Трудовые книжки – один из основных документов, фиксирующих трудную историю работника. Их правильное оформление, ведение и хранение регулируются рядом нормативных актов, которые постоянно обновляются. Ниже подробно рассматриваеться текущий порядок хранения трудовых книжек в России.
Нормативно‑правовая база
Основным документом, определяющим форму и порядок ведения трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от № 320н. В нём указаны:
- Требования к форме трудовых книжек;
- Порядок заполнения и обновления данных;
- Правила хранения и уничтожения документа.
Дополнительно актуальными являются:
- Положения Трудового кодекса РФ о трудовом деле;
- Постановления Правительства РФ о сроках хранения кадровых документов;
- Последние изменения, опубликованные на официальном портале klerk.ru.
Форма и содержание трудовых книжек
Согласно действующей форме:
- На первой странице указываются общие сведения о работнике (ФИО, дата рождения, паспортные данные).
- На последующих страницах фиксируются сведения о трудовом месте, заключенииттрудовых договорах, переводах, отпусках, премиях и т.д.
- Каждое изменение вносится подписью работника и уполномоченного представителя организации.
Важно, чтобы в книжке не было пробелов – каждая запись должна быть полностью заполнена.
Порядок ведения трудовых книжек
Ведение книжек осуществляется в следующих шагах:
- Приём на работу: в течение 30 дней с даты начала работы в организации в трудovую книгу вносится запись о заключении трудового договора.
- Обновление данных: при изменении места работы, должности, заработной платы или иных обстоятельств вносиются соответствующие записи.
- Закрытие страницы: после завершения трудовых отношений последняя запись фиксируется подписью работодателя и работника.
Сроки хранения трудовых книжек
Согласно Постановлению Правительства РФ № 559 от :
- Трудовые книжки хранятся в течение 55 лет с даты их закрытия.
- После истечения срока хранения документ подлежит уничтожению в соответствии с установленными процедурами.
Для отдельных категорий работников (например, ветеранов, лиц, получивших специальные награды) сроки могут быть продлены.
Особенности для новых регионов
По информации, опубликованной в СМИ, правительство РФ продлило до конца 2026 года особый порядок регулирования трудовых отношений для новых регионов. Это включает:
- Упрощённые правила оформления и хранения трудовых книжек;
- Расширенные сроки подачи документов в кадровые службы;
- Возможность использования электронных форм в рамках пилотных проектов.
Таким образом, в новых регионах работодатели могут дольше сохранять оригиналы книжек и использовать упрощённые схемы их передачи.
Практические рекомендации
Для соблюдения всех требований к хранению трудовых книжек рекомендуется:
- Регулярно проверять актуальность данных в системе кадрового учёта.
- Хранить книжки в защищённом от потери и повреждения месте (например, в закрытом сейфе или специальном архиве).
- Вести электронный журнал контроля над сроками хранения, чтобы своевременно утилизировать просроченные документы.
- При необходимости переводить бумажные записи в электронный формат, но сохранять оригинал в архиве до истечения 55‑летнего срока.
Соблюдение указанных норм позволяет избежать штрафов, упростить процесс аудита и обеспечить правовую защиту как работодателя, так и работников.