Вкладыш в трудовую книжку – это официальный документ, который вшивается в трудовую книжку (ТК) в случае, когда в основной книге закончились свободные листы нужных разделов․ Вкладыш заполняется тем же порядком, что и основные страницы ТК, и имеет ту же юридическую силу․
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 71, 73) – определяет порядок ведения трудовой книжки․
- Приказ Минтруда России от № 1н «Об утверждении формы вкладыша в трудовую книжку»․
- Инструкция по ведению трудовых книжек (пункты 60‑61) – актуальна и в Республике Беларусь․
Когда нужен вкладыш?
- Заполнение всех листов раздела «Сведения о работе»․ После этого в книжку вшивается новый лист․
- Изменение персональных данных․ Если после выдачи ТК изменились фамилия, имя, отчество, уровень образования и т․п․, их фиксируют во вкладыше․
- Выдача нового вкладыша по требованию сотрудника․ Например, при потере части книжки, но сохранении остальных страниц․
Кто отвечает за оформление?
Оформлением вкладыша занимается работодатель (или уполномоченный представитель)․ В обязанности входит:
- приобретение бланка вкладыша (покупка у типографии или скачивание официального шаблона);
- заполнение всех полей в соответствии с инструкцией;
- поставление подписи ответственного лица и печати организации;
- вшивание вкладыша в трудовую книжку (по правилам: вшивается в конец раздела, листы нумеруются последовательно)․
Как правильно вшить вкладыш?
- Убедитесь, что в ТК закончились свободные листы нужного раздела․
- Подготовьте вкладыш: проверьте, чтобы все поля были заполнены, а подпись и печать стояли в нужных местах․
- Нумерация: продолжайте нумерацию с последнего номера основной книги (например, если последняя запись в ТК – страница 12, то первая страница вкладыша будет 13)․
- Вшивание: используйте шовную машинку или специальный шовный клей, предусмотренный в инструкциях․ Вкладыш вшивается в том же месте, где заканчивается основной блок (обычно в середине книги)․
- После вшивания проверьте, что листы свободно перелистываются и не образуют натяжения․
Пошаговое заполнение вкладыша
5․1 ьный лист
ьный лист содержит общую информацию о работодателе и о самом вкладыше․
| Поле | Что указывать |
|---|---|
| Наименование организации | Полное официальное название (с ИНН, ОГРН) |
| Код ОКВЭД | Код основной деятельности |
| Адрес организации | Юридический адрес |
| Телефон, e‑mail | Контактные данные |
| Ответственный за ведение ТК | Ф․И․О․, должность |
| Подпись и печать | Подпись ответственного лица + печать организации |
5․2 Страница «Сведения о работнике»
Заполняется в том же формате, что и в основной книге․
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Сергеевич Дата рождения: Пол: мужской Гражданство: РФ Образование: высшее (МГТУ им․ Баумана, 2012) СНИЛС: 112-233-445 95 Дата выдачи вкладыша: Номер вкладыша: 2026/05/22‑01
5․3 Раздел «Сведения о работе» (основные записи)
Записываются в хронологическом порядке․ Пример записи:
№ Дата Наименование организации Должность Ставка Основание 13 ООО "ТехноСервис" инженер‑технолог 1,0 Трудовой договор № 45/2026
5․4 Раздел «Сведения о повышении квалификации» (при необходимости)
Заполняется только если в течение периода работник проходил обучение․
Где взять бланк вкладыша?
- Официальный сайт Минтруда России – раздел «Документы» → «Формы ТК»․ Скачивание в формате DOCX и PDF․
- Система «КонсультантПлюс» – в разделе «Трудовое право», форма «Вкладыш в трудовую книжку (2026)»․
- Типографии, специализирующиеся на печати официальных документов (можно заказать печать с фирменным бланком организации)․
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильная нумерация․ Всегда проверяйте, что первая страница вкладыша продолжает нумерацию основной книги․
- Отсутствие печати․ Без печати запись считается недействительной․
- Заполнение от руки без разборчивости․ Рекомендуется печатать (шрифтом Times New Roman, 12 пт) или использовать машинописный ввод․
- Неправильный порядок вшивания․ Вкладыш вшивается в конец раздела, а не в середину книги․
- Отсутствие подписи ответственного лица․ Подпись должна быть оригинальной, а не печатной․
Учет вкладышей в бухгалтерии
Для бухгалтерии важно вести реестр всех выданных вкладышей․
| № | Дата выдачи | Номер вкладыша | ФИО сотрудника | Основание | Ответственный |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2026/05/22‑01 | Иванов И․И․ | Заполнение раздела «Сведения о работе» | Петров П․П․ | |
| 2 | 2025/03/15‑02 | Смирнова А․В․ | Изменение фамилии | Кузнецова Л․С․ |
FAQ (часто задаваемые вопросы)
9․1 Нужно ли платить за вкладыш?
Да, стоимость бланка вкладыша оплачивает работодатель․ По закону работник не несёт расходов․
9․2 Можно ли использовать электронный вариант вкладыша?
С 2024 года в России допускается ведение электронных трудовых книжек․ В таком случае физический вкладыш не требуется – все данные вносятся в электронный реестр․
9․3 Что делать, если вкладыш потерян?
Необходимо оформить новый вкладыш, указав в примечании «Вкладыш № X заменён на новый, выдан …»․ При этом сохраняется запись о предыдущем вкладыше в реестре․
9․4 Как оформить вкладыш в Беларуси?
В Беларуси порядок аналогичен российскому, но используется термин «вкладыш в трудовую книжку» без отдельного штампа․ Нумерация и подписи обязательны․
Вкладыш в трудовую книжку – важный документ, который обеспечивает непрерывность учёта трудовой истории сотрудника․ Правильное оформление, заполнение и вшивание вкладыша защищает интересы как работника, так и работодателя, а также гарантирует соблюдение требований Трудового кодекса․
Помните: каждый элемент – от подписи до штампа – имеет юридическую силу․ При малейших сомнениях обращайтесь к юристу по трудовому праву или в отдел кадров․
Дата публикации: