Цифровизация коснулась и таких фундаментальных документов, как трудовая книжка․ С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), которая постепенно становится основным документом, подтверждающим трудовую деятельность․ Эта статья подробно разберет, как происходит трудоустройство сотрудника с ЭТК, какие у этого есть нюансы и преимущества․

Что такое электронная трудовая книжка и с какого года она обязательна?

Электронная трудовая книжка — это официальный электронный документ, который ведётся в информационной системе Социального фонда России (СФР)․ В нём хранятся все сведения о трудовой деятельности гражданина: приёмы на работу, увольнения, должности, условия труда и т․д․

Важный законодательный момент:

• С 1 января 2021 года при первом трудоустройстве гражданину по его заявлению оформляется именно электронная трудовая книжка․
• Бумажная трудовая книжка (ТК) не отменена․ Её могут оформить по заявлению работника, если у него уже есть записи в бумажном варианте, или если он категорически против электронного формата (но это право может быть ограничено для отдельных категорий госслужащих)․
• С 1 января 2026 года (по планам) ведение ЭТК станет обязательным для всех работодателей без исключения․

Как проверить наличие у соискателя электронной трудовой книжки?

На этапе приёма на работу кадровик или руководитель может и должен уточнить у кандидата, какой формат трудовой книжки у него есть․

1. Прямой вопрос соискателю․ В заявлении о приёме на работу или в анкете можно предусмотреть графу: «Имеется ли у Вас трудовая книжка?» с вариантами: «Бумажная», «Электронная», «Обе»․
2. Запрос в СФР․ Самый надёжный способ — получить информацию напрямую из системы Социального фонда․ Для этого работодатель должен быть подключён к Единой государственной системе социальных выплат (ЕГИСС) и иметь соответствующую электронную подпись․ Через личный кабинет на сайте СФР можно запросить сведения о трудовой деятельности кандидата (с его согласия)․
3. Свидетельство о присвоении СНИЛС с маркировкой «ЭТК»․ Если у человека есть электронная трудовая книжка, на его свидетельстве о присвоении СНИЛС ставится специальная отметка․ Это косвенный, но быстрый признак․

Порядок оформления приёма на работу сотрудника с ЭТК

Процедура в целом не отличается от приёма человека с бумажной книжкой, но есть ключевые отличия в документах и действиях․

Заявление о приёме на работу

В заявлении соискатель указывает, что он имеет электронную трудовую книжку, и даёт согласие на её ведение․ Это основание для работодателя не оформлять бумажный документ․

Трудовой договор

В разделе «Дополнительные условия» или в отдельном соглашении к договору делается запись: «Работник имеет электронную трудовую книжку․ Работодатель обязуется передавать сведения о трудовой деятельности Работника в Социальный фонд России в электронном виде в соответствии с законодательством РФ»․

Приказ о приёме на работу (форма Т-1)

В приказе в графе «Трудовая книжка» делается запись: «Электронная трудовая книжка․ Сведения о трудовой деятельности передаются в Социальный фонд России»․ Номер и серию не указываются, так как их нет в электронном формате․ Сама запись в ЭТК вносится СФР автоматически на основе данных от работодателя․

Передача сведений в СФР

Это ключевой шаг для работодателя․ Сведения о приёме на работу (а в дальнейшем и об увольнении, отпусках, взысканиях и т․д․) должны быть переданы в СФР в электронном виде через:

• Личный кабинет работодателя на сайте СФР․
• Системы электронного документооборота (СЭД), подключённые к ЕГИСС․
• Платформу «Работа в России» (для некоторых категорий)․

Практический совет: Для автоматизации этого процесса большинство крупных и средних компаний используют программы для учёта рабочего времени и кадров (1С:ЗУП, «Парус», «Гарант» и др․)․ В них настраивается обмен данными с СФР․ Например, в 1С:ЗУП для этого нужно корректно заполнить справочники «Трудовые функции» и «Коды ОКЗ» (Общероссийский классификатор занятий), так как именно эти данные передаются в фонд․

Преимущества и риски электронной трудовой книжки

Для работника:

• Невозможность утери или порчи․ Документ хранится в защищённой государственной системе․
• Постоянный доступ и прозрачность․ Проверить свои записи можно в любой момент через Госуслуги или личный кабинет на сайте СФР․
• Автоматический учёт стажа․ Данные сразу идут в расчёт пенсии и других социальных выплат, что исключает ошибки и задержки․

Для работодателя:

• Упрощение отчётности․ Исчезает необходимость вести бумажные книжки, хранить их, опечатывать, делать копии при увольнении․
• Снижение рисков․ Нет риска утраты, подделки или «потери» книжки работником после увольнения․
• Экономия ресурсов․ Меньше бумаги, меньше места для хранения, меньше рутинных операций у кадровиков․

Общие риски и проблемы:

• Технологические барьеры․ Не все работодатели, особенно малого бизнеса, настроили передачу данных в СФР․ Задержки в передаче сведений могут привести к временным «невидимым» периодам в стаже работника․
• Цифровое неравенство․ Пожилые люди или те, кто не пользуется интернетом, могут испытывать трудности с доступом к своим данным․
• Юридические споры․ В случае разногласий по записям в ЭТК доказывание может быть сложнее, чем с бумажным документом на руках․

Что делать, если электронная трудовая книжка есть, а работодатель не передаёт в неё данные?

Это прямое нарушение закона (Трудовой кодекс РФ, ст․ 66․1)․ Работник должен:

1. Направить работодателю письменное заявление с требованием передать сведения о трудовой деятельности в СФР․
2. Если ответа нет или он отрицательный — обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или напрямую в Социальный фонд России․
3. В случае судебного разбирательства отсутствие записей в ЭТК не освобождает работодателя от обязанностей, а наоборот, может быть доказательством неоформления трудовых отношений․

Электронная трудовая книжка — это не будущее, а уже настоящее для большинства новых трудовых отношений в России․ При трудоустройстве важно:

• Уточнить у соискателя формат его трудовой книжки․
• Оформить все документы (заявление, договор, приказ) с отражением факта наличия ЭТК․
• Обеспечить оперативную передачу данных в Социальный фонд через настроенные кадровые программы или личный кабинет․

Для работника главное — регулярно проверять актуальность записей в своей ЭТК через Госуслуги․ Для работодателя — внедрить отлаженный процесс электронного документооборота с СФР․ Это взаимовыгодно, прозрачно и соответствует общемировому тренду на цифровизацию кадрового учёта․

Официальные источники информации: сайт Социального фонда России (СФР), КонсультантПлюс (Трудовой кодекс РФ), портал Госуслуг․