Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ При прекращении трудового договора (увольнении) в неё вносится специальная запись, которая фиксирует дату, основание и причину расторжения отношений․ Ниже подробно рассмотрен порядок оформления такой записи, нормативные основания, примеры заполнения и типичные ошибки․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст․ 77, 80, 81, 84․1 (основания прекращения трудового договора)․
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрирован в Минюсте № 63748)․
- Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – требования к сведениям, передаваемым в ПФР (СЗВ‑ТД)․
Согласно пункту 5․1 Приказа № 320н запись об увольнении вносится в трудовую книжку в следующем порядке:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи․
- В графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора)․
- В графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора)․
- В графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или иное решение работодателя), его дата и номер․
Порядок заполнения полей трудовой книжки
Графа 1 – порядковый номер записи
Нумерация ведётся сквозно для всей трудовой деятельности․ Если предыдущая запись имела номер 12, то запись об увольнении получает номер 13․
Графа 2 – дата увольнения
Указывается в формате ДД․ММ․ГГГГ (например, )․ Дата должна совпадать с днём, указанным в приказе об увольнении как последний день работы․
Графа 3 – причина увольнения
В этой графе фиксируется формулировка, соответствующая основанию прекращения трудового договора по ТК РФ․ Важно использовать точную ссылку на статью и пункт кодекса, а также, при необходимости, уточняющую информацию (например, льготу или компенсацию)․
Графа 4 – основание документа
Указывается:
- наименование документа (Приказ № … о расторжении трудового договора, распоряжение и т․д․);
- дата документа;
- номер документа․
При наличии печати организации запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью․
Примеры записей в трудовой книжке
Увольнение по собственному желанию
Пример записи:
․ Уволен по собственному желанию, п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ․ Приказ № 112 от ․
В данном случае:
- Графа 1 – 13 (порядковый номер);
- Графа 2 – ;
- Графа 3 – причина: «Уволен по собственному желанию, п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ»;
- Графа 4 – основание: Приказ № 112 от ․
Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата)
Пример записи:
․ Уволен в связи с сокращением штата, п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ․ Приказ № 57 от ․
Увольнение по соглашению сторон
Пример записи:
․ Уволен по соглашению сторон, п․ 1 ч․ 1 ст․ 78 ТК РФ; Приказ № 89 от ․
Увольнение в связи с выходом на пенсию
Пример записи:
․ Уволен в связи с выходом на пенсию по возрасту, п․ 3 ч․ 1 ст․ 80 ТК РФ․ Приказ № 103 от ․
Увольнение в связи со смертью работника
Пример записи:
․ Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника, п․ 4 ч․ 1 ст․ 83 ТК РФ․ Приказ № 120 от ․
Особенности записи при увольнении по собственному желанию с указанием льгот
Если работник указывает в заявлении причину, дающую ему право на дополнительные гарантии (например, уход за ребёнком‑инвалидом, забота о больном родственнике и т․п․), эта причина должна быть отражена в записи․ Пример:
․ Уволен по собственному желанию в связи с уходом за ребёнком‑инвалидом, п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ․ Приказ № 112 от ․
Такая формулировка позволяет Пенсионному фонду и другим ведомствам учесть соответствующие льготы при начислении пособий․
Выдача трудовой книжки в день увольнения
Согласно ст․ 47 ТК РФ и пункту 5․2 Приказа № 320н:
- Работник получает трудовую книжку в день увольнения (или в следующий рабочий день, если последний день приходится на выходной/праздник)․
- В день увольнения работнику также выдаётся копия приказа об увольнении и письменное уведомление о начисленных и выплаченных суммах (заработная плата, компенсация за отпуск, выходное пособие и т․д․)․
- Расчёт с работником производится в сроки, установленные ст․ 116 ТК РФ (не позднее следующего дня после дня увольнения)․
Если работник требует, чтобы запись об увольнении была внесена в его трудовую книжку, работник обязан это сделать в день выдачи книжки․
Хранение и дальнейшее использование трудовой книжки
После выдачи трудовая книжка остаётся у работника․ При последующем трудоустройстве новый работодатель делает запись о приёме (графы 1‑4) и продолжает ведение документа․ При электронном взаимодействии с Пенсионным фондом (СЗВ‑ТД) сведения из трудовой книжки дублируются в электронном виде, однако бумажный вариант остаётся обязательным для предъявления по требованию работника или государственных органов․
Частые ошибки при заполнении записи об увольнении
- Неправильная дата – указание даты, отличной от даты последнего рабочего дня, указанной в приказе․
- Отсутствие ссылки на статью ТК РФ – запись содержит лишь формулировку без указания пункта и статьи, что может вызвать вопросы при проверке․
- Сокращения и аббревиатуры – в новой редакции Приказа № 320н запрещено использовать сокращения (например, «ТК РФ» вместо полного названия) в графе 3․
- Отсутствие подписи и печати – запись считается недействительной, если не заверена уполномоченным лицом и печатью организации․
- Неправильная нумерация – пропуск или дублирование порядкового номера приводит к путанице в трудовой стаже․
Запись об увольнении в трудовой книжке – важный элемент документального подтверждения трудовой деятельности работника․ Её корректное оформление регулируется Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда России № 320н․ Соблюдение установленного порядка заполнения граф (номер, дата, причина, основание) и правильное заверение подписью и печатью гарантирует юридическую значимость документа, исключает споры при последующем трудоустройстве и обеспечивает корректный учёт стажа в Пенсионном фонде․
Рекомендуем кадровикам и руководителям периодически проходить обучение по изменениям в порядке ведения трудовых книжек и использовать проверенные образцы записей, чтобы избежать типичных ошибок и обеспечить прозрачность трудовых отношений․