Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 1 января 2021 года в Российской Федерации действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). При этом законодательство сохраняет за работником право выбора формата ведения трудовой книжки: бумажный‚ электронный или одновременное ведение обоих форматов. Ниже подробно рассмотрен порядок действий‚ когда сотрудник отказывается от ведения бумажной трудовой книжки.

Нормативная база

Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках» – вводит возможность ведения трудовой книжки в электронной форме и устанавливает порядок перехода на ЭТК.
Приказ Роструда от № 253 «Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований трудового законодательства» – содержит разъяснения по оформлению отказа от бумажной ТК.
Письмо Минтруда России от № … – разъясняет‚ какие записи необходимо внести в бумажную трудовую книжку при приёме на работу сотрудника‚ отказавшегося от её ведения.
Статья 66 ТК РФ – регулирует ведение трудовых книжек и выдачу их на руки.

Право работника отказаться от бумажной трудовой книжки

Согласно п. 2 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ‚ работник имеет право:

Продолжать ведение трудовой книжки в бумажном виде;
Перейти на ведение исключительно электронной трудовой книжки;
Вести трудовую книжку одновременно в обоих форматах (бумажная + электронная);

Отказ от бумажной формы осуществляется путем подачи письменного заявления работодателю. Заявление не требует нотариального заверения и может быть оформлено в свободной форме‚ однако рекомендуется использовать утверждённый образец (см. раздел 4).

Последствия для работодателя

Работодатель не несет ответственности за задержку в предоставлении сведений из электронной трудовой книжки при увольнении работника‚ если тот отказался от бумажной формы (Письмо Роструда‚ 2022).
Необходимо обеспечить своевременную передачу сведений о трудовой деятельности в ПФР через систему ЭТК.
При приёме на работу сотрудника‚ у которого уже есть бумажная трудовая книжка‚ но он отказался от её дальнейшего ведения‚ работодатель обязан:

Внести в бумажную трудовую книжку запись о приёме на работу;
Принять заявление о переходе на ЭТК и сделать запись об этом в бумажной книжке;
Выдать бумажную трудовую книжку сотруднику на руки (Письмо Минтруда‚ 2026).

Как оформить отказ работника от ведения бумажной трудовой книжки

Образец заявления

[ФИО работника]
[Должность‚ подразделение]
[Дата]
Заявление
о refusе от ведения бумажной трудовой книжки
Я‚ [ФИО полностью]‚ паспорт № [серия и номер]‚ выданный [кем и когда]‚
проживающий по адресу: [полный адрес]‚
работаю в организации «[Название работодателя]» в должности [должность] с [дата приёма].

В соответствии с Федеральным законом № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках»
прошу отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном формате и перейти
исключительно на электронную трудовую книжку.

Прошу внести соответствующую запись в мою бумажную трудовую книжку

(если она имеется) и выдать её мне на руки.

Подпись _______________ [ФИО]
Дата «___» __________ 20__ г.

Порядок действий работодателя

Получить заявление от сотрудника (в бумажном или электронном виде).
Внести в бумажную трудовую книжку (если она у сотрудника есть) запись:

о приёме на работу (если ещё не внесена);
о получении заявления об отказе от бумажной ТК и переходе на ЭТК (формализуется как «Сведения о переходе на электронную трудовую книжку»).

Выдать бумажную трудовую книжку сотруднику на руки под расписку.
Обеспечить передачу сведений о трудовой деятельности в ПФР через личный кабинет работодателя в системе ЭТК.
Хранить копию заявления в личном деле сотрудника (срок хранения – 50 лет).

Особенности оформления при приёме на работу

Если соискатель при трудоустройстве уже имеет бумажную трудовую книжку‚ но заявляет об отказе от её дальнейшего ведения‚ необходимо:

Внести запись о приёме на работу в бумажную ТК;
Принять заявление об отказе и сделать запись о переходе на ЭТК;
Выдать книжку на руки;
Начать ведение электронной трудовой книжки с первого дня работы.

Если у соискателя отсутствует бумажная трудовая книжка (например‚ он впервые устраивается на работу после )‚ достаточно оформить ЭТК и‚ при желании‚ выдать ему справку СТД‑ПФР‚ подтверждающую трудовой стаж.

Ведение двух форматов одновременно

Закон допускает одновременное ведение бумажной и электронной трудовой книжки. В этом случае:

Записи вносятся в оба документа синхронно;
При увольнении работник может получить либо бумажную‚ либо электронную выписку по своему выбору;
Отказ от одного из форматов оформляется заявлением‚ как описано выше.

Ответственность и риски

Нарушение порядка оформления отказа может повлечь:

Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) – от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц;
Возможные споры в суде о праве на получение трудовой книжки или выписки из неё;
Репутационные риски для работодателя.

Соблюдение установленной процедуры минимизирует указанные риски.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от бумажной ТК после увольнения?: Да. Если работник после увольнения решил перейти на ЭТК‚ он подаёт заявление бывшему работодателю‚ который обязан внести запись о переходе и выдать бумажную книжку на руки.
Нужно ли делать запись в бумажной ТК об увольнении‚ если сотрудник отказался от её ведения?: Нет. Согласно разъяснениям Роструда (Приказ № 253)‚ запись об увольнении в бумажную ТК не вносится‚ если работник подал заявление об отказе от бумажной формы.
Какие документы нужны для перехода на ЭТК при приёме на работу?: Заявление о переходе на ЭТК‚ трудовой договор‚ приказ о приёме на работу‚ а также (при наличии) бумажная трудовая книжка для внесения записей и выдачи на руки.
Можно ли отказаться от ЭТК и вести только бумажную ТК?: Да. Закон не обязывает переходить на электронную форму; работник может оставить бумажную ТК без изменений.

Отказ сотрудника от ведения бумажной трудовой книжки является законным правом‚ регулируемым Федеральным законом № 439‑ФЗ и подзаконными актами. Для корректного оформления необходимо:

Получить письменное заявление работника;
Внести требуемые записи в бумажную трудовую книжку (если она есть);
Выдать книжку сотруднику на руки;
Обеспечить ведение и передачу сведений в электронной форме через ПФР.

Соблюдение указанных шагов гарантирует соблюдение трудового законодательства‚ защищает интересы обеих сторон и минимизирует риски возникновения споров.