В процессе деятельности любой организации могут происходить структурные изменения, оптимизация бизнес-процессов или приведение документации в соответствие с профессиональными стандартами. Нередко это приводит к необходимости переименования должностей сотрудников. Важно понимать, что изменение наименования должности — это не просто замена слов в штатном расписании, а юридически значимое действие, которое требует правильного документального оформления.
Чем переименование должности отличается от перевода?
Это ключевой момент, с которым часто возникает путаница. Перевод на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ) подразумевает изменение трудовой функции работника — то есть он начинает выполнять совершенно другую работу. Переименование должности означает, что функционал сотрудника остается прежним (или меняется незначительно), меняется лишь официальное название его должности в штатном расписании (например, «секретарь» становится «секретарем-оператором», а «старший продавец», «старшим менеджером по продажам»).
Пошаговая процедура переименования должности
Чтобы процедура была законной, работодатель должен соблюсти определенный алгоритм действий:
- Внесение изменений в штатное расписание. Руководитель организации издает приказ об изменении штатного расписания (например, в связи с производственной необходимостью или приведением в соответствие с ЕТКС, ЕКСД, профстандартами).
- Уведомление работника. Согласно ст. 74 ТК РФ, если изменение наименования должности влечет за собой изменение определенных сторонами условий трудового договора, работника необходимо уведомить в письменной форме не позднее чем за два месяца до введения этих изменений.
- Издание приказа о переименовании должности. Руководителем организации издается индивидуальный или сводный приказ, где сообщается об изменении наименования должности конкретного сотрудника. В документе обязательно прописывается причина такой корректировки (например: «В связи с изменением штатного расписания компании»).
- Внесение записи в трудовую книжку и личную карточку. Информация о новом названии должности вносится в трудовую книжку работника. Записи, внесенные в трудовую книжку подчиненного, обязательно дублируются в его личной карточке (форма Т-2).
Как правильно внести запись в трудовую книжку
Оформление записи в бумажной трудовой книжке строго регламентировано Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Запись вносится в раздел «Сведения о работе».
Пошаговое заполнение граф:
- Графа 1: Проставляется порядковый номер записи (следующий за последней имеющейся в книжке).
- Графа 2: Указывается дата изменения наименования должности (арабскими цифрами, например: ).
- Графа 3: Вносится сама формулировка о переименовании.
Важно: недопустимо просто зачеркивать старое название и писать новое над ним. Необходимо сделать полноценную запись.
Пример формулировки: «Наименование должности старший продавец с изменено на старший менеджер по продажам» или «Наименование должности секретарь изменено на секретарь-оператор». - Графа 4: Указываются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого произведены указанные изменения (п. 57 Инструкции о трудовых книжках).
Особенности оформления перевода (для сравнения)
Если же речь идет не просто о переименовании, а о переводе на другую работу (когда меняется функционал), запись будет выглядеть иначе. В графе 3 в таком случае пишется: «Переведена на должность секретаря-оператора», а в графе 4 указываються дата и номер приказа о переводе.
Переименование структурного подразделения (отдела)
Часто вместе с должностью или отдельно от нее может быть переименовано структурное подразделение (отдел, департамент, дирекция). Правила внесения записи в трудовую книжку в этом случае аналогичны:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата, когда переименовали отдел.
- Графа 3: Запись о том, что отдел переименовали.
Пример: «Наименование отдела Дирекция изменено на Аппарат управления». - Графа 4: Реквизиты соответствующего приказа работодателя.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С учетом перехода на электронные трудовые книжки, информация о переименовании должности или отдела должна быть корректно передана работодателем в Пенсионный фонд России (СФР) в сроки, установленные законодательством (как правило, не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло изменение). Сотрудник в любой момент может посмотреть свою электронную трудовую книжку через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР, чтобы убедиться, что данные внесены верно.
Частые ошибки и как их избежать
- Зачеркивание старой записи. Как уже упоминалось, при переименовании должности старая запись не зачеркивается. Зачеркивание допускается только при изменении анкетных данных работника (ФИО, дата рождения).
- Отсутствие приказа. В графе 4 обязательно должны быть указаны реквизиты приказа. Внесение записи со слов работника или без документального основания недопустимо.
- Неверная формулировка. Запись должна четко указывать, что именно произошло: должность изменена с такого-то названия на такое-то. Формулировки вроде «Присвоено новое название» или просто указание новой должности без упоминания старой являются некорректными.
Изменение наименования должности и внесение соответствующей записи в трудовую книжку, процедура, требующая внимательности и строгого соблюдения кадрового делопроизводства. Главное правило — всегда опираться на приказ работодателя, использовать корректные формулировки в разделе «Сведения о работе» и не забывать дублировать информацию в личной карточке сотрудника, а также своевременно передавать сведения в электронном виде; При возникновении сомнений всегда полезно опираться на актуальные образцы заполнения от надежных правовых систем (таких как КонсультантПлюс или ГАРАНТ).