Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Её правильное ведение и надёжное хранение регламентируются нормативными актами Правительства РФ и Минтруда России. В данной статье подробно рассмотрены актуальные требования к оформлению, учёту, хранению и выдаче трудовых книжек, действующие в 2026 году.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» – основной нормативный акт, устанавливающий порядок ведения, хранения, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей;
• Изменения и дополнения к указанному постановлению (Постановления Правительства РФ от № 51, от № 132, от № 373, от № 257);
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (Приложение № 1 к приказу Минтруда РФ от № 69) – детализирует порядок внесения записей, оформления ьного листа и дубликатов;
• Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 – регулирует предоставление работнику сведений о трудовой деятельности по его заявлению.

Общие положения

Согласно пункту 1 Правил ведения и хранения трудовых книжек, настоящие правила устанавливают:

1. порядок ведения и хранения трудовых книжек;
2. порядок изготовления бланков трудовой книжки;
3. обеспечение работодателей бланками трудовой книжки.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения, а также порядок изготовления бланков устанавливаются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (Министерством труда и социальной защиты РФ).

Порядок ведения трудовой книжки

Заполнение ьного листа

На ьном листе указываются:

• ФИО работника;
• дата рождения;
• образование (по желанию);
• профессия, специальность, квалификация;
• серия и номер трудовой книжки;
• дата выдачи;
• подпись работника и печать организации (при наличии).

Внесение записей о трудовой деятельности

Каждая запись о приёме, переводе, увольнении или иных изменениях в трудовой деятельности оформляется в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек:

• Графа 1 – порядковый номер записи;
• Графа 2 – дата события (приём, перевод, увольнение);
• Графа 3 – наименование организации, её структурное подразделение;
• Графа 4 – должность, профессия, специальность;
• Графа 5 – вид трудового договора (срочный, бессрочный);
• Графа 6 – основание приказа (номер и дата);
• Графа 7 – характер изменения (приём, перевод, увольнение и т.д.);
• Графа 8–12 – дополнительные сведения (например, размер оклада, вид работы);
• Графа 13 – при выдаче книжки на руки указывается: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ». Подпись работника ставится при получении книжки.

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат выдаётся в случае утраты, порчи или при необходимости предоставления сведений о трудовой деятельности (по заявлению работника). Порядок оформления:

1. Сотрудник кадровой службы заполняет запрос о выдаче дубликата;
2. Вносятся все сведения из оригинальной трудовой книжки (включая все записи);
3. На ьном листе делается отметка «Дубликат» и указывается номер и серия оригинального документа;
4. Документ заверяется подписью ответственного лица и печатью организации;
5. При выдаче дубликата на руки делается запись в графе 13 аналогично оригиналу.

Порядок хранения трудовых книжек

Хранение трудовых книжек осуществляется работодателем в условиях, обеспечивающих их сохранность и конфиденциальность:

• Книжки хранятся в отдельном шкафу или сейфе, доступ к которому ограничен уполномоченными лицами (кадровик, бухгалтер, руководитель);
• Требуется соблюдение условий, предотвращающих повреждение от влаги, света, механических воздействий;
• Ведётся журнал учёта движения трудовых книжек (приём, выдача, возврат, уничтожение);
• Срок хранения – 50 лет после увольнения работника (в соответствии с законодательством о архивном хранении трудовых документов).

Изготовление и обеспечение бланками

Изготовление бланков трудовой книжки осуществляется организациями, имеющими лицензию на производство полиграфической продукции, соответствующей утверждённому образцу. Работодатель обязан:

• Получить необходимое количество бланков от authorised поставщика;
• Обеспечить их сохранность до момента использования;
• Вести учёт полученных и использованных бланков.

Ответственность за нарушение порядка ведения и хранения

Нарушение установленных правил может повлечь:

• административную ответственность в виде штрафов (ст. 5.27 КоАП РФ);
• дисциплинарные меры wobec ответственных сотрудников;
• риски признания периодов работы неучтёнными в трудовом стаже при обращении в Пенсионный фонд РФ.

Изменения в порядке ведения трудовых книжек в 2026 году

С учётом последних поправок (Постановление Правительства РФ от № 132 и последующих изменений) в 2026 году отмечаются следующие уточнения:

1. Обязательное указание в графе 13 основания выдачи книжки на руки (заявление работника по ст. 66.1 ТК РФ);
2. Уточнение порядка внесения сведений о дистанционной работе и совместительстве;
3. Усиление требований к защите персональных данных при хранении книжек (соответствие ФЗ‑152 «О персональных данных»).

Правильное ведение и хранение трудовых книжек – важная составляющая кадровой документации любой организации. Соблюдение установленных норм не только обеспечивает законность трудовых отношений, но и гарантирует работнику сохранность его трудового стажа и прав на социальные выплаты. Рекомендуется регулярно проводить внутренний аудит соответствия ведения трудовых книжек действующему законодательству и своевременно обновлять внутренние инструкции в соответствии с последними изменениями нормативных актов.