Ситуация, когда сотрудник приносит на работу новую (пустую) трудовую книжку, требует от кадровика или руководителя внимательного и правильного подхода. Это может быть связано с первым трудоустройством, утерей или порчей старого документа. Неправильные действия в этой ситуации могут привести к нарушению трудового законодательства и проблемам как для работника, так и для организации.

Почему работник приносит новую книжку? Основные причины

Прежде чем действовать, важно понять причину. Это определит дальнейший алгоритм.

• Первое трудоустройство в жизни. У человека ранее не было трудового стажа. Это самый частый случай для молодых специалистов.
• Замена утерянной книжки. Работник обратился в архив бывшего места работы или в МФЦ (в зависимости от региона) за дубликатом, так как оригинал утерян.
• Замена испорченной (заполненной) книжки. Все страницы закончены, книга физически повреждена (порвана, залита, исписана до нечитаемости).
• Переход из организации, где велось электронное документооборотование. Некоторые компании (например, госорганы, крупный бизнес) давно не выдают бумажные книжки, а передают сведения в электронном виде. При трудоустройстве в компанию, работающую с бумажными книжками, работнику выдают новую.

Пошаговый алгоритм действий работодателя

Действуйте последовательно, не пропуская этапы.

Шаг 1: Прием и проверка документа

Примите новую трудовую книжку. Проверьте:

• Наличие всех обязательных реквизитов на обложке (серия, номер, наименование документа).
• Отсутствие следов подделки, правильность печати и защитных элементов.
• Фактическое состояние — новая книга должна быть чистой, без записей.

Шаг 2: Запрос сведений о стаже (если это не первое трудоустройство)

Если работник утверждает, что у него уже есть стаж, но книга новая (замена утерянной/испорченной), вы обязаны запросить сведения о его трудовой деятельности.

Как это сделать:

1. Направьте официальный запрос в предыдущее место работы (архив) или в территориальный орган Пенсионного фонда России (ПФР).
2. Запрос составляется в свободной форме, но должен содержать: ФИО работника, дату рождения, номер СНИЛС, период, за который нужны сведения.
3. ПФР обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за все время в течение 30 дней (ст. 11 Федерального закона № 400-ФЗ).

Важно: До получения этих сведений вы не можете внести запись о приеме на работу в новую книжку, если стаж уже есть. Запись о приеме делается только после того, как вы получили информацию о предыдущих местах работы и сверите данные.

Шаг 3: Правильное оформление записи о приеме

Когда все сведения о стаже получены и проверены, приступайте к заполнению.

• Дата записи: День фактического допущения работника к работе (дата подписания трудового договора может быть иной).
• Запись: «Принят на работу [название должности] с [дата]».
• Подпись: Подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо, а также сам работник.
• Печать: Ставится печать организации.
• Основание: В графе «Основание» указывается номер и дата приказа о приеме на работу.

Шаг 4: Передача книжки работнику и хранение

После оформления передайте трудовую книжку работнику под расписку в личной карточке Т-2 или ином документе. Храните копию приказа и, если есть, запросы в ПФР/архив в личном деле сотрудника.

Критические ошибки, которых следует избегать

• Заполнять книжку «вслепую», не запрашивая сведения о предыдущем стаже. Это нарушение ст. 66 ТК РФ.
• Делать запись о приеме до фактического допуска к работе. Дата должна быть реальной.
• Не проставлять печать или ставить неотличимую (нечитаемую) печать. Это лишает документ юридической силы.
• Использовать разные чернила для разных записей (например, синюю для приема, черную для увольнения). Лучше использовать одну пасту (чаще синюю или черную).
• Вносить исправления, зачеркивания, помарки. Любая ошибка должна быть аккуратно исправлена с обязательной подписью и датой исправления.

Нюансы при первом трудоустройстве

Если работник действительно устраивается впервые и стажа нет:

1. В новую книжку вносится единственная запись о приеме на текущее место работы.
2. В графе «Сведения о предыдущей работе» ставится прочерк или запись «Ранее не работал(а)».
3. В графе «Основание» указывается только приказ по вашей организации.

Что делать, если стаж подтвердить не удалось?

Если запросы в ПФР и предыдущие организации не дали результата (например, документы утеряны в архиве), а работник настаивает на наличии стажа:

• В книжку вносите запись о приеме на работу в вашей организации, исходя из факта трудоустройства.
• В графу «Сведения о предыдущей работе» вы не можете ничего вписать, так как нет документированного подтверждения.
• Вопрос о включении этого стажа в общий трудовой стаж для пенсии решается позже через суд или ПФР на основании иных доказательств (свидетельские показания, справки и т.д.), но это уже проблема работника.

Получение новой трудовой книжки, стандартная, но ответственная процедура. Ключевые принципы:

1. Всегда запрашивайте информацию о предыдущем стаже, если он есть, до заполнения.
2. Соблюдайте форму и содержание записи строго по образцу.
3. Документируйте все свои действия (запросы, приказы, расписки).

Соблюдение этих правил защитит вашу организацию от претензий со стороны работника и проверяющих органов, а также гарантирует работнику корректное отражение его трудовой истории.