Время чтения: около 3‑5 минут. В статье подробно описан порядок оформления и заверения копии трудовой книжки, указаны нормативные ссылки, образцы надписей и типичные ошибки, которые допускают работодатели и сотрудники.
Правовая база
- Статья 62, часть 1 Трудового кодекса РФ – каждый работник имеет право запросить у работодателя заверенную копию трудовой книжки.
- ГОСТ 7.32‑2025 («Документы, заверяемые работодателем») – регламентирует форму надписи о заверении и порядок её размещения.
- Приказ Минтруда России № 331н от г. «Об образцах документов, заверяемых работодателем» – содержит образцы штампа и подписи.
Когда и зачем может понадобиться копия трудовой книжки
Копию трудовой книжки обычно запрашивают:
- Для подачи в банк при получении кредита.
- Для оформления государственной услуги (например, пособий, пенсии).
- Для подтверждения стажа при смене места работы.
- Для подачи в суд в качестве доказательства трудовых отношений.
Кто может запросить заверенную копию
Согласно ТК РФ, запрос может сделать любой работник, находящийся в трудовых отношениях с организацией, а также бывший сотрудник, если копия требуется для реализации его прав. Причина запроса не обязана указываться.
Пошаговая инструкция по заверению копии
Шаг 1. Подготовка оригинала
- Убедитесь, что оригинальная трудовая книжка полностью заполнена (все листы, титульный лист, листы с записью о приёме, увольнении, изменениях).
- Проверьте, что в книжке нет повреждений, пятен и оттисков, которые могут затруднить сканирование.
Шаг 2. Создание копий
- Отсканируйте каждый лист в разрешении не менее 300 dpi. Сохраните файлы в формате PDF или JPG.
- Распечатайте копии на бумаге формата А4, используя только одну сторону листа (по требованию ГОСТ 7.32‑2025).
- Нумеруйте копии в том же порядке, что и оригинал (например, «Лист 1», «Лист 2» и т.д.).
Шаг 3. Подготовка приказа (или доверенности)
Для заверения копии необходимо оформить внутренний документ, подтверждающий полномочия лица, которое будет ставить подпись и печать:
- Приказ «О выдаче заверенной копии трудовой книжки сотруднику …» с указанием ФИО сотрудника, даты запроса и сроков выдачи.
- Если копию заверяет не руководитель, а уполномоченный сотрудник (например, HR‑менеджер), к приказу прилагается доверенность от имени организации.
Шаг 4. Оформление надписи о заверении
Надпись размещается в правом нижнем углу каждой копии (или только на последнем листе, если копия состоит из нескольких листов). Образец надписи согласно ГОСТ 7.32‑2025:
Подлинник документа находиться в (наименование организации), в деле № _______. Копия заверена в соответствии с частью 1 статьи 62 ТК РФ. Подпись: ______________________ (Ф.И.О., должность) Печать организации (при необходимости)
Если оригинал хранится в сейфе, а не в деле, укажите место хранения:
Подлинник документа хранится в сейфе организации (комната № 12).
Шаг 5. Подпись и печать
- Подпись ставит лицо, указанное в приказе (руководитель или уполномоченный сотрудник).
- Печать организации ставится в правом нижнем углу (обязательно, если копия передаётся в государственные органы или банки).
Шаг 6. Передача копии сотруднику
Сотруднику вручают заверенную копию вместе с оригиналом приказа (или доверенностью). При передаче рекомендуется оформить акт приёма‑передачи, где фиксируются дата, подписи сторон и перечень переданных документов.
Образцы документов
5.1 Приказ о выдаче копии
Приказ № ___ от «__» __________ 20__ г. О выдаче заверенной копии трудовой книжки В соответствии с частью 1 статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации приказываю: Выдать сотруднику Иванову Ивану Ивановичу (трудовой договор № ___) заверенную копию трудовой книжки (все листы) в срок до «__» __________ 20__ г. Ответственность за оформление копии возлагается на начальника отдела кадров Петрова Петра Петровича. Копию считать выданной после подписи сотрудника в акте приёма‑передачи. Генеральный директор ______________________ (Ф.И.О.)
5.2 Надпись о заверении (один лист)
Подлинник документа находится в ООО «Ромашка», в сейфе № 3. Копия заверена в соответствии с частью 1 статьи 62 ТК РФ. Подпись: ______________________ (Сидоров Сергей Алексеевич, начальник отдела кадров) Печать
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие указания места хранения оригинала. Без этой информации копию могут отклонить в государственных органах.
- Двусторонняя печать. По ГОСТ 7.32‑2025 копию печатают только с одной стороны.
- Неправильный шрифт и размер. Рекомендуется использовать шрифт Times New Roman, размер 12 пт, чёрный цвет.
- Отсутствие приказа или доверенности. Без подтверждения полномочий подпись считается недействительной.
- Срок выдачи превышает 5 рабочих дней. Трудовой кодекс не устанавливает чёткий срок, но в практике рекомендуется выдавать копию в течение 5‑7 рабочих дней с момента запроса.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли заверить копию без печати?
Для внутренних нужд (например, внутри компании) печать не обязательна. Однако при передаче копии в банк, суд или иной государственный орган печать требуется.
Сколько копий может запросить сотрудник?
Сотрудник имеет право запросить одну заверенную копию. При необходимости получения нескольких копий он может оформить отдельные запросы, каждый из которых будет сопровождаться отдельным приказом.
Срок действия заверенной копии?
Копия не имеет «срока действия», но её актуальность определяется датой последнего внесения записи в оригинал. При изменении данных в трудовой книжке необходимо запросить новую заверенную копию.
Можно ли заверить копию у нотариуса?
Нотариальное заверение не требуется, так как законодательство РФ предоставляет работодателю право самостоятельно заверять копии трудовых книжек. Нотариус может заверить копию только в случае, если работодатель отказался выполнить запрос без законных оснований.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать копию?
Сотрудник может обратиться в инспекцию по труду с жалобой. По части 1 статьи 62 ТК РФ отказ без уважительных причин считается нарушением трудового законодательства.
Заверение ксерокопии трудовой книжки – процедура, регламентированная Трудовым кодексом и ГОСТом. Правильный порядок действий выглядит так:
- Сканировать и распечатать все листы (односторонняя печать).
- Подготовить приказ (или доверенность) о выдаче копии.
- Разместить надпись о заверении, указав место хранения оригинала, дату, подпись и печать.
- Выдать копию сотруднику вместе с актом приёма‑передачи.
Соблюдая эти рекомендации, вы гарантируете юридическую силу копии и избежите отказов со стороны банков, государственных органов и судов.
Дата публикации: 21 мая 2026 г.