Трудовая книжка – главный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В ряде ситуаций (при устройстве на новую работу‚ получении кредита‚ оформлении пенсии‚ подаче заявления в госорганы и т.д.) требуется не самая оригинальная книжка‚ а её копия‚ заверенная надлежащим образом. Ниже подробно рассмотрены правовые основания‚ порядок оформления‚ типичные ошибки и последствия неправильного заверения.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 62 (право работника получить копию трудовой книжки)‚ ст. 65 (обязанность работодателя выдавать надлежащим образом заверенные копии).
- Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – требования к заверению копий документов.
- Приказ Минтруда России от № 45н – образец надписи и порядка заверения копий трудовых книжек.
- ГОСТ Р 7.0.97‑2020 «Библиотечно‑информационное дело. Оформление bibliographic records» – используется для единообразного оформления реквизитов.
Согласно указанным нормам‚ работодатель обязан выдать копию трудовой книжки бесплатно и в течение трёх рабочих дней с момента письменного запроса работника.
Когда может понадобиться заверенная копия
- Устройство на новую работу (особенно при переходе в другую отрасль).
- Получение банковского кредита или ипотеки.
- Оформление пенсии‚ пособий по безработице‚ материнского капитала.
- Подача документов в миграционную службу‚ суд‚ нотариуса.
- Подтверждение стажа при участии в госзакупках или тендерах.
Требования к надлежащему заверению копии
Согласно ст. 65 ТК РФ и Приказу Минтруда № 45н‚ копия трудовой книжки считается надлежащим образом заверенной‚ если на каждом листе присутствуют следующие реквизиты:
- Надпись «Копия верна» (или «Верно») – располагается в левом верхнем углу листа.
- ФИО и должность уполномоченного лица (например‚ «Иванов Иван Иванович‚ начальник отдела кадров»).
- Подпись уполномоченного лица с расшифровкой (ФИО).
- Дата заверения (день‚ месяц‚ год).
- Печать организации (круглая печать с наименованием работодателя). При отсутствии печати допускается заверение только подписью‚ но в этом случае необходимо указать‚ что документ заверяется «без печати» и приложить копию устава или внутреннего положения‚ подтверждающего право лица на заверение.
- Для многостраничных копий: пронумеровать все листы‚ сшить их (или скрепить степлером) и опломбировать (например‚ наклеить этикетку с печатью и подписью).
Пример оформления одного листа:
Копия верна
Иванов Иван Иванович‚ начальник отдела кадров
Подпись _____________________ /Иванов И.И./
«05» мая 2026 г.
М.П. (печать организации)Пошаговая инструкция для работодателя
- Получить письменное заявление работника о выдаче копии трудовой книжки (можно в свободной форме‚ но с указанием ФИО‚ даты и цели запроса).
- Сделать photocopy или скан всех листов трудовой книжки (включая ьный лист и страницы с записями о приёме‚ переводе‚ увольнении‚ наградах).
- Если копия состоит из нескольких листов – пронумеровать их последовательно (1‚ 2‚ 3 …).
- Сшить листы (например‚ прошить ниткой в два стежка) и опломбировать место сшивания печатью организации.
- На каждом листе поставить надпись «Копия верна»‚ ФИО и должность уполномоченного лица‚ подпись с расшифровкой и дату заверения.
- Поставить печать организации (если имеется).
- Выдать готовый комплект работнику под расписку в журнале выдачи документов или в электронном виде (если работник согласен на электронную форму).
Особенности заверения электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка. Выдача копии ЭТК осуществляется через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя в виде выписки из реестра ЭТК. Требования к заверению такие же:
- Выписка должна быть заверена электронной цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченного лица работодателя.
- В выписке указываются те же реквизиты: ФИО‚ должность‚ дата‚ печать (в виде изображения печати организации).
- Если работник требует бумажную верную копию из ЭТК‚ её распечатывают и заверяют по обычной бумажной процедуре.
Типичные ошибки и их последствия
| Ошибка | Почему нарушение | Возможные санкции |
|---|---|---|
| Отсутствует надпись «Копия верна» | Документ не считается заверенным | Штраф от 5 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ) |
| Не указано ФИО и должность заверяющего лица | Недостаточно идентифицировать ответственное лицо | Штраф аналогично выше |
| Подпись без расшифровки | Невозможно установить‚ кто подписал | Штраф + требование о переоформлении |
| Отсутствует печать организации (при наличии у неё печати) | Нарушение требования о заверении печатью | Штраф + возможное признание копии недействительной |
| Листы не пронумерованы‚ не сшиты‚ не опломбированы | Риск подмены или утраты листов | Штраф + необходимость выдачи новой копии |
| Взимание платы за выдачу копии | Нарушение ст. 65 ТК РФ (бесплатное предоставление) | Штраф до 100 000 руб. + обязательное возмещение ущерба работнику |
Образец заверенной копии трудовой книжки (2026 год)
Ниже представлен типовой образец‚ который можно использовать при оформлении. Обратите внимание‚ что все реквизиты размещены в соответствии с Приказом Минтруда № 45н.
Копия верна
Петрова Анна Сергеевна‚ ведущий специалист отдела кадров
Подпись _____________________ /Петрова А.С./
«22» мая 202