Трудовая книжка (в т.ч. в форме электронного документа) является основным документом, подтверждающим стаж и трудовую деятельность работника. Её утрата или повреждение создаёт юридические и административные сложности как для самого работника, так и для работодателя. С 1 января 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая хранится в Социальном фонде РФ (СФР). Однако бумажные книжки до сих пор широко используются, и вопрос их утраты актуален.

Важно понимать: работодатель (физическое или юридическое лицо) — это сторона трудовых отношений, заключившая с работником трудовой договор. Именно на него возложена обязанность по надлежащему оформлению и хранению трудовых документов, включая трудовую книжку.

Правовая основа

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ): ст. 81 (прекращение трудового договора), ст. 85 (трудовая книжка), ст. 66 (оформление при увольнении).
• Постановление Правительства РФ № 225 (об утверждении Положения о трудовых книжках).
• Статья 5.27 КоАП РФ (ответственность за нарушения трудового законодательства).

Ситуации, с которыми сталкивается работодатель

1. Утеряна трудовая книжка работника, который продолжает работать (трудовые отношения действуют).
2. Утеряна трудовая книжка работника при увольнении (наиболее частая ситуация).
3. Утеряна или повреждена электронная трудовая книжка (вопрос решается через СФР).

Пошаговая инструкция для работодателя

Шаг 1: Установление факта утраты/повреждения

Работник должен письменно заявить об утрате или порче своей трудовой книжки. Работодатель вправе потребовать от него:

• Письменное заявление с просьбой о выдаче дубликата.
• Справку из органа внутренних дел (полиции) об утере (если была кража или утеряна в общественном месте).
• При повреждении — предъявить испорченную книжку.

Шаг 2: Оформление дубликата трудовой книжки

Работодатель обязан оформить дубликат. Порядок действий:

1. На основании заявления работника и при наличии у работодателя сведений о его трудовой деятельности (личные карточки, приказы, штатное расписание) составляется дубликат трудовой книжки.
2. В дубликате вносятся все записи об основных этапах трудовой деятельности в этой организации (приём, переводы, увольнение) с указанием дат и номеров приказов.
3. Дубликат оформляется на том же бланке, что и оригинал, с надписью «Дубликат» в верхней части.
4. Дубликат подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и заверяется печатью организации.
5. На последней странице дубликата делается запись: «Дубликат выдачен взамен утерянной (повреждённой) трудовой книжки серии ___ № ___ от ___».

Шаг 3: Выдача дубликата работнику

Дубликат выдаётся работнику под расписку в журнале учёта выдачи документов или в его личном деле. Работник должен расписаться в получении.

Важные нюансы по срокам:

• Если работник уволен, работодатель обязан выдать ему трудовую книжку (или дубликат) в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). При утере оригинала — выдаётся дубликат в этот же день.
• Если работник продолжает работать, дубликат оформляется и выдаётся в разумный срок после подачи заявления (обычно в течение 3-5 рабочих дней).

Шаг 4: Уведомление Социального фонда (для ЭТК)

Если у работника была оформлена электронная трудовая книжка, то сведения об её утрате/повреждении и выдаче дубликата (бумажного) должны быть направлены в СФР. Это делается через личный кабинет работодателя на портале госуслуг или напрямую в отделение СФР. В СФР будет обновлена информация.

Ответственность работодателя за бездействие

Неисполнение обязанности по выдаче дубликата трудовой книжки влечёт административную ответственность:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Кроме того, работник вправе обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для принуждения к выдаче документа и компенсации морального вреда.

Что НЕ должен делать работодатель?

1. Не увольнять работника только на основании того, что он потерял трудовую книжку. Это прямое нарушение ТК РФ.
2. Не отказывать в выдаче дубликата, ссылаясь на то, что оригинал не передан. Обязанность оформить дубликат существует независимо от этого.
3. Не вносить записи в дубликат «с нуля». Все записи должны быть точной копией тех, что были в оригинале (на основании имеющихся у работодателя документов).

Краткий итог (чек-лист для работодателя)

• Получить от работника письменное заявление об утере/повреждении.
• Оформить дубликат трудовой книжки на официальном бланке с отметкой «Дубликат».
• Внести в дубликат все имеющиеся записи о трудовой деятельности в организации.
• Выдать дубликат работнику под расписку.
• При наличии ЭТК — уведомить СФР о выдаче дубликата.
• Соблюдать сроки: в день увольнения или в разумный срок для работающих.