Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), многие работодатели и сами ИП продолжают использовать бумажный вариант, особенно если деятельность ведётся на основании гражданско‑правовых договоров или если ИП сам выступает в качестве работника своей организации.

В данной статье подробно рассмотрим, как правильно заполнять трудовую книжку ИП, какие сведения необходимо вносить, когда это делать и какие особенности возникают при оформлении электронной версии.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66 – оформление трудовой книжки);
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (для ИП, ведущих бухгалтерию);
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (действует с );
• Постановление Правительства РФ от № 441 «О переходе на электронные трудовые книжки» (регулирует ЭТК).

Согласно этим документам, трудовая книжка заполняется работодателем (или лицом, выполняющим функции работодателя) при приёме на работу, переводе, увольнении и иных изменениях в трудовой деятельности.

Кто считается работодателем для ИП?

Индивидуальный предприниматель может находиться в двух ролях:

1. Как работник своей же организации – если ИП оформил себя как сотрудника (например, заключил трудовой договор с собственным ООО или с самим собой как ИП). В этом случае ИП выступает одновременно и работодателем, и работником.
2. Как заказчик по гражданско‑правовому договору – если ИП оказывает услуги другому лицу по договору подряда, возмездного оказания услуг и т.п. Здесь трудовые отношения отсутствуют, и запись в трудовую книжку не делается.

Запись в трудовую книжку делается только в первом случае, когда существует трудовой договор.

Когда заполнять трудовую книжку ИП?

• При приёме на работу – в день выхода на работу (или в день подписания трудового договора).
• При переводе на другую должность – в день перевода.
• При изменении условий труда (например, изменение оклада, графика) – в день вступления изменений в силу.
• При увольнении – в последний рабочий день (день выдачи трудовой книжки).
• При восстановлении утраченной трудовой книжки – после выдачи дубликата.

Что именно вносится в трудовую книжку?

Согласно Приказу № 697н, в трудовой книжке заполняются следующие разделы:

Особенности заполнения для ИП

Наименование работодателя

Если ИП является работником своей же организации, в графе «Наименование работодателя» указывается полное название индивидуального предпринимателя:

ИП Иванов Иван Иванович

При наличии зарегистрированного торгового названия (например, «ИП Иванов «СтройСервис») его также можно добавить в скобках.

Должность и трудовая функция

Должность выбирается в соответствии с реально выполняемой работой. Примеры:

• Генеральный директор;
• Менеджер по продажам;
• Бухгалтер;
• Мастер по ремонту оборудования.

Трудовая функция описывается кратко, но отражает суть занятости (например, «управление организацией, планирование и контроль финансово‑экономической деятельности»).

Основание для записи

В графе «Основание» указывается номер и дата трудового договора, заключённого между ИП‑работником и ИП‑работодателем. Если договор оформлен в виде приказа о приёме на работу, указывается номер и дата приказа.

Подписи и печати

Подпись ставит лицо, уполномоченное на кадровое оформление (обычно сам ИП, если он выступает как работодатель, либо уполномоченное лицо – бухгалтер, кадровик). Печать ставится только если у ИП есть печать (не обязательна, но допустима). Если печати нет, в графе ставится прочерк.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) для ИП

С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через портал «Работа в России» (или через личный кабинет на сайте ФНС). Для ИП порядок следующий:

1. Регистрация в системе как страхователь (ИП) и как работник (если трудоустроен у себя).
2. Загрузка данных о приёме на работу (через форму СЗВ‑ТД).
3. При увольнении – подача формы СЗВ‑ТД с кодом увольнения.
4. Сотрудник может в любой момент выписать выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги».

Преимущества ЭТК:

• Отсутствие риска потери или повреждения бумажного документа;
• Быстрое получение выписки;
• Автоматическая проверка корректности данных системой.

Недостатки:

• Необходимость наличия доступа к интернету и базовых навыков работы с госуслугами;
• Некоторые организации всё ещё требуют бумажную копию при приёме на работу.

