Трудовая книжка (ТК) остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. Поэтому правильное ведение, хранение, учёт и выдача ТК возлагаются на специально уполномоченное лицо, которое назначается приказом работодателя. Ниже представлен подробный обзор порядка назначения ответственного за ведение трудовых книжек, нормативной базы, требований к кандидату и содержания самого приказа.

Нормативно‑правовая база

Основные положения, регулирующие порядок ведения трудовых книжек, содержатся в:

• Трудовом кодексе Российской Федерации (ст. 66, 65.1);
• Постановлении Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
• Федеральном законе «Об электронной трудовой книжке» от № 79‑ФЗ;
• Методических рекомендациях Минтруда России по ведению и хранению трудовых книжек (актуальные редакции 2024‑2025 гг.).

Согласно этим нормам, ответственность за ведение ТК (включая электронные варианты) несет лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Кто может быть назначен ответственным

Ответственным за ведение трудовых книжек может быть любой сотрудник организации, соответствующий следующим требованиям:

• Имеет высшее или среднее профессиональное образование в области кадрового дела, юриспруденции, экономики или смежных специальностей;
• Обладает опытом работы в кадровой службе не менее 1 года (желательно – в области ведения трудовых книжек);
• Прошёл обучение по вопросам ведения ТК и электронных ТК (повышение квалификации, курсы, семинары);
• Не имеет дисциплинарных взысканий, связанных с нарушением конфиденциальности персональных данных;
• Наделён полномочиями по работе с конфиденциальной информацией и доступом к системе кадрового учёта (в т.ч. к электронным трудовым книжкам).

На практике чаще всего назначаются:

• Специалист отдела кадров (кадровик);
• Заместитель начальника отдела кадров;
• Руководитель службы персонала;
• В небольших организациях – сам директор или его заместитель.

Процедура назначения ответственного за ведение трудовых книжек

1. Подготовка проекта приказа. В проект включаются данные о назначаемом лице (ФИО, должность, структурное подразделение), перечень его обязанностей и ссылка на нормативный акт, на основании которого выдаётся приказ.
2. Согласование с юридической службой. Проверка соответствия проекта требованиям трудового законодательства и внутренних локальных нормативных актов организации.
3. Утверждение приказа руководителем. Приказ подписывается директором (или иным уполномоченным органом управления) и регистрируется в журнале приказов по личному составу.
4. Ознакомление ответственного лица. Назначенный сотрудник получает копию приказа под роспись; в случае электронного документооборота – подтверждает ознакомление в системе ЭДО.
5. Внесение изменений в штатное расписание (при необходимости). Если ведение ТК относится к дополнительным функциям, в штатное расписание вносятся соответствующие дополнения (доплата, совмещение).
6. Обеспечение материально‑технических условий. Предоставление доступа к архиву трудовых книжек, сейфу или электронной системе учёта ТК, а также необходимых канцелярских принадлежностей.

Содержание приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Приказ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование организации и её реквизиты (ИНН, КПС, ОГРН);
• Наименование документа – «Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек»;
• Номер и дата выдачи;
• Основание issuance (например, «в соответствии со ст. 66 ТК РФ и Положением о ведении трудовых книжек, утверждённым приказом № … от …»);
• ФИО назначаемого сотрудника, его текущая должность и структурное подразделение;
• Перечень возлагаемых обязанностей (ведение, хранение, учёт, выдача трудовых книжек; работа с электронными ТК; обеспечение конфиденциальности; подготовка справок и выписок);
• Срок действия приказа (обычно – бессрочно, до отмены или изменения);
• Подпись руководителя и расшифровка;
• Отметка об ознакомлении ответственного лица (подпись, дата).

