Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его трудовые отношения с работодателем. В 2026 г. в России в силу Федерального закона «О государственной системе электронных данных» и Порядка 320н «Трудовая книжка» в обязательном порядке ведётся как бумажный, так и электронный формат. Ниже приведены подробные инструкции, образцы записей и рекомендации по оформлению трудовой книжки при заключении трудового договора.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка — официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания трудовых отношений, должности, места работы, причины увольнения и т.д. В 2026 г. в каждой организации должна быть установлена система электронного ведения трудовой книжки (ЭФК), но бумажный экземпляр остаётся обязательным для выдачи сотруднику.
Основные сведения, которые фиксируются в трудовой книжке
- ФИО работника, дата рождения, место жительства;
- Сведения о трудовом договоре: дата начала, срок (если договор срочный), место работы, должность, вид работы (полный рабочий день, совместительство, вахтовый метод);
- Сведения о причинах увольнения: истечение срока договора, увольнение по собственному желанию, сокращение, перевод и т.д.;
- Сведения о переводе в другую должность или отдел;
- Сведения о повышении квалификации, стажировках, обучении;
- Сведения о стаже в других организациях (если работник имеет несколько трудовых книжек).
Порядок заполнения трудовой книжки при заключении трудового договора
Запись о приёме на работу должна быть оформлена в соответствии с пунктом 35 Порядка 320н. В 2026 г. в обязательном порядке в запись включаются следующие данные:
- Дата приёма на работу;
- Место работы (название организации, адрес);
- Должность и вид работы (полный рабочий день, совместительство, вахтовый метод);
- Срок трудового договора (если договор срочный);
- Подпись руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Печать организации (если есть);
- Проверка и подтверждение в электронной системе (ЕФК).
Образец записи о приёме на работу
Трудовая книжка № 123456
ФИО работника: Иванов Иван Иванович
Место работы: ООО «ТехноПром» г. Москва, ул. Ленина, д. 10
Должность: Инженер по проектированию
Вид работы: Полный рабочий день
Срок договора: 01 01 2026 – 31 12 2026 г.
Подпись руководителя: _____________________
Печать организации: _____________________
Образец записи о переводе в другую должность
Место работы: ООО «ТехноПром» г. Москва, ул. Ленина, д. 10
Должность: Старший инженер по проектированию
Вид работы: Полный рабочий день
Срок договора: 01 01 2026 – 31 12 2026 г.
Подпись руководителя: _____________________
Печать организации: _____________________
Образец записи об увольнении по истечению срока договора
Место работы: ООО «ТехноПром» г. Москва, ул. Ленина, д. 10
Должность: Инженер по проектированию
Вид работы: Полный рабочий день
Срок договора: 01 01 2026 – 31 12 2026 г.
Причина увольнения: Истечение срока трудового договора
Подпись руководителя: _____________________
Печать организации: _____________________
Электронная трудовая книжка (ЭФК) -026 г.
В 2026 г. все работодатели обязаны вести электронный формат трудовой книжки. Запись в бумажной книге автоматически синхронизируеться с ЕФК. Для этого необходимо:
- Получить электронный сертификат для организации (если ещё не получен);
- Подключить ЕФК к системе кадрового учёта (например, «Кадровый дел»);
- Внести запись в бумажную книгу, заверив подписью руководителя и печатью;
- Сразу же отразить запись в ЕФК через интерфейс «ЕФС‑1» (форма для перевода, увольнения, приёма и т.д.);
- Проверить, что запись появилась в личном кабинете сотрудника и в системе «СЗВ‑СТАЖ» (если применимо).
Как оформить запись в ЕФК при приёме на работу
- Войдите в личный кабинет работодателя в системе ЕФК;
- Выберите пункт «Добавить запись»;
- Заполните форму: дата, место работы, должность, вид работы, срок договора;
- Прикрепите скан подписи руководителя и печати (если есть);
- Подтвердите запись и отправьте в систему;
- Проверьте, что запись отобразилась в личном кабинете сотрудника.
Практические рекомендации по оформлению трудовой книжки
- Соблюдайте точность данных: ошибки в датах, названиях должностей или местах работы могут привести к проблемам при проверке стажа.
- Всегда подтверждайте запись в ЕФК: отсутствие записи в системе может стать основанием для отказа в выплате отпускных, пенсии и т.д.
- Проверяйте наличие печати: в 2026 г. печать считается обязательной, если в Порядке 320н указано, что запись должна быть заверена печатью организации.
- Сохраняйте копии всех документов: сканы подписей, печатей, справки о переводе и т.д. в электронном архиве.
- Обучайте персонал: проводите регулярные тренинги по заполнению трудовой книжки и работе с ЕФК.
Где можно скачать образцы и бланки?
Ниже перечислены актуальные ресурсы, где можно бесплатно скачать:
- Образец записи о приёме на работу – скачать PDF
- Образец записи об увольнении по истечению срока договора – скачать PDF
- Бланк для перевода в другую должность – скачать PDF
- Образец заполнения ЕФК (форма ЕФС‑1) – скачать DOCX
- Справка о совместительстве и вахтовом методе работы – скачать PDF
Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и права работника. В 2026 г. важность правильного заполнения усилилась из‑за обязательного электронного ведения. Следуя приведённым образцам и рекомендациям, вы сможете избежать ошибок, ускорить процесс оформления и обеспечить надёжность данных в системе ЕФК.
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям (например, при переводе в вахтовый метод работы, при увольнении по собственному желанию), обратитесь к специалисту по кадрам или к официальному порталу «Кадровый дел».