Пошаговая инструкция заполнения бумажной трудовой книжки ИП

1. Подготовка бланка – используйте бланк трудовой книжки утверждённого образца (форма ТД‑1). Проверьте, что все страницы чистые, нет повреждений.
2. Заполнение ьного листа – впишите ФИО, дату рождения, место рождения, образование, профессию, специальность. Если ранее была трудовая книжка, укажите её серию и номер.
3. Внесение записи о приёме на работу:
   1. Дата – день, когда сотрудник фактически приступил к обязанностям (или дата подписания трудового договора).
   2. Наименование работодателя – «ИП Иванов Иван Иванович» (или с торговым наименованием).
   3. Должность – выберите соответствующую.
   4. Трудовая функция – краткое описание.
   5. Основание – номер и дата трудового договора (или приказа).
   6. Подпись работодателя и печать (если есть).
   7. Подпись работника.
4. Внесение изменений (перевод, изменение условий) – аналогично пункту 3, но в графе «Основание» указывается приказ о переводе или дополнительное соглашение к трудовому договору.
5. Внесение записи об увольнении:
   1. Дата – последний рабочий день.
   2. Наименование работодателя – как ранее.
   3. Должность – та же, что и при приёме.
   4. Трудовая функция – не заполняется.
   5. Основание – статья ТК РФ (например, п. 3 ч. 1 ст. 77 – по собственному желанию) и номер приказа об увольнении.
   6. Подпись работника и работодателя, печать.
6. Завершение – после последней записи поставьте две параллельные линии внизу страницы, подпись работника и дата выдачи книжки.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие основания – всегда указывайте номер и дату документа (договор, приказ). Без этого запись считается недействительной.
• Неправильное формулирование причины увольнения – используйте точные формулировки из ТК РФ («по собственному желанию», «по соглашению сторон», «в связи с ликвидацией организации» и т.д.).
• Отсутствие подписи работника – трудовая книжка не считается заверенной без подписи сотрудника.
• Смешивание данных о разных местах работы – каждая новая запись начинается с новой строки; не продолжайте предыдущую запись на той же строке.
• Неучёт электронной трудовой книжки – если работник уже имеет ЭТК, бумажная книжка заполняется только при его явном запросе или при требовании работодателя.

FAQ (часто задаваемые вопросы)

Можно ли ИП не заполнять трудовую книжку, если он работает только на себя?

Да, если между ИП‑работником и ИП‑работодателем нет трудового договора (например, ИП оказывает услуги по гражданско‑правовому договору), запись в трудовую книжку не делается.

Нужно ли вносить данные о совместительстве?

Да, если ИП работает у другого работодателя по совместительству, каждая работа оформляется отдельной записью с указанием места работы и должности;

Что делать, если трудовая книжка потеряна?

Сотрудник пишет заявление о выдаче дубликата. Работодатель (в данном случае ИП‑работодатель) выдаёт дубликат на основе архивных данных (приказы, трудовые договоры) и ставит отметку «Дубликат» на ьном листе.

Можно ли вести трудовую книжку только в электронном формате?

Да, с согласия сотрудника и при условии, что работодатель является страхователем в системе ПФР. Однако многие организации всё ещё требуют бумажную копию при приёме на работу.

Какие сведения о зарплате вносятся в трудовую книжку?

Зарплата в трудовую книжку не вносится. Эта информация отражается в расчётных листках и форме 2‑НДФЛ.

Заполнение трудовой книжки ИП имеет свои нюансы, связанные с двойной ролью предпринимателя как работодателя и потенциального работника. Главное – чётко соблюдать требования ТК РФ и Приказа № 697н, указывать правильное основание (договор или приказ), не забывать о подписях и, при необходимости, печати. При переходе на электронный форказ следует помнить о необходимости согласия сотрудника и о возможности получения выписки в любой момент через государственные сервисы.

Соблюдая представленные рекомендации, вы избежите типичных ошибок, обеспечите законность кадрового документооборота и сможете без труда подтвердить трудовую стаж своего работника (или свой собственный) при необходимости.

---

Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, 2026 год.