Пример формулировки:

Приказ № 123 от
О назначении ответственного за ведение трудовых книжек
В соответствии со ст. 66 ТК РФ и Положением о ведении трудовых книжек, утверждённым приказом № 45 от , назначить ответственным за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек (включая электронные) специалиста отдела кадров Иванову Ирину Сергеевну.
Обязанности:
• ведение бумажных и электронных трудовых книжек;
• обеспечение их сохранности и конфиденциальности;
• выдача справок и выписок по требованию работника;
• ведение журнала учёта движения трудовых книжек;
• взаимодействие с органами государственной власти в части предоставления сведений из ТК.
Приказ вступает в силу со дня подписания.
Директор ______________ /Петров П.П./
Ознакомлен(а): ______________ /Иванова И.С./

Обязанности ответственного лица

Ответственный за ведение трудовых книжек выполняет следующие функции:

• Приём трудовых книжек от сотрудников при приёме на работу и их выдача при увольнении;
• Внесение записей о приёме, переводе, увольнении, награждениях и других событиях, влияющих на трудовой стаж;
• Контроль за корректностью оформления записей (подписи, печати, даты);
• Хранение ТК в условиях, обеспечивающих их сохранность (сейф, архив с контролируемым доступом, электронная система с резервным копированием);
• Ведение учёта движения трудовых книжек (журнал, электронный реестр);
• Выдача справок о трудовой деятельности, выписок из ТК и других документов по запросам работников и государственных органов;
• Обеспечение конфиденциальности персональных данных, соблюдение требований ФЗ‑152 «О персональных данных»;
• Взаимодействие с бухгалтерией и налоговыми органами при необходимости предоставления сведений о стаже для начисления пособий и пенсий;
• Обучение сотрудников кадра правилам заполнения и хранения ТК;
• Подготовка и хранение резервных копий электронных трудовых книжек;
• Ежегодная инвентаризация трудовых книжек и составление актов о результатах проверки.

Особенности ведения электронных трудовых книжек (ЭТК)

С введением обязательного учёта ЭТК с ответственное лицо также обязано:

• Обеспечить доступ к системе ЭТК (например, через портал «Госуслуги» или специализированные кадровые программы);
• Своевременно вносить записи в ЭТК при приёме, переводе, увольнении и других событиях;
• Контролировать корректность данных, поступающих от работодателя в ПФР;
• Предоставлять сотруднику выписку из ЭТК по его запросу в электронном виде;
• Хранить резервные копии данных ЭТК в соответствии с требованиями законодательства о защите информации;
• Обеспечить защиту от несанкционированного доступа (аутентификация, шифрование, журналы аудита).

При совмещении ведения бумажных и электронных ТК ответственное лицо должно вести параллельный учёт, обеспечивая идентичность записей в обоих форматах.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

Нарушение требований по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек может повлечь:

• Дисциплинарную ответственность сотрудника (выговор, замечание, увольнение);
• Административные штрафы для организации (ст. 5.27 КоАП РФ – нарушение правил ведения трудовых книжек);
• Гражданско‑правовую ответственность при причинении вреда работнику (например, невозможность подтвердить стаж для назначения пенсии).

Поэтому назначение компетентного и ответственного лица является важным элементом внутреннего контроля организации.

Где получить образец приказа

На сайтах правовых консультантов, кадровых агентств и официальных порталах Минтруда России доступны бесплатные шаблоны приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (формат DOCX). Примерные ссылки (актуальные на май 2026 г;):

• Шаблон приказа от Kadrovik.ru
• Официальный шаблон Минтруда
• База ГАРАНТ – образец приказа

При использовании любого шаблона необходимо проверить его соответствие текущей редакции нормативных актов и внести необходимые реквизиты организации.

Назначение ответственного за ведение трудовых книжек – это не просто формальная процедура, а важный элемент обеспечения законности кадрового документооборота организации. Чёткое определение обязанностей, соблюдение нормативных требований и надёжное хранение трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) позволяют избежать штрафов, защищают права работников и повышают доверие к компании со стороны сотрудников и контролирующих органов.

Следуя представленным рекомендациям и используя актуальные образцы приказов, любой работодатель сможет быстро и корректно оформить назначение ответственного лица, обеспечив тем самым надёжное ведение одного из самых значимых документов в трудовой деятельности.