Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек устанавливаются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. В настоящее время работодатели обязаны ориентироваться на новые правила, актуальные в 2026 году, которые регулируются Порядком 320н и Постановлением Правительства РФ № 225.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить и заполнить бумажную трудовую книжку, а также затронем нюансы работы с электронными форматами (ЭТК).

Нормативно-правовая база

Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них и дубликатов регламентируется следующими ключевыми документами:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225);
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (в соответствии с п. 13 Правил);
• Порядок № 320н (устанавливает актуальные требования к заполнению, включая запрет на зачеркивания в разделе «Сведения о работе»).

Оформление трудовой книжки впервые

Если сотрудник устраивается на работу впервые и у него нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки, работодатель обязан оформить новый бланк.

Важно помнить: заключение трудового договора по основному месту работы допустимо только при наличии трудовой книжки либо при оформлении нового бланка. Оформление новой трудовой книжки осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Заполнение ьного листа

ьный лист содержит основные сведения о работнике. Заполнять его нужно особенно внимательно, так как ошибки на этом этапе могут привести к признанию книжки недействительной:

1. ФИО работника: указывается полностью, без сокращений, на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
2. Дата рождения: пишется арабскими цифрами (например, 15 мая 1990 года).
3. Образование: запись делается на основании диплома или аттестата (например, «высшее», «среднее профессиональное»).
4. Профессия/специальность: указывается на основании документа об образовании.
5. Дата заполнения: проставляется фактическая дата внесения записей.
6. Подписи: после проверки внесенных данных работник ставит свою подпись, а лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, расписывается и ставит печать (при наличии).

Раздел «Сведения о работе»

Это самый объемный раздел, в котором фиксируются все этапы трудовой деятельности. Запись о приеме на работу в бумажную трудовую вносят с учётом правил Минтруда 320н.

Как внести запись о приеме на работу

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносятся данные:

• Графа 1: порядковый номер записи;
• Графа 2: дата приема на работу;
• Графа 3: сведения о приеме на работу (например: «Принят в отдел маркетинга на должность менеджера»);
• Графа 4: реквизиты приказа или иного документа, на основании которого внесена запись (дата и номер).

Обратите внимание: при оформлении по срочному договору или в порядке перевода в графе 3 делается соответствующая пометка (например: «Принят на работу по срочному трудовому договору» или «Принят в порядке перевода из ООО «Ромашка»»).

Правила внесения исправлений

Категорически запрещено зачеркивать записи в разделе «Сведения о работе»! Порядок 320н не устанавливает отдельную форму исправления записей, но прямо запрещает зачеркивания. Если допущена ошибка, она признается недействительной путем внесения новой записи с пометкой: «Запись за номером таким-то недействительна», после чего вносится правильная информация.

Оформление вкладыша

Если в трудовой книжке закончились страницы соответствующего раздела (например, «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»), оформляется и вшивается вкладыш. Обменивать саму трудовую книжку на новую не требуется (Письмо Минтруда от № 14-6/В-1049). Вкладыш имеет юридическую силу только вместе с трудовой книжкой, на которой ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С введением электронных трудовых книжек у работников появился выбор. Если работник подал письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, работодатель выдает бумажную книжку на руки.

При этом в графе 13 (или в аналогичной зоне сведений о трудовой деятельности) необходимо указать: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ». Далее свою подпись ставит сотрудник при получении книжки на руки, подтверждая факт передачи документа.

Выдача дубликата

В случае утери или порчи трудовой книжки работодатель обязан оформить дубликат. Отметим, что порядок оформления дубликата регулярно обновляется (так, с 1 января 2024 года изменились правила оформления дубликата в Республике Беларусь, а в РФ эти процессы также строго регламентируются Правилами ведения трудовых книжек). В дубликат вносятся только подтвержденные документально сведения об общем стаже и работе у данного работодателя.

Правильное ведение и заполнение трудовой книжки — это важнейшая обязанность работодателя. Актуальные образцы оформления в 2026 году требуют строгого соблюдения Порядка 320н и Правил № 225. Главное правило кадровика — внимательность на каждом этапе: от заполнения ьного листа до внесения записей об увольнении или выдачи документа на руки. Помните, что за нарушение правил ведения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность.