С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждый работник может выбрать, вести ли он свою трудовую книжку в бумажном виде, в электронном, либо одновременно в обоих форматах. В этой статье подробно разберём, как правильно оформить заявление о переходе на ЭТК, какие сроки и процедуры применяются, а также какие документы нужно предоставить работодателю.

Правовая база

• Федеральный закон от № 439-ФЗ «Об электронных трудовых книжках» – основной нормативный акт, регулирующий порядок перехода и ведения ЭТК.
• Письмо Минтруда РФ от 14‑2/ООГ‑15729 – уточняет порядок внесения записей о приёме на работу и переходе в ЭТК.
• Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки (редакция от ) – содержит инструкции по формированию сведений в электронном виде.
• Формы ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД – обязательные формы для отчётности в ПФР и ФСС о кадровых изменениях.

Когда можно подавать заявление?

Согласно действующему законодательству:

1. Если работник впервые трудоустроился после 1 января 2021 г., бумажная трудовая книжка в его распоряжении не создаёться – сразу создаётся электронная.
2. Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, он может в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК.
3. До 31 декабря 2020 г. работники обязаны написать заявление о переходе на ЭТК либо о сохранении бумажной версии.

Как правильно оформить заявление?

Заявление может быть написано в произвольной форме, но желательно использовать шаблон, чтобы не упустить важные пункты. Ниже приведён образец заявления.

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Я, ФИО, паспорт серия №, выдан кем и когда, прошу перейти на ведение моей трудовой книжки в электронном виде.

Подпись: ___________________

Что делает работодатель после получения заявления?

1. Внесение записи о приёме на работу (если заявление подано в день приёма):
   Письмо Минтруда РФ от 14‑2/ООГ‑15729 гласит, что работодатель обязан внести запись о приёме в бумажную трудовую книжку и выдать её работнику.
2. Запись о переходе на ЭТК должна быть внесена в бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
3. Отчётность – не позднее 25 числа следующего месяца необходимо подать форму ЕФС‑1 (ст. 1.1) в ФСС/ПФР.
4. Если работник не имеет бумажной книжки, то в течение 5 дней работодатель вносит сведения в систему ЭТК и выдаёт сотруднику подтверждение о переходе.

Одновременное ведение бумажной и электронной трудовой книжки

Если работник не подал заявление об отказе от бумажной версии, то обе формы ведутся одновременно. Это возможно до 31 декабря 2020 г. и в течение переходного периода. После завершения переходного периода (с 1 января 2026 г.) только электронная версия считается официальной, но бумажная может сохраниться как дополнительный документ.

Как выглядит запись о переходе в бумажной трудовой книжке?

В соответствии с требованиями закона, запись должна содержать:

• Дата перехода
• Сведения о переходе (переход на ЭТК)
• Подпись работодателя и печать (если применимо)

Пример:

– Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от перехода на ЭТК?

Да, работник может написать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. В таком случае работодатель обязан вести только бумажную версию.

Что если заявление подано в день приёма на работу?

Работодатель должен сначала внести запись о приёме, а затем выдать бумажную трудовую книжку работнику. После этого можно оформить переход на ЭТК.

Сколько времени занимает переход?

Внутри 3 рабочих дней с момента подачи заявления работодатель вносит запись о переходе в бумажной книжке и выдает её. В электронном виде переход фиксируется в системе в течение 5 дней.

Нужна ли печать работодателя?

В бумажной трудовой книжке запись должна быть заверена подписью работодателя. Печать не обязательна, но её наличие повышает надёжность документа.

Как проверить статус перехода?

Сотрудник может запросить у работодателя копию записи о переходе в бумажной трудовой книжке или получить подтверждение в системе ЭТК. Также можно обратится в Фонд социального страхования (ФСС) с запросом о наличии записи о переходе.

• Подавайте заявление в любой момент, но соблюдайте сроки: 3 рабочих дня для записи в бумажной книжке, 5 дней для внесения в систему ЭТК.
• Сохраняйте копию заявления и подтверждения перехода – это поможет избежать конфликтов с контролирующими органами.
• Если вы впервые трудоустраиваетесь после 1 января 2021 г., сразу создайте электронную трудовую книжку – бумажную не будет.
• При переходе в ЭТК обязательно сообщайте работодателю о желаемом формате (полностью электронный, одновременно с бумажным, или только бумажный).

Переход на электронные трудовые книжки упрощает ведение кадровой документации, обеспечивает более быстрый доступ к данным и повышает их безопасность. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете без проблем оформить своё заявление и перейти на новый формат без лишних хлопот.