Ведение трудовых книжек — процесс, требующий максимальной внимательности и знания актуального законодательства. Даже одна допущенная ошибка может создать проблемы работнику при назначении пенсии или подтверждении стажа. В 2026 году основным нормативным актом, регулирующим этот вопрос, остается Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
Главное правило, которое необходимо запомнить каждому кадровику и работодателю: в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» категорически запрещается зачеркивать, подчищать или замазывать корректирующими средствами ошибочные записи. Любая ошибка исправляется только путем внесения новой, корректной записи.
Основные принципы исправления ошибок
Согласно действующим правилам, порядок исправления зависит от того, где именно была допущена ошибка: на ьном листе или в разделах о работе.
Исправление ошибок на ьном листе
Если ошибка обнаружена в фамилии, имени, отчестве, дате рождения или образовании на ьном листе:
- Неверная запись зачеркивается одной чертой (так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое).
- Рядом (обычно сверху или сбоку) вносится правильная запись.
- Исправление заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
- На внутренней стороне обложки делается ссылка на документы-основания (паспорт, диплом и т.д.) с указанием их номеров и дат, которая также заверяется подписью и печатью.
Исправление ошибок в разделах о работе и награждениях
Здесь действует принцип «признания записи недействительной». Поскольку зачеркивания запрещены, алгоритм действий следующий:
- В графе 3 («Дата») ставится текущая дата внесения исправления.
- В графе 4 («Документ, на основании которого внесена запись») указывается номер приказа или распоряжения, которым оформлено исправление (если такой приказ издается), либо ссылка на документ-основание.
- В графе 5 («Сведения о приеме на работу…») вносится запись: «Запись за номером [номер] недействительна».
- Следующей строкой (без пропуска строк) вносится правильная запись.
Важно: Если ошибка допущена предыдущим работодателем, исправление вносит текущий работодатель по месту последней работы. Для этого у сотрудника должны быть документы, подтверждающие ошибку (копии приказов, выписки). В графе 4 указывается реквизит документа-основания от предыдущего работодателя.
Образцы записей для различных ситуаций
Ниже приведены конкретные примеры того, как должны выглядеть записи в трудовой книжке в 2026 году.
Ситуация 1: Исправление собственной ошибки (техническая ошибка, неверная должность)
Предположим, в записи № 15 была допущена ошибка в названии должности («Менджер» вместо «Менеджер»). Исправление вносится текущим работодателем.
| Графа 1 (№ записи) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о работе) | Графа 4 (Основание) |
|---|---|---|---|
| 15 | Принят в отдел продаж на должность Менджер | Приказ от № 5-к | |
| 16 | Запись за номером 15 недействительна. | Приказ от № 12-к | |
| 17 | Принят в отдел продаж на должность Менеджер |
Ситуация 2: Исправление ошибки предыдущего работодателя
Сотрудник устроился в новую компанию, и выяснилось, что прошлый работодатель неверно указал дату увольнения. Новый работодатель вносит исправление.
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| 20 | Запись за номером 19 недействительна. | Приказ ООО «Вектор» от № 45 | |
| 21 | Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ |
Примечание: В графе 4 указываеться реквизит приказа предыдущего работодателя, который подтверждает правильную дату.
Ситуация 3: Исправление серии и номера вкладыша
Порядок не регулирует напрямую исправление серии и номера вкладыша, но эксперты (в т.ч. из изданий «Кадровик-практик») рекомендуют применять аналогию с исправлением личных данных. Неверные данные зачеркиваются, рядом пишутся верные, и исправление заверяеться подписью и печатью.
Частые вопросы и нюансы 2026 года
Нужно ли издавать отдельный приказ об исправлении?
Законодательство прямо не требует издания отдельного приказа для каждого исправления, однако настоятельно рекомендуется делать это для обоснования записи в графе 4. Основанием может служить служебная записка сотрудника с приложением копий документов, подтверждающих ошибку.
Что делать, если организация сменила название?
Если ошибка связана с переименованием организации, запись о переименовании вносится отдельной строкой. Если же в названии допущена опечатка, применяется стандартная схема: «Запись № X недействительна» -> правильная запись.
Можно ли использовать электронную трудовую?
С 2026 года для большинства работников актуальна электронная трудовая книжка (ЭТК). Исправления в ЭТК вносятся работодателем путем подачи корректирующей формы отчетности (СЗВ-ТД или аналогичной) в Социальный фонд России (СФР). Механические исправления в бумажном варианте (если он ведется по желанию работника) должны полностью соответствовать данным, отправленным в СФР.
Правильное оформление исправлений в трудовой книжке — залог юридической чистоты документов компании и защищенности прав сотрудника. Помните: никаких корректоров и двоек. Только четкая запись о недействительности предыдущей строки и внесение актуальных данных с опорой на документы-основания; Соблюдение этих правил поможет избежать проблем при проверках ГИТ и при расчете пенсии работнику в будущем.