С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работник вправе в любой момент отказаться от бумажного документа и перейти на электронный формат. При этом работодатель обязан корректно оформить переход, в первую очередь — сделать соответствующую запись в бумажной трудовой книжке и выдать её сотруднику на руки. Несоблюдение этой процедуры может повлечь административную ответственность.

Правовая основа

Основные нормативные акты, регулирующие порядок:

• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ — определяет право работника на выбор формата ведения сведений о трудовой деятельности.
• Закон № 439-ФЗ от (ч. 3 ст. 2) — устанавливает обязательность внесения записи о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку.
• Письмо Минтруда России от № 14-2/В-150 — содержит разъяснения и рекомендуемые формулировки записей.
• Приказ Минтруда России от № 320н, утверждает Порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Пошаговая инструкция для работодателя

После получения письменного заявления от работника о переходе на ЭТК необходимо выполнить следующие действия в строгой последовательности:

1. Получить письменное заявление работника. Универсальной формы не существует, заявление составляется в свободной форме. В нём должны быть указаны: ФИО, паспортные данные, дата подачи, просьба о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (с ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ) и подпись.
2. Внести запись в бумажную трудовую книжку. Это обязательный шаг. Без этой записи выдавать документ на руки запрещено.
3. Выдать бумажную трудовую книжку работнику под расписку. С этого момента ответственность за её хранение и ведение переходит к работнику.
4. Уведомить Социальный фонд России (СФР). В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления необходимо сообщить в СФР о принятии на работу (или продолжении работы) сотрудника и о его отказе от бумажного формата. Указывается дата подачи заявления.

Как правильно заполнить графы трудовой книжки

Запись о переходе вносится на отдельной строке после записи о приёме на работу (или после последней записи, если сотрудник уже работает). Заполняется по следующему образцу:

Важно: Запись в графе 3 может быть сделана штампом. В любом случае её необходимо заверить подписью должностного лица (руководителя подразделения или кадровика) и печатью организации. Работник также ставит свою подпись об ознакомлении с этой записью.

Особые случаи

Вновь принимаемый сотрудник, сразу выбирающий ЭТК

Если человек устраивается на работу и сразу пишет заявление об электронной книжке, нужно сделать две записи в его бумажный документ:

• Первая запись — о приёме на работу (с указанием должности, структуры, основания, трудовой договор).
• Вторая запись — о переходе на ЭТК по схеме, описанной выше.

Затем бумажную книжку выдают работнику. Параллельно сведения о приёме и факте выдачи бумажного документа направляются в СФР.

Сотрудник, уже работающий в организации

Если работник, уже имеющий запись в трудовой, подал заявление о переходе на ЭТК, вносится только одна запись (о переходе) на новой строке. Далее — выдача документа и уведомление СФР.

Увольнение после перехода на ЭТК

Если сотрудник увольняется после того, как получил бумажную книжку с записью о переходе на ЭТК, запись об увольнении вноситься только в электронную трудовую книжку (в базу СФР). В бумажный документ, находящийся у работника, записи об увольнении не вносятся. Работодатель обязан уведомить СФР об увольнении в установленный срок.

Книга учёта движения трудовых книжек

Факт выдачи бумажной трудовой книжки работнику в связи с переходом на ЭТК должен быть отражён в Книге учёта движения трудовых книжек (форма Т-21). В графе 13 («Расписка работника в получении ТК») делается соответствующая отметка, например:
«Трудовая книжка выдана в связи с подачей заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ)». Работник ставит свою подпись и дату получения.

Типичные ошибки и как их избежать

• Нет записи о переходе. Самая частая и грубая ошибка. Без этой записи выдача бумажной книжки незаконна.
• Неправильная формулировка в графе 3. Нельзя писать «Перешёл на ЭТК» или «Отказался от бумажной книжки». Обязательна ссылка на ст. 66.1 ТК РФ и точная формулировка о подаче заявления.
• Невыдача книжки под расписку. Факт передачи документа должен быть документально подтверждён (подпись в Книге учёта ТК).
• Ненаправление сведений в СФР. Уведомление фонда о факте перехода и выдачи бумажного носителя — обязанность работодателя.
• Внесение записи об увольнении в бумажную книжку после перехода. После выдачи бумажного документа с записью о переходе все последующие сведения (в т.ч. об увольнении) вносятся только в электронный формат.

Что получает работник?

После оформления процедуры работник имеет:

• Бумажную трудовую книжку с историей до момента перехода и с специальной записью о переходе на ЭТК.
• Доступ к своей электронной трудовой книжке через портал Госуслуг или сайт СФР. Все новые сведения (приказы, переводы, увольнение) будут появляться только там.
• Возможность в любой момент получить выписку из ЭТК на бумажном носителе (по заявлению).

Оформление перехода на электронную трудовую книжку — это не просто техническая операция, а юридически значимое действие. Ключевое правило: сначала — письменное заявление работника, затем — обязательная запись в бумажной книжке с указанием на ст. 66.1 ТК РФ, потом — её выдача под расписку и уведомление СФР. Соблюдение этой последовательности защищает и работника, и работодателя от споров и проверяющих органов.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства и официальных разъяснений Минтруда России. Рекомендуется уточнять детали в локальных нормативных актах организации и при необходимости консультироваться с юристом.