в раздел «Сведения о поощрении» (в бумажной книжке – обычно после сведений о работе). Обязательные реквизиты:

• Дата издания приказа о поощрении;
• Номер и название приказа;
• Краткое описание поощрения (например‚ «Премия за успешное выполнение годового плана»);
• Основание (положение о премировании‚ коллективный договор и т.п.).

Пример записи:

2025 г. 03 марта – Приказ № 45‑к «О премировании за высокие показатели работы в 2024 году». Премия в размере 50 000 руб. за успешное выполнение годового плана продаж.

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 г. ведение трудовых книжек перешло в электронный формат для большинства работников. Порядок внесения сведений о поощрениях в ЭТК аналогичен бумажному варианту‚ но реализуется через личный кабинет на портале «Работа в России» или через специализированные кадровые системы.

Основные шаги:

1. Создать электронный приказ о поощрении (подписанный ЭЦП);
2. В разделе «Сведения о поощрении» заполнить поля: дата‚ номер приказа‚ описание поощрения;
3. Подтвердить запись – она автоматически становится доступной работнику и работодателю в их личных кабинетах.

Важно: при переходе с бумажной на электронную форму ранее внесенные записи о поощрениях сохраняются и переносятся в ЭТК без изменений.

Практические рекомендации для кадровых служб

• Четко разграничивайте премии‚ включенные в систему оплаты труда‚ и разовые поощрения. Первые не отражаются в трудовой книжке‚ вторые – обязательно.
• Храните копии приказов о поощрениях в личном деле сотрудника не менее 50 лет (согласно требованиям к хранению трудовых документов).
• При внесении записи используйте официальные формулировки из приказа‚ избегайте сокращений‚ которые могут вызвать двоякое толкование.
• В случае сомнений – обращайтесь к актуальным разъяснениям Роструда или консультируйтесь с юристом по трудовому праву.
• Обучайте ответственных сотрудников правилам заполнения как бумажных‚ так и электронных трудовых книжек‚ проводя периодические инструктажи.

Занесение сведений о поощрениях в трудовую книжку – важная часть документирования трудовой деятельности. Правильное различие между поощрениями‚ отражающими признание заслуг‚ и выплатами‚ входящими в состав заработной платы‚ позволяет избежать ошибок и споров с работниками и контролирующими органами. Следуя нормативным актам ТК РФ‚ разъяснениям Роструда и Минтруда‚ а также используя приведенные образцы и рекомендации‚ кадровые службы обеспечат корректное и прозрачное ведение трудовых книжек как в бумажном‚ так и в электронном виде.