Ведение кадрового делопроизводства невозможно без строгого учета документов о стаже сотрудников. В Республике Беларусь, и в частности в городе Минске, процесс получения чистых бланков трудовых книжек и вкладышей к ним строго регламентирован. Данная статья подробно описывает порядок действий, необходимые документы и места обращения для организаций и индивидуальных предпринимателей по состоянию на май 2026 года.
Кто имеет право получать бланки?
Согласно действующему законодательству (включая Постановление Совета Министров РБ № 1635), выдача бланков трудовых книжек и вкладышей осуществляется исключительно субъектам хозяйствования. К ним относятся:
- Коммерческие организации;
- Некоммерческие организации;
- Организации коммунальной собственности г. Минска;
- Индивидуальные предприниматели (ИП), нанимающие работников;
- Иностранные и совместные организации, работающие на территории РБ.
Важно: Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, не могут приобретать бланки трудовых книжек самостоятельно.
Где получают бланки в Минске?
Организация изготовления и первичного распределения бланков возложена на учреждение «Научно-исследовательский институт труда» (НИИ труда) Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.
Однако, непосредственная выдача бланков зарегистрированным организациям в Минске часто осуществляется через службы «Одно окно» районных исполнительных комитетов (например, Минского районного исполкома) или напрямую через специализированные службы в зависимости от формы собственности организации.
Контактная информация для уточнения:
- НИИ труда Минтруда и соцзащиты: тел. 203-14-42 (для иностранных и совместных организаций, а также по вопросам изготовления).
- Районные исполкомы: Адреса и графики работы служб «Одно окно» зависят от конкретного района регистрации юридического лица или ИП.
Порядок получения бланков: пошаговая инструкция
Процесс получения новых бланков требует предварительной подготовки и согласования. Просто прийти и купить бланк нельзя.
- Проверка необходимости: Убедитесь, что в вашей организации действительно есть потребность. Вкладыш заводится только в случае, если в основной трудовой книжке заполнены все страницы.
- Подготовка заявки: Необходимо составить письменное заявление (заявку) на получение бланков трудовых книжек и/или вкладышей.
- Согласование: Предварительно необходимо письменно согласовать заявку. На заявлении должна стоять соответствующая отметка об согласовании в уполномоченном органе.
- Сбор документов: Для заказа в службу «Одно окно» предоставляются:
- Согласованное заявление;
- Письмо в администрацию (сопроводительное письмо от имени руководителя организации);
- Документы, подтверждающие регистрацию субъекта хозяйствования.
- Оплата: После принятия заявки организация производит оплату бланков по установленным реквизитам;
- Получение: Бланки выдаются представителю организации по доверенности.
Учет и хранение бланков
Получение бланков, это только начало. Законодательство требует строгого учета:
- Книга учета: Организация обязана вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу учета бланков трудовой книжки.
- Формат ведения: На текущий момент (2026 год) сохраняется требование вести эти книги на бумажном носителе. Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью организации и подписью руководителя.
- Ответственность: Ответственность за правильное хранение и выдачу бланков несет специально назначенное должностное лицо.
Что делать с испорченными бланками?
Если при заполнении была допущена ошибка, бланк считается испорченным. Такие бланки не выбрасываются. Они подлежат учету в специальной книге учета испорченных бланков. В дальнейшем они уничтожаются по акту в присутствии комиссии, созданной приказом руководителя организации.
Особенности для нерезидентов и иностранных организаций
Иностранные организации, представительства и совместные предприятия, зарегистрированные в Минске, часто получают бланки непосредственно через НИИ труда Министерства труда и социальной защиты. Для них процедура может включать дополнительные шаги по верификации статуса нерезидента.
Резюме: Процесс выдачи бланков трудовых книжек в Минске требует внимательного отношения к деталям. Главное — заранее согласовать заявку и правильно оформить сопроводительные документы. Нарушение правил учета бланков строгой отчетности может повлечь за собой административную ответственность.