С 1 января 2021 года в России действует возможность ведения трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК). При этом работодатель обязан оформить соответствующую запись в бумажном трудовом документе, подтверждающую факт выбора работником электронного формата учёта сведений о трудовой деятельности. Ниже представлен пошаговый алгоритм и образцы записей, основанные на действующем законодательстве и разъяснениях Минтруда.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» (ст. 2, ч. 3) – устанавливает порядок внесения записи о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности.
• Статья 66.1 ТК РФ – регулирует подачу письменного заявления работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Письмо Минтруда России от № 14‑2/В‑150 – содержит образец итоговой записи при переходе на ЭТК.
• Письмо Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑5052 – разъясняет порядок оформления записей для newly hired сотрудников.

Последовательность действий работодателя

1. Получить от работника письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). В заявлении указываются дата подачи и номер регистрации заявления.
2. Внести в трудовую книжку завершающую запись в разделе «Сведения о работе». Эта запись фиксирует факт выбора работником электронного формата учёта.
3. Выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки с отметкой о переходе на ЭТК (п. 2, 3 ст. 2 закона № 439‑ФЗ).
4. Если в книжке нет свободного места для новой записи, использовать бланк вкладыша (дополнительный лист), оформленный согласно образцу трудовой книжки.
5. После внесения записи считать все последующие записи, сделанные после даты перехода, недействительными в бумажном документе (данные актуализируются в ЭТК).

Образец записи в трудовой книжке

Согласно письму Минтруда от № 14‑2/В‑150, запись оформляется следующим образом:

Графа 1: порядковый номер вносимой записи (например, 15)
Графа 2: дата выдачи трудовой книжки (дата, когда работнику выдаётся документ с отметкой о переходе)
Графа 3: Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации
Графа 4: Заявление работника от «ДД.ММ.ГГГГ» № ННН (указывается дата подачи заявления и его регистрационный номер)

Пример заполнения:

• Графа 1: 15
• Графа 2:
• Графа 3: Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации
• Графа 4: Заявление работника от № 2026/05/10‑01

Особенности оформления для разных категорий сотрудников

Существующие работники

Для сотрудников, уже работающих в организации, достаточно одной записи о переходе на ЭТК, сделанной в день выдачи трудовой книжки с отметкой.

newly hired сотрудники (приём на работу)

Согласно письму Минтруда от № 14‑6/ООГ‑5052, необходимо сделать две записи:

1. Запись о приёме на работу (стандартная запись о приёме).
2. Запись о переходе на электронную трудовую книжку (как описано выше).

Недостаток места в трудовой книжке

Если все строки раздела «Сведения о работе» уже заполнены, оформляют вкладыш:

• Вкладыш заполняется по тем же правилам, что и обычная трудовая книжка.
• В первом листе вкладыша указывается ссылка на основной документ (номер и серия трудовой книжки).
• Запись о переходе на ЭТК вносится в первый доступный лист вкладыша.

Что делать, если выдача книжки задержана

В случае, когда по объективным причинам невозможно сразу выдать трудовую книжку с отметкой о переходе, допустимо оформить запись позже, указав фактическую дату выдачи. Главное – соблюсти последовательность: сначала получаем заявление, затем вносим запись, после чего выдаём документ.

• Запись о переходе на электронную трудовую книжку является обязательной; без неё выдача бумажного документа неправомерна.
• Формулировка записи должна точно соответствовать требованиям ч. 3 ст. 2 закона № 439‑ФЗ и образцу, приведённому в письме Минтруда.
• Важно сохранить связь между бумажным документом и электронным реестром: все сведения после даты перехода актуализируются в ЭТК, а бумажная книжка считается завершённой.
• При недостатке места используйте официальные бланки вкладышей, оформленные в соответствии с требованиями к трудовым книжкам.
• Для newly hired сотрудников делайте две последовательные записи: приём и переход на ЭТК.

Соблюдение данного порядка обеспечит корректный документооборот, защитит права работника и избавит работодателя от возможных штрафов за нарушение трудового законодательства.