Внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК) стало одним из самых значимых изменений в трудовом законодательстве РФ последних лет. Несмотря на то, что процесс перехода начался несколько лет назад, у специалистов кадровых служб до сих пор возникают вопросы о правильном оформлении документации, особенно в части внесения записей в бумажный вариант книжки в момент перехода сотрудника на цифровой формат.
В данной статье мы подробно разберем, какую именно запись необходимо сделать, какими нормативными актами руководствоваться и как избежать ошибок, которые могут привести к штрафам.
Нормативная база: на что опираться?
Для корректного оформления перехода на электронную трудовую книжку кадровый специалист должен руководствоваться следующими основными документами:
- Федеральный закон от № 439-ФЗ — основной закон, запустивший реформу.
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ — регламентирует ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Письмо Минтруда России от № 14-2/В-150 — содержит ключевые разъяснения о формулировках записей.
- Письмо Минтруда от № 14-6/ООГ-5052, разъясняет нюансы для вновь принимаемых сотрудников.
Алгоритм действий при переходе сотрудника на ЭТК
Если работник подал письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан выполнить ряд действий. Самое главное помнить, что бумажную трудовую книжку в этом случае нельзя просто выбросить или оставить лежать без движения. Ее необходимо правильно оформить и выдать работнику на руки.
Шаг 1: Получение заявления
Процесс инициируеться только после получения от сотрудника заявления о выборе формы ведения трудовой книжки (электронной). Без заявления переход невозможен (за исключением впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года).
Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку
Это критически важный этап. В раздел «Сведения о работе» необходимо внести запись о подаче заявления. Запись вносится в соответствии с требованиями Инструкции по заполнению трудовых книжек и Порядка № 320н.
Примерная формулировка записи:
> «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Важные нюансы оформления:
Графа 1: Указывается порядковый номер записи.
Графа 2: Дата внесения записи (дата фактического внесения, которая должна совпадать с датой издания приказа или быть близка к дате подачи заявления).
Графа 3: Сама текстовая часть записи (см. формулировку выше).
Графа 4: В этой графе указывается документ-основание. Однако, в отличие от приказов о приеме или увольнении, здесь часто указывается само заявление сотрудника с датой его подачи, либо приказ о переходе на ЭТК, если такой издается в организации. Согласно разъяснениям Минтруда, основанием является заявление работника.
Шаг 3: Выдача трудовой книжки на руки
Согласно пункту 3 статьи 2 Закона № 439-ФЗ, после внесения записи о переходе на электронную форму, бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки.
- Работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним о получении документа.
- С этого момента обязанность по хранению бумажной книжки переходит к сотруднику. Работодатель больше не несет ответственности за ее сохранность.
Особый случай: Вновь принимаемые сотрудники
Ситуация с сотрудниками, которые трудоустраиваются впервые после 1 января 2021 года, или теми, кто ранее не вел трудовую деятельность и выбирает ЭТК при первом приеме, требует особого внимания.
Согласно письму Минтруда от № 14-6/ООГ-5052, если бумажная трудовая книжка заведена (например, сотрудник принес свою старую книжку или она была заведена ранее, но он выбрал ЭТК), в ней необходимо сделать две записи:
Первая запись: О приеме на работу в данную организацию (стандартная запись о трудоустройстве).
Вторая запись: О подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку.
Только после внесения обеих записей документ выдается работнику.
Частые ошибки и как их избежать
Несмотря на кажущуюся простоту, кадровики часто допускают ошибки, которые могут привести к проблемам при проверках или при оформлении пенсии сотруднику в будущем.
- Отсутствие записи о переходе. Некоторые работодатели просто отдают книжку на руки без фиксации факта выбора ЭТК. Это нарушение, так как в бумажном документе должна остаться история принятия решения.
- Неверная формулировка. Использование произвольных фраз вместо утвержденной законодательством формулировки может сделать запись недействительной.
- Задержка с выдачей. Бумажную трудовую нужно выдать сразу после внесения записи о переходе. Хранить ее у себя работодатель не имеет права.
- Игнорирование даты. Дата записи должна соответствовать реальным событиям. Заднее число вносить запрещено.
Что делать, если запись внесена ошибочно?
Если в процессе внесения записи о переходе на электронный формат была допущена ошибка (например, неверная дата или опечатка в тексте), исправление производится по общим правилам ведения трудовых книжек:
Неверная запись не зачеркивается.
Вносится новая запись с указанием, что предыдущая запись (указывается номер) является недействительной.
Вносится правильная запись.
Все исправления заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (если печать используется).
Переход на электронные трудовые книжки, необратимый процесс, направленный на цифровизацию кадрового делопроизводства. Для работодателя ключевой задачей при этом является корректное оформление «стыка» между бумажным и электронным форматами.
Правильно сделанная запись в бумажной трудовой книжке при переходе на ЭТК гарантирует сотруднику непрерывность трудового стажа в его персональной истории, а работодателю — отсутствие претензий со стороны трудовой инспекции. Всегда руководствуйтесь актуальными письмами Минтруда и не забывайте выдавать документ сотруднику под роспись immediately после внесения записи.
Помните: Бумажная трудовая книжка после перехода сотрудника на ЭТК становится его личным документом, хранящимся у него на руках, но история перехода, зафиксированная в ней, остается важным юридическим фактом.